Bilanciare un registro di cassa - come, perché e quando

Anche con i moderni sistemi POS di oggi, è ancora necessario procedere per conteggiare il denaro del negozio. Questi controlli interni sono necessari per prevenire il disfacimento di denaro e per salvaguardare le attività contro la perdita. Non solo i forti controlli interni promuovono l'efficienza operativa, ma garantiscono anche una contabilità affidabile. Una delle cause più comuni di restringimento o perdita nel tuo negozio è il malfunzionamento del denaro contante.

E quando indagato, la causa più comune del furto è la mancanza di una corretta procedura o controlli.

Il processo di conteggio dei soldi, riconciliando le ricevute e bilanciando il cassetto di denaro crea una responsabilità delle transazioni del giorno. Questo sistema di gestione di cassa può essere creato allo stesso tempo i criteri del negozio sono stabiliti. Molti dei sistemi POS di oggi (punto di vendita) hanno istruzioni passo passo per la chiusura (anche conosciuta come bilanciamento) del cassetto di denaro per guidare il dipendente.

Perché equilibrio?

Gestione del negozio o cassieri possono tirare un rapporto di vendita in qualsiasi momento durante uno spostamento. Aggiungendo il denaro iniziale nel cassetto alla quotazione di vendita giornaliera, un rivenditore saprà esattamente quanti soldi dovrebbero essere nel sistema di cassa o nel sistema POS in qualsiasi momento. Ciò è estremamente utile:

• Per evitare di tenere troppi contanti sul piano di vendita.
• Se il negozio viene derubato.
• Quando un cliente si lamenta di una modifica troppo piccola.

• Per scoprire frequenti overage / carenze per cassieri particolari.
• Per rimuovere la tentazione di prelevare contanti senza documentazione dal cassetto di denaro.

Come bilanciare un cassetto di denaro

Il bilanciamento di un registro di cassa avviene solitamente alla fine della giornata o alla fine di un cambio di cassieri. Il cassetto e il suo contenuto devono essere portati in un ufficio o in un'altra zona appartata per preparare la relazione.

Se si bilancia il cassetto dopo la chiusura, accertarsi che le luci di pavimento di vendita siano spenti e la porta sia bloccata. Per molti venditori, ottengono una fretta e tendono a iniziare a chiudere prima che il negozio sia in realtà chiuso. Questa non è una pratica sicura. Tuttavia, se hai più dipendenti nel negozio, è possibile chiudere uno dei registri durante le ore aperte.

Qualsiasi overage e / o mancanze dovrebbero essere indagate. La natura umana deve essere presa in considerazione per errori minori e piccole quantità. Con questo intendiamo semplici errori di cambiamento sono comuni quando si tratta di una transazione. Tuttavia, frequenti discrepanze potrebbero essere segno di furto di dipendenti o potrebbero indicare che è necessaria un'ulteriore formazione per un particolare cassiere. Di regola, si desidera assicurarsi che non più di 2 dollari sia spento durante la notte. Mentre dipende dalla quantità di transazioni quel giorno (in altre parole, più transazioni, maggiore sarà la possibilità di contare l'errore) la regola di $ 2 è utile.

Il denaro di partenza in mano viene riportato nel cassetto e depositato per la sera, mentre il deposito è preparato per la banca. Tutte le scivolature di carte di credito, le relazioni terminali e le altre ricevute di registro possono essere raggruppate sul Daily Cash Drawer Report e depositate per data.

Separazione dei compiti

Per una maggiore responsabilità, consideri di utilizzare due persone per bilanciare il registro di cassa. Una persona conta il cassetto e crea il rapporto giornaliero di denaro, mentre l'altra persona prepara un deposito bancario. Entrambi i membri del personale dovrebbero firmare la relazione che indica che sono responsabili delle figure riportate. Mentre nessun sistema può impedire la frode, questa traccia di controllo aiuterà a scoraggiare la collusione tra i dipendenti.

All'inizio del turno successivo, ogni cassiere dovrebbe essere assegnato al proprio cassetto di denaro. Avere la cassiera di raccontare il denaro nel cassetto per verificare l'equilibrio iniziale. Se sei un piccolo negozio con un solo registro, il denaro probabilmente rimane nel cassetto durante la notte. Se questa è la tua situazione, la procedura è la stessa.

Un'ultima nota, poiché l'errore umano fa parte del gioco, assicuratevi di includere le discrepanze nei tuoi soldi come parte del tuo P & L.

Aggiungi una riga al tuo P & L che esegue budget e mostra la perdita di un errore. Questo è un altro modo per controllare e gestire la perdita.