3 Comuni operazioni di evento Errori da evitare

Oltre l'esperienza pura, il modo migliore per diventare un pianificatore di eventi ancora migliore è partecipare ad un'altra funzione come ospite. La maggior parte dei programmatori di eventi trascorrono la durata di un evento che coordina le scene dietro le quinte, ma sperimentare un evento attraverso gli occhi di un ospite può essere, ecco, aprire l'occhio.

Essere un ospite, piuttosto che il pianificatore di eventi, ti dà l'opportunità di osservare un operatore di eventi in azione, una prospettiva da cui è spesso più facile notare cosa funziona bene - e cosa no.

Ecco tre errori che probabilmente vedrete in eventi mal gestiti, insieme a suggerimenti per evitare tali errori nei tuoi eventi.

Tabella di registrazione errata

Quando gli ospiti passano a una tabella di registrazione, il personale dell'evento dovrebbe essere accogliente e pronto ad aiutare gli ospiti - a prescindere dalla situazione.

Non è orientato al servizio o addirittura educato supporre che qualcuno che cammina alla tabella di registrazione non appartiene all'evento. Tuttavia, questo è esattamente ciò che può succedere se il personale non è adeguatamente preparato o informato. Ricorda al personale dell'evento che una tabella di registrazione rappresenta l'immagine dell'host e dell'organizzazione dietro l'evento. Il personale dovrebbe salutare tutti gli ospiti alla tabella di registrazione e chiedere se sono lì per accedere all'evento dall'evento o dal nome dell'ospite. Se è stato commesso un errore, la maggior parte degli ospiti si auto-corretta e si scusa. In caso contrario, il personale dovrebbe essere istruito su come approcciare meglio la situazione.

La gentilezza va molto in operazioni di evento.

Messy Event Setup

Nella maggior parte dei locali, la pulizia pulisce uno spazio di eventi e il personale delle banchetti completa quindi l'installazione. Se le operazioni banchetti abbandonano un vetro e non riescono a ripulire i frammenti, perciò i frammenti rimangono sul pavimento - a meno che il personale dell'evento non venga pulito.

Le coppe di vetro rotto e altri detriti non solo lasciano un'immagine terribile, ma possono anche creare un pericolo per la sicurezza. Pertanto, i migliori pianificatori di eventi arriveranno sempre 1-2 ore prima dell'inizio per osservare l'installazione e eseguire una serie di passaggi della zona e cercare vetro e altri oggetti 30 minuti e ancora 15 minuti prima dell'evento. Se qualcosa dovesse essere fuori luogo, l'organizzatore di eventi può portarlo all'attenzione del personale del banchetto.

Ill-Timed Clean Up

Con ogni evento, ci saranno due (a volte concorrenti) orari: l'ordine del giorno degli organizzatori e il calendario di lavoro del personale della sede. E 'la responsabilità del planner dell'evento di assicurarsi che entrambi siano adeguatamente in sincronia.

La presentazione o il concorso del programma avverrà in genere dopo una sorta di ricevimento di arrivo che può includere tabelle di registrazione, cibo e bevande.La tempistica delle operazioni di pulizia e di abbattimento deve quindi essere attentamente pianificata in modo da non interferire con l'intervallo o interrompere l'agenda del programma. Quando la pulizia e la rottura non vengono discussi con gli operatori delle operazioni di evento prima del tempo, un pianificatore di eventi può trovare che le tabelle e gli altri elementi possono essere rimossi direttamente davanti a host o altoparlanti ospiti, distogliendo tutti in camera.

Qualora i programmatori di eventi dovessero ricordare i responsabili di banchetti quando hanno il loro personale di lavoro e quando dovrebbero essere tranquilli? La risposta è si.

La linea inferiore

Mentre i locali ben gestiti con diligenti operazioni di eventi gestori e personale dovrebbe rendere più facile il lavoro di un event planner, tale perfetta esecuzione degli eventi non è sempre così. I grandi progettisti di eventi rendono ogni dettaglio di un'esecuzione di eventi la loro attività. Prendono il tempo di discutere tutti gli aspetti dell'installazione, del servizio eventi e della rottura con i gestori di banchetti prima dell'evento stesso e controllano le operazioni degli eventi prima, durante e dopo per garantire il miglior evento possibile per il cliente.