Semplici passi per creare un budget di progetto

I project manager esperti e coloro che lavorano in grandi aziende avranno software e contabili per aiutarli a mettere insieme i budget del progetto. Ma cosa succede se non lo fai? Se stai fissando un foglio di lavoro vuoto o un'email del tuo sponsor di progetto che ti chiede di mettere insieme le finanze del progetto, allora questo articolo è per te.

Guarderemo le cinque cose che dovete fare per creare un budget di progetto di base.

Usa l'elenco di attività

In primo luogo, prendi l'elenco delle attività del progetto. Potresti anche avere una struttura di ripartizione del lavoro e se ne hai uno, è meglio usare questo. Ma un elenco di attività farà finché copre in modo completo tutto quello che devi fare sul progetto.

Se non si dispone di un elenco di attività, è il momento di crearne uno. Scrivi tutto ciò che devi fare e le cose che devi costruire o fare o completare prima che il progetto sia terminato. Non deve essere in alcun ordine particolare, ma deve includere tutto.

Infine su questo passo, idee brainstorming con il tuo team di progetto, in quanto vi è il dovere di essere qualcosa che hai dimenticato. Molte teste sono migliori di una!

Valutazione di ciascun componente

Ora passare attraverso la tua lista e valutare il prezzo di ciascun elemento. Ad esempio, un'attività che indica "la creazione di incontri per discutere i requisiti" potrebbe comportare l'acquisizione e l'assunzione delle sale riunioni o l'acquisto di tutte le risorse necessarie come un proiettore o penne a fogli mobili.

C'è un costo coinvolto in questo, quindi prendi i preventivi per il tuo noleggio e le altre attrezzature e lo nota.

Fai questo per tutto nell'elenco delle attività in modo da finire con un prezzo contro ogni elemento. Alcune attività di progetto potrebbero non avere un prezzo allegato e questo è OK.

Aggiungi stime insieme

Successivamente aggiungere tutte le stime.

È più facile farlo se si elabora un elenco di elementi in un foglio di calcolo, aggiunge i costi nella colonna successiva e quindi completa la colonna in basso. Lasciate che il foglio di calcolo faccia la matematica per te! Questo diventa il tuo foglio di calcolo di budget.

È anche una buona idea raggruppare i costi in categorie, in modo da poter vedere facilmente dove parte la maggior parte dei soldi. Utilizza categorie come "Start Up", "Infrastrutture" o "Formazione" - scegli gruppi che significano qualcosa nel contesto del progetto.

Aggiungi contingenza e tasse

Sarebbe fantastico se aveste una palla di cristallo e poteste prevedere questi costi con una precisione del 100%, ma probabilmente non ti senti sicuri nella tua capacità di farlo! Questo è dove entra in caso di contingenza. È un fondo di denaro basato sulla fiducia che tu senti di avere le stime giuste. Non si riferisce ad alcun compito particolare. Si tratta di un "potenziale di emergenza" globale nel caso in cui si è verificato qualcosa di sbagliato o abbia lasciato qualcosa per errore.

Se non sai quanta contingenza da aggiungere, andiate per il 10% del totale creato nel passaggio 3.Questo è un guesstimate non scientifico che molti manager di progetto utilizzano e ti dà un po 'di ammortizzazione nel tuo budget nel caso in cui ti serve.

Aggiungi una riga nel foglio di calcolo di bilancio nella parte inferiore che dice 'Contingency' e specifica la percentuale utilizzata.

Non dimenticare di aggiungere a tutte le tasse di vendita o altre tasse che non sono esplicitamente incluse nelle stime individuali degli elementi pubblicitari.

Aggiungi tutto e questo è il tuo importo finale del budget.

Get Approval

La cosa finale da fare è ottenere il tuo manager o sponsor di progetto per approvare il tuo budget. Parlate con loro su come metterti insieme e quali elementi costituiscono il tuo budget complessivo.

Ecco! Il budgeting del progetto è un'abilità fondamentale per la gestione del progetto e questa guida ti farà iniziare a creare un budget di progetto.