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Facciamolo, la Legge di Murphy dice che se qualcosa può andare male allora probabilmente sarà! Questo è solo un fatto fondamentale di vita che spesso dobbiamo vivere.
Ma quando si tratta di pianificazione degli eventi, un gestore di eventi competente cercherà sempre di attenuare la legge di Murphy, riconoscendo il potenziale che le cose vanno male e pianificare di conseguenza.
Come gestore di eventi, è assolutamente la tua responsabilità di assicurarvi che il tuo evento speciale funzioni correttamente e con pochi possibili attacchi umanamente possibili.
Nel mondo reale non è possibile coprire tutte le possibilità, ma almeno dovresti essere consapevole degli errori critici di pianificazione degli eventi che ogni gestore degli eventi deve evitare.La prevaria è forearmed, quindi scaviamo alcuni suggerimenti essenziali che potrebbero aiutare ad evitare un disastro inattivo al tuo prossimo evento speciale.
Questa è probabilmente l'errore più comune fatto da pianificatori di eventi inesperti e è da evitare a tutti i costi poichè una cattiva comunicazione può letteralmente incitare il disastro.
La comunicazione difettosa è spesso il risultato di una mancanza di attenzione ai dettagli, soprattutto quando si tratta della tua lista di controllo degli eventi. È assolutamente fondamentale comunicare in modo efficace sia con il team di eventi interni che con i fornitori. Sebbene non sia nel tuo interesse per micromanare o fare fastidio di te stesso, devi essere in cima al processo di comunicazione e assicurati che tutti i partecipanti all'evento sapranno esattamente cosa si aspetta da loro e in quale momento.-
- Ricorda la legge di Murphy? Le cose potrebbero andare storto nella direzione fino e naturalmente durante il tuo prossimo evento speciale. Questo è normale e ci si aspetta. Un professionista pianificatore di eventi penserà in anticipo, identificare il potenziale di cose che vanno male e avere una buona pianificazione di emergenza in atto. Per esempio, cosa succede se il tuo sistema di registrazione si è verificato a malfunzionamento del giorno, cosa succede se non dovessi uscire da cibo o da bere, cosa succede se non ci sono posti auto sufficienti, cosa succede se il vostro altoparlante principale non riesce a arrivare in tempo, cosa succede se il suono sistema o sistema di proiezione danno problemi al giorno del tuo evento - saresti in grado di far fronte? Avresti un piano B?
- - Sei assolutamente sicuro che il trasporto che hai organizzato per ottenere delegati e presentatori da e per il tuo evento è adeguato? E 'importante controllare le settimane che portano al tuo evento e anche (all'ultimo minuto) il giorno dell'evento stesso che tutti i requisiti di trasporto sono soddisfatti adeguatamente. Ancora una volta, pensa in termini di contingenza qui - cosa succede se un veicolo oi veicoli falliscono il giorno del tuo evento, hai un piano di backup? Mancanza di segnaletica chiara
- - non c'è niente di più frustrante per i delegati che partecipare a un evento speciale e non essere sicuro o confuso su dove si svolgerà la prossima presentazione o la dimostrazione. Evita questo rendendo assolutamente sicuro di visualizzare una segnaletica adeguata facilmente leggibile e comprensibile. È meglio andare a bordo qui che lasciare i tuoi partecipanti persi e sconcertati e continuamente chiedendo indicazioni. Personale inadeguato a portata di mano
- - il giorno del tuo evento speciale avrai probabilmente un grande numero di partecipanti. Non fare l'errore di affidarsi a solo uno o due individui per affrontare le domande o le preoccupazioni del delegato. Assicurarsi assolutamente che conosca i tuoi numeri e soprattutto assicurati che tra il team di pianificazione degli eventi e il personale fornito dai fornitori, disponga di personale adeguato a disposizione. E infine, c'è un vecchio detto che va "l'assunto fa un culo di te e me" e che non è mai stato più vero di quando si è applicato alla gestione degli eventi. Mai, mai supponiamo che tutte le basi siano coperte - assicuratevi di essere! Se in ogni dubbio la migliore politica è sempre di verificare e controllare il doppio. Non lasciare le cose fino all'ultimo minuto e trovarsi a combattere i fuochi nel giorno del tuo evento.
Errori da evitare durante la pianificazione di un evento
Evitare questi cinque errori di pianificazione eventi comuni durante la pianificazione dell'evento prossimo. Questi consigli semplici da seguire contribuiscono a garantire il successo del vostro evento.
Evitare questi 8 errori durante la pianificazione degli eventi di raccolta fondi
Utilizzare questa lista di controllo la prossima volta che i piani non profit un evento di raccolta fondi. Questi suggerimenti possono significare la differenza tra fare soldi o meno.
Cosa è la gestione degli eventi vs la pianificazione degli eventi
La gestione degli eventi è diversa dalla pianificazione degli eventi e coinvolge la gestione del progetto dell'evento e le squadre di persone responsabili di ogni funzione .