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Gli eventi di raccolta fondi sono un modo fantastico per raccogliere fondi e consapevolezza per la tua causa. Purtroppo, ci sono abbastanza eventi di raccolta fondi che perdono soldi o solo a malapena coprire i loro costi.
Tuttavia, non ti preoccupare - abbiamo raccolto i primi otto errori che molti nonprofit fanno, i tipi di errori che portano a perdite piuttosto che guadagni.
8 errori durante la pianificazione degli eventi di raccolta fondi
Copriremo questi otto errori e vi daremo consigli utili per combattere ogni errore.
- In attesa di iniziare la pianificazione dell'evento.
- Non scegliere un tema per il Fundraiser.
- Abbandonare i prodotti firmati al tuo evento.
- Fumando con la richiesta di sponsorizzazione.
- Scegliere di non segmentare il database.
- Fare partecipanti di partecipazione alla raccolta fondi Attendere.
- Non chiedere una donazione dai partecipanti.
- Dimenticando di ringraziare i tuoi graziosi donatori.
Ora andiamo in giro per le imprese e scopriamo soluzioni per ciascuno di questi guasti:
1. In attesa di iniziare la pianificazione dell'evento.
Il primo errore è un errore di rookie. È facile da fare. E facile da evitare. Diciamo la verità. Siamo tutti stati; abbiamo tutti sopravvalutato le nostre capacità e sottovalutato le difficoltà di un evento e le sfide nascoste. Così abbiamo aspettato fino a pochi mesi prima che avremmo preferito ospitare un evento per gettare qualcosa insieme.
Attendere fino a quando l'ultimo minuto non approfitta nessuno, almeno di tutti la tua organizzazione.
Come fanno decidere quando è il momento giusto per iniziare a pianificare un evento?
Inizia con la determinazione dei tuoi obiettivi di raccolta fondi. Devi prima chiedersi, "Cosa speriamo di realizzare con questo evento? "
La risposta fornirà uno spazio per il tuo evento di raccolta fondi. Se si mira a raccogliere migliaia di dollari per un progetto particolare, sappi che dovrai mettere molte altre ore in preparazione.
Se però non hai in mente un obiettivo concreto, puoi decidervi prima di iniziare a pianificare l'evento.
In definitiva, il tuo obiettivo è quello che ancorerà il resto delle tue decisioni.
Una volta individuato un obiettivo e stabilito l'ambito del tuo evento, puoi iniziare a ricercare la quantità di tempo che ogni tipo di evento può prendere (ad esempio, la pianificazione di aste silenziose può richiedere 9-12 mesi!) .
Non esiste una regola dura e veloce, purtroppo, quando si tratta di raccogliere un tempo per iniziare la pianificazione. Tuttavia, più tempo ti dà, più tempo dovrai respirare e correggere eventuali buche che si incontrano lungo la strada.
La soluzione semplice: Assicurarsi almeno 6-12 mesi per pianificare qualsiasi evento di raccolta fondi.Quando è in dubbio, è meglio lasciare più tempo di quanto pensi che avrai bisogno.
2. Non scegliere un tema per il Fundraiser.
Alla fine, un tema è semplicemente un'idea unificante. E 'ciò che porta tutti i tuoi sforzi insieme sotto lo stesso ombrello. La maggior parte delle persone considera un tema come qualcosa in linea con "Under the Sea" o "Las Vegas Casino Night". "In verità, questi sono grandi temi. Tuttavia, non sono le migliori idee possibili per il tuo scopo.
Se vuoi raccogliere fondi da donatori, il tuo tema deve provenire da un posto onesto. Deve avere qualche significato dietro.
Detto questo, un tema tradizionale può essere rielaborato per soddisfare questi criteri. Diciamo, ad esempio, che quest'anno è l'anno che intendi crescere in modo significativo. Vuoi comunicare questo ai tuoi partecipanti all'evento. Ma come? Con un tema divertente, naturalmente!
Immagina questo: uno spazio per la cena di raccolta fondi che si sente come una vera e propria giungla, piena di alberi e fauna selvatica e, meglio di tutti, le possibilità. Hai indovinato! Il tema è "Grow With Us". "
I migliori temi sono quelli che doppio come eccitante e provocatorio.
Ricorda che il tema scelto invia un messaggio subconscio ai tuoi partecipanti, quindi scelga con saggezza!
La semplice correzione: Non importa quale tipo di raccoglitore di fondi che stai progettando, non fa mai male per rispecchiarlo con un tema divertente. Scegli un tema entusiasmante e significativo e corri con esso!
Ci sono decine di idee e temi di eventi da considerare.
3. Abbandonare i prodotti di marca al tuo evento.
Può essere facile rimuovere i prodotti come parte dell'evento di raccolta fondi. Sembrano un costo aggiuntivo senza un grande vantaggio extra.
Tuttavia, la verità è: il rendimento dell'investimento (ROI) sui prodotti per la raccolta di fondi è astronomico.
Se pensi, avere un prodotto di marca che i partecipanti di eventi possono indossare o sorseggiare per i prossimi anni è praticamente inestimabile. Pubblicizza i tuoi donatori!
Inoltre, i partecipanti all'evento possono indossare una camicia o un bicchiere da una bottiglia d'acqua con il nome della tua organizzazione visualizzata in modo prominente (più i nomi dei tuoi sponsor) per gli anni a venire. Se utilizzano questo prodotto per cinque anni, ciò significa innumerevoli opportunità di pubblicità.
Centinaia di amici, familiari e conoscenti possono leggere il messaggio su quella camicia o bottiglia d'acqua e chiedere: "Qual è l'organizzazione? "Con ogni sorta di fortuna, i loro interessi saranno impietati, e quegli amici e familiari cercheranno di coinvolgere il tuo non-profit.
La raccolta di fondi di prodotti è una situazione win-win.
Potresti pensare: "Cosa succede? Cosa facciamo per tutti gli extra che abbiamo ordinato? "Dopo tutto, una t-shirt deve essere ordinata in diverse dimensioni.
Tuttavia, il crowdfunding dei tuoi prodotti risolve i problemi di sovraccarico (e problemi di dimensionamento). Nel caso delle magliette, ogni partecipante può scegliere la dimensione, lo stile e il colore in anticipo. In questo modo, non hai mai nessun extra in giro e ognuno ottiene esattamente quello che vuole.
Attraverso una piattaforma di crowdfunding, ogni partecipante può scegliere l'elemento promozionale che vorrebbe, ordinare e questo prodotto sarà spedito direttamente.
La correzione semplice: Se non lo hai già fatto, assicuratevi di includere prodotti di marca nella tua strategia di evento. La raccolta di fondi di prodotti è di più di semplici magliette. Ci sono decine di idee di prodotto tra cui scegliere.
4. Fumando con la richiesta di sponsorizzazione.
Non è un segreto: dietro i più importanti eventi di raccolta fondi c'è almeno un grande sponsor. La difficoltà che molti nonprofit si esauriscono è impostare quella domanda iniziale. è è scomodo chiedere a un'impresa di sponsorizzare un evento, proprio come è imbarazzante chiedere a chiunque di denaro. Non viene naturalmente.
Tuttavia, devi pensarci in questo modo: le sponsorizzazioni non sono soldi per niente; sono un accordo di partnership. Avete qualcosa che ogni business di mercato consapevole vuole. Hai una causa degna.
La ricerca di mercato ha dimostrato che oltre il 70% delle persone avrebbe cambiato marche in un'impresa che sostiene una buona causa. Inoltre, una stragrande maggioranza delle persone consiglierebbe anche qualsiasi prodotto o azienda che si collega con un non-profit reputato.
semplice e semplice, perché il marketing fa cose incredibili per qualsiasi attività.
Allora, perché è così difficile fare la domanda? Viene giù alla mancanza di ricerca. Per fare del meglio chiedere, devi sapere cosa stai parlando, con chi stai parlando, e cosa esattamente devi offrire.
Il primo passo è quello di mettere a fuoco tutte le connessioni che si possono avere all'interno dell'azienda. Avere qualcuno all'interno dovrebbe aiutare a chiarire quali sono gli obiettivi della società.
Se non si dispone ancora di collegamenti interni, non preoccuparti. Puoi sempre rivolgervi a qualcuno e far saltare una conversazione informale. Un colloquio informativo, se vuoi.
Il prossimo obiettivo è scoprire quali sono i tuoi obiettivi di marketing dei tuoi sponsor. Cosa vogliono da un non profit come tuo? È esposizione al tuo pubblico? In alternativa, è più sulla affiliazione con una buona causa?
Una volta che sapete tutto questo, puoi determinare ciò che devi fare per la loro sponsorizzazione.
Avere tutte quelle informazioni a portata di mano impedisce che la domanda.
Inoltre, alla fine della giornata, un potenziale sponsor sta a trarre beneficio altrettanto dalla partnership con la tua organizzazione.
La soluzione semplice: Praticare un'ampia ricerca in anticipo per assicurarsi di sapere esattamente cosa chiedere dai tuoi sponsor potenziali - e cosa offrire loro in cambio.
5. Scegliere di non segmentare il database.
Mentre stai rendendo l'elenco degli ospiti del tuo evento (e controllandolo due volte), si potrebbe chiedersi: "Chi è più probabile dare un regalo significativo dopo questo evento? "È una grande domanda!
Tuttavia, se si interrompe a riflettere, potrebbe mancare alcune grandi opportunità per rispondere alla tua domanda. Il giusto corso d'azione è quello di saperne di più sui tuoi sostenitori e di segnalare di conseguenza il tuo database.
È possibile ottenere il primo passo con la ricerca prospettica.
Ci sono diversi approcci che puoi prendere per la selezione e la valutazione dei donatori. Puoi fai da te e cercare di raccogliere informazioni da internet.
Oppure puoi noleggiare un ricercatore o un consulente. Puoi anche inviare la lista dei donatori ad una società di screening di ricerca prospettica.
In ogni caso, lasciare che le informazioni raccolte dalla tua ricerca informano le vostre decisioni di segmentazione. Diciamo, per esempio, che lei conduca alcune ricerche prospettiche e scopri che hai pochi donatori che potrebbero essere candidati eccellenti per doni importanti.
Volete segmentare il database per sottolineare che questi donatori potrebbero essere importanti contributori per il tuo non profit.
Avere questa conoscenza può anche informare il modo in cui organizzerai i grafici dei posti a sedere per la raccolta fondi.
Inoltre, potrebbe influenzare il modo di raggiungere i singoli partecipanti. Alcuni partecipanti potrebbero finire per richiedere un tocco più personale (una telefonata piuttosto che un'e-mail) per invitarli al tuo evento.
Senza che la ricerca e la separazione dei donatori in categorie significative, avresti potuto spendere troppa energia nei partecipanti che non avrebbero probabilmente dato. Peggio ancora, avresti ignorato i sostenitori cruciali! Fortunatamente, ora sai l'importanza di fare un piccolo scavo prima del tempo.
La semplice correzione: Condurre una ricerca prospettica sui partecipanti al tuo evento e segmento il tuo database prima dell'evento, quindi non perdere mai l'opportunità di gestire un potenziale donatore importante.
6. Attendere i partecipanti alla partecipazione alla raccolta fondi.
Questo è un altro errore rookie che, purtroppo, molti nonprofit fanno quando stanno creando un evento di raccolta fondi.
Come si dice, "Perdete mille dollari ogni minuto dopo le 9.00. "Vale a dire, inviare i tuoi ospiti prima a casa piuttosto che più tardi.
I partecipanti alla raccolta fondi non vogliono essere tenuti prigionieri per sempre. Hanno vita, bambini e lavoro, e non vogliono trascorrere sei ore al tuo evento, non importa quanto sia meraviglioso.
In verità, i tuoi sostenitori amano la tua organizzazione. Non si sarebbero presentati al tuo fundraiser o trovare i modi per donare la tua causa altrimenti.
Tuttavia, quello non significa che puoi tenere la loro attenzione per sempre.
Certo, ci sono tonnellate di modi per rispecchiare il tuo prossimo evento di raccolta fondi, ma anche l'evento principale più affascinante non può giustificare un fundraiser che dura più ore di quanto previsto.
In caso di dubbi, non fa mai male per tagliare un buon evento un po 'corto.
Potresti voler continuare a girare i tempi buoni, ma prendere una pagina dal Playbook di The Beatles e uscire mentre sei in anticipo.
La semplice correzione: Mantenere i tuoi eventi di raccolta fondi brevi, dolci e puntuali. Vuoi sempre lasciare i tuoi ospiti che vogliono di più!
7. Non chiedere una donazione dai partecipanti.
Questo potrebbe essere un problema, e si potrebbe chiedere perché sia anche in questa lista. Tuttavia, per dirti la verità, la maggior parte dei nonprofit non si avvicinano mai e dicono quello che vogliono.Non chiedono mai donazioni, anche quando pensano di avere. Molti non profit faranno le spalle e dicono: "Ho chiesto supporto! "In tutta onestà, non è abbastanza. Se non chiedete mai ai tuoi sostenitori donazioni, se non siete mai specifiche sulle tue esigenze, come si può aspettare che possano venire da te?
Il modo migliore per risolvere questa discrepanza è quello di approfondire queste specifiche nell'evento di raccolta fondi.
Dica ai tuoi partecipanti tutti i tuoi obiettivi e aspirazioni alti. Lasciateli entrare nella pianificazione delle vostre prossime iniziative.
Sono probabilmente curiosi dei progetti che intendi affrontare. Inoltre, vogliono sapere come possono aiutare - come possono entrare al piano terra del buon lavoro che stai perseguendo.
Quindi chiedili!
Chiedi ai donatori per il loro aiuto. Dite loro che le loro donazioni sono importanti e che ogni dollaro conta per raggiungere i sogni del nonprofit.
Può sembrare innanzitutto innaturale chiedere soldi direttamente, ma i donatori preferiscono conoscere la verità che non continuare, ignari di come potrebbero essere di reale aiuto alla vostra causa.
La semplice correzione:
Faccia domande dirette ai tuoi partecipanti all'evento. Potresti essere sorpreso da quanto siano positivi le loro risposte. 8. Dimenticando di ringraziare i vostri donatori.
Uno dei più grandi errori che molti fundraisers fanno non riesce a ringraziare i loro partecipanti e donatori di eventi. Oppure, se non lo fanno, non possono ringraziare i loro donatori nel modo giusto.
Ad esempio, se un donatore concede $ 10 dopo un evento di raccolta fondi, è perfettamente accettabile inviarli un messaggio di ringraziamento.
Tuttavia, se un importante donatore dà il tuo $ 5,000 senza scopo di lucro, puoi scommettere che una e-mail non basta. Una lettera di ringraziamento ben pensata è in ordine. Inoltre, una telefonata formale per riconoscere il loro generoso contributo può essere in ordine.
Il punto è:
Per fornire la migliore esperienza di gestione, è importante considerare ciascuno dei donatori come individui. È anche importante riconoscere che riconoscere i donatori è ciò che li mantiene a tornare alla tua organizzazione. La buona gestione è la chiave per elevati tassi di ritenzione dei donatori.
Infatti i donatori spesso citano una mancanza di comunicazione e / o gratitudine come ragione per lasciare un non profit. Non solo quello che dici la materia, ma anche la questione
quando lo dici. La migliore pratica per ringraziare i partecipanti all'evento è quella di inviare i tuoi riconoscimenti entro le prime 48 ore successive al raccoglitore di fondi. In pratica, questo significa che probabilmente devi prima inviare ringraziamenti generali via email e poi passare a modi più personalizzati, come le chiamate telefoniche e le lettere di ringraziamento inviate.
La soluzione semplice:
Assicuratevi di ringraziare i vostri donatori presto, spesso e in modo che corrisponda al loro coinvolgimento con la tua organizzazione. Anche se ci possono essere abbastanza pochi errori che un nonprofit potrebbe facilmente fare con un evento di raccolta fondi, ci sono anche altretanti correzioni rapide. Utilizza queste soluzioni e puoi ospitare un evento di raccolta fondi con la fiducia di aumentare più soldi di quanto si spendono.
Grandi errori di pianificazione degli eventi si può impedire
Attenzione a questi errori potenziali che possono rapidamente portare il caos anche un evento ben pianificato.
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La gestione degli eventi è diversa dalla pianificazione degli eventi e coinvolge la gestione del progetto dell'evento e le squadre di persone responsabili di ogni funzione .