Imparare come pianificare il primo grande evento

Congratulazioni! Il tuo capo ti ha appena nominato per coordinare la conferenza dell'educazione aziendale. È una grande opportunità per mostrare le tue abilità e potenzialmente guadagnare un aumento nel processo. C'è solo un problema: non hai mai programmato un evento come questo prima! Da non preoccuparsi. Molti altri si sono trovati nella stessa situazione, e riuscirai perché sei organizzato e determinato.

Come tutti i progetti aziendali, il primo passo è organizzare tutte le informazioni che hai e individuare le questioni più urgenti.

Prima di iniziare a scegliere un luogo o affittare un altoparlante, devi conoscere i parametri di base del tuo evento. E 'quasi impossibile parlare dettagli e costi con una terza parte fino a quando non hai più delle caratteristiche esaltate. Ecco i dettagli chiave che devi definire prima di contattare i fornitori esterni.

Data

Tutto ruota attorno alla data del tuo evento speciale. Idealmente, si desidera avere tre date potenziali in modo da poter confrontare la disponibilità e i prezzi attraverso il bordo. Provate a includere diversi giorni della settimana per la massima flessibilità.

Time Frame

Anche una singola differenza di ora può avere un impatto sulla tua pianificazione, quindi è necessario specificare i tuoi tempi temporali previsti. Ad esempio, a partire dalle ore 10.00 anziché alle 8.00, significa che potrebbe non essere necessario assegnare un budget per la colazione.

Numeri di presenza

È un dato spesso troppo ampio per i negoziati produttivi. Ottenga realistica con le vostre proiezioni di presenza. Discuti in anticipo chi inviterai e metti le vostre proiezioni su un foglio di calcolo. La partecipazione e il budget sono direttamente correlati, quindi non pensare casualmente circa il numero di persone che pensi di partecipare.

Sessioni Breakout

Potresti aver bisogno solo di una sala per banchetti se stai ospitando una cena, ma una conferenza su larga scala richiederà probabilmente ulteriori sale di breakout e uno spazio espositivo. Ancora una volta, non sarai in grado di misurare i costi finché non definisci quanto spazio hai bisogno. Per le conferenze, l'approccio migliore è quello di pianificare un itinerario di imitazione durante la prima riunione. Condividere le idee e coprirle insieme sulla carta aiuterà a guidarti attraverso le prossime decisioni di pianificazione.

Budget vs. Costi

Può sembrare impraticabile lavorare su un bilancio prima di conoscere i costi della sede e dei ristoranti, ma lavorando in questo modo fornisce un punto di riferimento per misurare tutte le proposte del venditore. Inizia con le tue risorse di entrate. Quanto dovresti pagare per la frequenza? Vuoi invitare gli sponsor per contribuire a compensare i costi? Quali saranno gli espositori a pagare per partecipare? I ricavi in ​​ultima istanza dettano il tuo budget, per cui ha senso solo proteggerli in primo luogo.

Marketing

Dopo aver identificato le fonti di fatturato, il passo successivo è quello di delineare il tuo piano di marketing. Qual è il modo migliore per raggiungere e coinvolgere i tuoi generatori di entrate? Forse hai un elenco di potenziali partecipanti come datore di lavoro o associazione di appartenenza. Ciò sarebbe ovviamente utile, ma che dire di sponsor e espositori?

Se stai pensando di attirare più di 20 espositori, allora devi essere in grado di raggiungerli. Le campagne di marketing mirate costano denaro e che tagliano i tuoi ricavi.

Trasporto e alloggio

L'esecuzione di una conferenza locale in genere elimina ogni preoccupazione per il trasporto. Tuttavia, è ancora necessario affrontare l'alloggio per altoparlanti, espositori e ospiti speciali. Alcuni hotel offrono sconti sullo spazio di riunione se prenotate abbastanza notti di camera. L'unico modo per capitalizzare su questo è conoscere in anticipo le vostre esigenze di alloggio. Tornate indietro attraverso i tuoi dati di partecipazione e proietti quanti ospiti sono dall'esterno della tua area.

Ora tutto questo suona probabilmente come un sacco di informazioni da raccogliere davanti, e lo è. Ma tenere presente che questi sono i dettagli che riguardano tutto il resto del processo di pianificazione.

Potresti essere inizialmente attratto dai compiti più "glamour", come visite di sito e pianificazione del menu. Basta ricordare che il loro tempo verrà. Per ora, però, concentrarsi sui fatti in modo da poter prendere le decisioni migliori in un secondo momento.