Come fare la maggior parte delle riunioni One-On-One

Se sei un manager, probabilmente già sapete che dovresti tenere incontri one-on-one con ciascuno dei tuoi dipendenti. Quel che è evidente. Ma cosa succede in queste riunioni? Come si assicura che siano produttivi e validi, piuttosto che contare per un solo segno di spunta sulla tua lista di gestione?

Ecco sette modi per sfruttare al meglio i tuoi incontri one-on-one con i dipendenti.

1. Progressi di obiettivo

Oltre alle riunioni regolari one-on-one, dovresti avere obiettivi annuali di prestazioni. La pianificazione dello sviluppo delle prestazioni non è solo per superare i successi e fallimenti dello scorso anno; è quello di fissare obiettivi e obiettivi per quest'anno. Si farà riferimento a questi obiettivi durante tutto l'anno.

Ogni volta che incontri con i tuoi dipendenti, prenderai un'occhiata a questi obiettivi e scopri come stanno andando verso di loro. I tuoi dipendenti sapranno sempre cosa si aspetta da loro e saprai sempre dove stanno in relazione ai progressi necessari.

2. Cambiare obiettivi

Questo può sembrare come l'opposto del punto precedente, ma gli obiettivi fissati a dicembre non hanno sempre senso in luglio. Le aziende riorganizzano, i clienti lasciano l'azienda e nuovi clienti si uniscono. I dipendenti si esauriscono e vengono sostituiti sostituzioni. I progetti vengono uccisi e vengono aggiunti nuovi progetti. In altre parole, non esitare a modificare i piani originali.

Quando si siede con i dipendenti e guarda gli obiettivi e un obiettivo non ha senso, buttarlo fuori. Nessuna colpa. Sbarazzarsi di esso e aggiungere un nuovo, se appropriato. Ora, se un obiettivo non ha più senso perché il tuo impiegato ha raggiunto l'obiettivo, poi congratulandoti con lei e toglierlo dalla lista.

3. Chiedere a Needed Support

Uno su una riunione è il momento ideale per chiedere al dipendente dove ha bisogno di aiuto.

Un progetto complicato potrebbe richiedere più manodopera. Può lavorare con un collega che è un bullo e un jerk. Ha appena scoperto che è incinta e avrà bisogno di tempo per gli appuntamenti del medico. Ma, seguite attentamente: non chiedete se le ignorano quando si identificano.

Non prendere una richiesta di aiuto come segno che il tuo dipendente è incapace di eseguire il suo lavoro. Tutti hanno bisogno di aiuto, ed è meglio creare un ambiente aperto e sostenitore piuttosto che aspettare che non ci sia un disastro per cui bisogna trascorrere il tuo weekend.

4. Pianificazione della carriera

Mentre il tuo obiettivo è quello di ottenere il lavoro fatto oggi, i tuoi dipendenti sono preoccupati per il loro futuro. Mentre questo non è un focus di tutti in una riunione, la pianificazione della carriera è una parte preziosa delle riunioni regolari. Questo è a vostro vantaggio, nonché al beneficio del tuo dipendente.

Vuoi sapere dove vuole andare, e tu vuoi aiutarla lungo quel percorso. Perché? Perché la cosa migliore che puoi fare per la tua azienda è aiutare a mantenere i migliori dipendenti. Questo include la crescita della carriera: pochissime persone vogliono rimanere nello stesso lavoro per sempre.

Allora, parli di cosa il tuo impiegato ha bisogno di fare e impara a guadagnare una promozione o prepararsi per un trasferimento a un altro tipo di lavoro.

5. Lodando

Tutti vogliono sentire quando sono riusciti. Mentre il momento migliore per elogiare un dipendente è in questo momento ("Ehi, una grande presentazione" o "Ho appena visto che si tratta di un cliente che è imperturbabile perfettamente, un lavoro straordinario!") I manager non sono tutti ovunque in una sola volta.

Assicurati di lodare i tuoi dipendenti per le loro realizzazioni. Tenere gli occhi e le orecchie aperti per segnalazioni di buon lavoro. Se un'altra persona dice: "Ehi, Jane ha fatto ieri un lavoro straordinario", scriverlo e portarlo con lei a uno su uno. (Questa è anche una grande documentazione da fare per le vostre correzioni salariali basate sulle prestazioni.)

6. Correggere

Oltre a lodare, occorre verificare correzioni. Come lode, la maggior parte di questo feedback è più efficace se viene data al momento - se del caso. A meno che una situazione sia urgente e pericolosa, è necessario offrire correzioni in privato.

(Va bene a urlare un dipendente per ottenere l'estintore di spegnere un incendio, ma non è giusto urlare il dipendente di fronte a clienti e altri dipendenti perché il suo cassetto di denaro era breve.) > Le riunioni one-on-one sono il momento di sedersi e offrire correzioni e consigli.

Le correzioni che offriamo possono variare dai requisiti esigenti ("abbiamo standard aziendali di utilizzare Times New Roman per i rapporti, modifica i tuoi rapporti"), a tratti di personalità che causano problemi ("Ho notato che critichi i tuoi colleghi, se avete preoccupazioni per un collega, portateli a me e io li farò. Il tuo compito è quello di fare X, Y e Z. Non ti preoccupare del lavoro di Jane.)

Le critiche dovrebbero sempre essere aiutare piuttosto che dare punizioni - almeno all'inizio. Nessun manager dovrebbe aspettarsi perfezione. Tuttavia, ci sono alcune azioni che possono essere necessarie "punizioni". "Se un dipendente è cronicamente ritardato, potrebbe essere necessario creare un piano di miglioramento delle prestazioni. Se un dipendente sta mettendo in pericolo altri impiegati, potrebbe essere necessario disporre di una scrittura nel suo file di personale e accompagnare questa azione disciplinare con una consulenza intensiva.

I regolare one-on-one ti permettono di tenere il passo con queste situazioni in modo che nulla esca dalla mano. Ad esempio, non sarai mai in grado di assumere un bullo di lavoro, perché avrai corretto i problemi al loro primo segno e se le correzioni non funzionano, stai documentando un caso forte per la risoluzione dell'occupazione.

7. Nuove assegnazioni

Mentre non si attende una riunione one-on-one per assegnare un nuovo compito o obiettivo di un impiegato, spesso è il posto migliore per discutere di un nuovo progetto. Ti dà il tempo di presentare l'intero progetto e il tuo impiegato a porre domande in modo che quando abbandona il suo ufficio, è pronta ad andare.

Può anche far emergere preoccupazioni e idee che potrebbero rendere il progetto più agevole. Ha anche bisogno di capire la quantità di autorità e autonomia che può esercitare nel suo processo decisionale. Infine, il dipendente deve creare con voi un percorso critico che specifichi i momenti in cui avrai bisogno di un feedback sul suo progresso nel corso di una riunione.

Quanto spesso si deve tenere un incontro one-on-one?

Nessuna risposta specifica copre tutte le contingenze. Dipende da quanti dipendenti hai, da quale tipo di lavoro fai, da quanto supporto i dipendenti necessitano e dal tuo programma. A volte, 15 minuti di una sola volta, una volta al mese, è sufficiente per rimanere al di sopra di tutto.

A volte è necessario avere un'ora alla settimana per raggiungere i sette obiettivi sopra illustrati. Se sei nuovo negli incontri one-on-one, iniziare con ogni altra settimana per una mezz'ora e regolare su o giù come necessario. Non è necessario pianificare la stessa quantità di tempo per ogni dipendente, anche se si desidera assicurarsi di non favorire un dipendente su un altro.

Quando si ottiene l'abitudine di appuntamenti regolari con i tuoi rapporti diretti, troverete che il tuo reparto funziona più agevolmente. I tuoi dipendenti sanno cosa hanno bisogno di fare e saprete cosa devi fare per aiutarli.

E se non li stai già tenendo, pianificare periodicamente un appuntamento uno a uno con il tuo capo. Potrai beneficiare di questo tempo di faccia con il tuo capo, proprio come i tuoi dipendenti beneficiano del tempo che spendono uno a uno con te.