Falsi errori che gli avvocati fanno quando inviano messaggi di posta elettronica

Gli avvocati, come tutti gli altri, commettono errori nel modo in cui utilizzano l'email. Alcuni errori di posta elettronica diventano storie di orrore, mentre altri sono semplicemente imbarazzanti. Di seguito sono riportati nove errori comuni che gli avvocati fanno quando scrivi e invia messaggi di posta elettronica.

Inviato dalla scrivania di (Inserisci nome)

Di volta in volta riceverò un'email di un avvocato che invia un'email al nome della sua scrivania. Ecco un paio di problemi con questo approccio all'e-mail.

In primo luogo, l'indice di visualizzazione Posta in arrivo della maggior parte dei sistemi di posta elettronica non visualizzerà un nome che sia lungo. La maggior parte delle persone vedrà solo una parte di "dalla scrivania", e forse qualche lettera del nome della persona. Ancora più importante, sembra stupido e un po 'pretenzioso. Una scrivania non invia messaggi di posta elettronica. Se un avvocato sta inviando un'email, dovrebbe essere nel suo nome.

Effetti Fancy

Alcuni avvocati amano diventare creativi con l'aspetto delle loro e-mail. L'altro giorno ho visto un blocco firma di un avvocato e per un momento ho pensato di avere problemi di visione. Risulta che le lettere sfocate erano intenzionali. Gli effetti speciali possono sembrare divertenti, ma qualsiasi cosa che rende le parole difficili da leggere è una cattiva idea. Soprattutto se è difficile leggere il nome dell'avvocato e l'indirizzo e-mail.

Ancora peggio degli effetti speciali sulle lettere è quando gli avvocati confondono le loro e-mail con grafica o grafica fantasiosa. Questo rende il messaggio più lento per scaricare, più lento per aprire, e più di un problema da leggere.

L'obiettivo di un'e-mail è quello di comunicare informazioni, non di abilità artistica. Sempre semplice.

Nessun blocco di firma

Non è difficile impostare un blocco automatico di firma nella maggior parte dei sistemi di posta elettronica. Non deve essere complicato e le opinioni variano in base a quante informazioni da includere in un blocco di firma. Alcuni avvocati trasformano i loro piattaforme di posta elettronica in mini-pubblicità che vengono in ogni posta elettronica, mentre altri prendono un approccio molto minimalista con il proprio nome e indirizzo e-mail o numero di telefono.

La maggior parte ha messo una qualche informazione sulla privacy o una responsabilità legale in fondo al piè di pagina. Tutti questi sono usi accettabili di un blocco di firma di posta elettronica. Ciò che non è accettabile è inviare messaggi di posta elettronica che non identificano il mittente. Il destinatario di un'email non dovrebbe indovinare chi ha inviato l'email. Gli avvocati devono identificarsi chiaramente in ogni comunicazione che inviano, e se l'avvocato è intelligente, l'email includerà anche un avviso di privacy.

La scrittura di messaggi di posta elettronica mentre è arrabbiata

Uno dei vantaggi del vecchio sistema di invio di lettere alle persone è stato che esisteva un periodo di "raffreddamento" integrato tra una lettera scritta e quando sarebbe effettivamente uscito al destinatario.Se l'avvocato ha digitato la lettera stessa, sarebbe probabile che si sedesse su un tavolo per diverse ore prima di andare all'ufficio postale. Se fosse stato dettato, quando il segretario finì di digitarlo, l'avvocato potrebbe aver ottenuto quello che lo ha reso così arrabbiato in primo luogo.

Quella protezione non esiste nell'e-mail. Con un'e-mail, l'avvocato può sparare una missiva arrabbiata in pochi secondi da quello che ha innescato la rabbia. 99. 99% del tempo questo sarà una cattiva idea. Nessuno pensa più chiaro quando è guidato dalla rabbia. Andate a fare qualcosa di diverso e tornate alla questione offensiva più tardi, quando una parte della rabbia è dissipata.

Potrebbe fare la differenza tra mantenere o perdere clienti, amici e denaro.

Non fare risposte tempestive

Alcuni avvocati ritengono che la vecchia regola "5 giorni" per rispondere alla corrispondenza aziendale vale anche per l'email. Non lo fa. Non importa quanto sia scomodo, la realtà è che la gente si aspetta risposta più veloce ad una e-mail che fanno a una lettera inviata attraverso la posta. Se un cliente o un altro avvocato invia una e-mail, prova a rispondere entro 24 ore se è possibile. Se è una questione complicata che non può essere data attenta al momento, almeno inviare un riconoscimento e lasciare che la persona sa quando aspettarsi una risposta. La maggior parte dei clienti apprezzerà un messaggio amichevole che dice che l'email è stata ricevuta e che verrà risposto in un prossimo futuro. Di fronte al silenzio, il cliente è lasciato a speculare se l'avvocato ha anche ricevuto l'e-mail, se una risposta sia in corso o se le preoccupazioni del cliente vengono semplicemente ignorate.

Destinatario errato nel campo A

Una delle cose più importanti della funzione di completamento automatico sui sistemi di posta elettronica è che consente agli avvocati di trovare gli indirizzi email dei loro clienti o colleghi più rapidamente. Uno dei rischi della funzione auto-completa è che un avvocato che non sia attento potrebbe inviare l'email alla persona sbagliata. In alcuni casi, questo potrebbe essere solo un piccolo imbarazzo, ma in alcuni casi potrebbe rappresentare una negligenza professionale. Non accidentalmente inviare le comunicazioni client confidenziali ai consigli avversari o addirittura ad un altro cliente.

Utilizzo dell'opzione "Rispondi a tutti".

Avvocato avversario ti invia una email con una proposta o afferma la sua posizione su un problema. Inoltra la posta elettronica agli altri avvocati della tua impresa coinvolta nel caso per discutere. Presto il pulsante "risposta tutto" viene usato liberamente, senza che nessuno noti che il consiglio avversario sta copiandosi sulla discussione interna della tua azienda. Succede. Se si desidera inoltrare un'email per la discussione, strappare le informazioni del mittente prima di inoltrarlo. E ogni volta che utilizzi l'opzione Rispondi a tutti, controlla ciascun indirizzo e-mail nell'elenco dei destinatari prima di colpire l'invio.

8. Linee sottomesse soggettive. Ricorda che qualsiasi cosa inviata ad un altro avvocato in una e-mail potrebbe essere inoltrata a chiunque altro. Pensa due volte prima di utilizzare linee di soggetti come "il mio cliente idiota" o "l'ordine del giudice stupido"."Non si sa mai dove una copia di quella posta elettronica possa venire a terra. Inoltre, non lasciare vuoto le linee degli argomenti, in quanto ciò potrebbe causare un altro avvocato a non notare che vi è un'email sul tuo caso. "Smith ha proposto l'accordo" o qualsiasi titolo relativo al contenuto dell'e-mail funziona meglio.

E mentre il "cliente idiota" può essere la descrizione più accurata del contenuto dell'email, è una scarsissima scelta per la linea di soggetto

9. Guarda il tuo tono - e non misread qualcos'altro. Quando le persone parlano a faccia a faccia, i segnali facciali e le tonalità vocali normalmente rendono chiaro l'intento di una persona. la voce è di solito sufficiente per capire quando qualcuno è sarcastico, scherzoso o serio, ma per posta elettronica è pericolosamente facile interpretare completamente l'intenzione di una persona. Numerose amicizie sono state danneggiate da una persona che ha interpretato male l'intenzione di un'altra persona in dichiarazioni una e-mail, e con avvocati così abituati a discutere con ea ch altra già, è facile che un avvocato sia pronto ad assumere che l'altra persona sia ostile o scortese.

Come discusso in "scrittura di posta elettronica mentre è arrabbiato", prendere qualche minuto per raffreddarsi prima di inviare una risposta a quella email del jerk.

Dopo aver passato un'ora, si può rendersi conto che l'hai completamente interpretato in modo errato. Non avere una risposta al grilletto alle dichiarazioni fatte in posta elettronica e non spegnere una risposta fino a quando non si consideri se sia possibile che il mittente abbia una intenzione diversa da quella inizialmente visualizzata. Se sembra che una dichiarazione possa essere letto in più di un modo, e uno di questi modi è non offensivo, prova a dare al mittente il beneficio del dubbio prima di tagliare la testa con un messaggio mortale e-mail.

Ci sono altri errori di email dell'avvocato che avrebbero dovuto fare l'elenco Top 10? Ci raccomandi nel Forum.