5 Motivi per il monitoraggio del tempo è la scelta giusta

Ti ricordi quante volte ti e la tua squadra si sono sentiti sopraffatti a causa del carico di lavoro? Quanto ti ha costato a costringerti a lavorare, nonostante la mancanza di energia? È così facile colpa tua stanchezza sullo stress e avere tante cose da fare entro il giorno. Ma forse la verità è altrove?

Naturalmente, questi due fattori appena citati stanno contribuendo alla tua difficile situazione (e anche ai tuoi membri del team).

Invece di protestare, trovare la risposta per risolvere questo problema guardando le tue capacità di gestione del tempo. Chieda: quanto tempo sprecate ogni giorno su roba legata al lavoro, come controllare le email, rispondere alle chiamate telefoniche o incontri improduttivi?

Grazie alla tecnologia non dovrai lavorare da soli. Sono trascorsi i giorni in cui dovrai registrare manualmente il tuo tempo in un notebook in incrementi di 15 minuti se volevi avere un'idea di come hai trascorso la giornata. Oggi le applicazioni di monitoraggio del tempo come TimeCamp lo faranno per voi. Tutto quello che devi fare è scegliere il software di rilevamento del tempo appropriato per te.

Ma al di fuori di non aver bisogno di registrare manualmente il tempo, quali sono le ragioni per utilizzare il software di monitoraggio del tempo a tutti i giorni della tua routine quotidiana? Guardiamo i 5 motivi per cui il tracking del tempo è una scelta intelligente.

1.

Sappiamo tutti che i problemi di pagamento sono un po 'complicati - la maggior parte di noi ha avuto problemi di essere pagati almeno una volta nella nostra vita.

Ecco perché è stato inventato il software per il monitoraggio del tempo: per rendere più semplice questo processo.

È buono sia per il datore di lavoro che per il dipendente (e, in altri casi, per l'azienda e per il cliente), poiché lo strumento tiene traccia di tempo per tutte le attività della giornata in base alla stima temporale stimata. Inoltre, è possibile renderlo praticamente trasparente in modo che l'utente non abbia nemmeno bisogno di fare clic per attivare il timer.

Nel TimeCamp, il monitoraggio automatico del tempo raccoglie le parole chiave nei tuoi documenti in modo che il membro del team che lo utilizzi sul proprio computer o dispositivi mobili non abbia bisogno di passare tra i compiti per avviare il monitoraggio del tempo. Lo strumento consente di monitorare le attività attraverso le parole chiave nel lavoro che stai facendo in linea, ad esempio digitando documenti o leggendo messaggi di posta elettronica.

E dopo, grazie al collegamento tra il tracking del tempo e le funzioni di fatturazione, una fattura con dati dettagliati è pronta per mostrare al cliente quanto tempo ha preso il progetto e quanti soldi costa.

2. Ti rende un Project Manager migliore

L'integrazione della gestione del tempo con gli altri strumenti, come il monitoraggio del tempo in Asana o Trello, ti consente di risparmiare tempo come gestore di progetto, liberandoli per fare di più la gestione del progetto.

Gli strumenti giusti, combinati, consentono di stimare in modo più efficace i costi del progetto in quanto è possibile sovrapporre il piano di progetto con il costo all'ora e con questi due dati è possibile elaborare il probabile budget del progetto (più consigli sulla creazione di un budget di progetto qui).

Che ti rende un migliore project manager perché hai più del tuo progetto sotto controllo e in grado di gestire in modo efficace e trasparente.

Dopo tutto, la gestione del tempo di progetto è qualcosa che tutti i manager di progetto devono lavorare durante i loro progetti. Perché non rendere le cose un po 'più facili con alcuni strumenti per aiutare?

3. Ti aiuta a evitare Distrazioni

È ovvio che se si utilizza il monitoraggio del tempo, si concentrerà più sull'attività tracciata, perché c'è la sensazione che qualcuno stia guardando. Il tuo principale o il tuo cliente ha una chiara visione di quello che stai facendo, quindi ti senti obbligato a farlo - come dovresti.

Il monitoraggio del tempo ti aiuta a stare lontani da tutte le cose che ti distraggono ogni giorno - pause improduttive speso per riunioni prolungate o controllare Facebook due volte ogni dieci minuti.

L'unica cosa che puoi vedere chiaramente con il monitoraggio del tempo è lo scopo dell'attività. Se non si raggiunge allora non si merita una pausa.

4. Solleva la trasparenza

Questa ragione è strettamente connessa ad un'altra importante funzione di monitoraggio del tempo - segnalazione.

Per ogni attività e progetto, è possibile ottenere report dettagliati fuori dal software di monitoraggio del tempo. Questo aiuta a identificare dove c'è il maggior spreco.

Leggi Next: 5 Rapporti di progetto essenziali

I rapporti possono anche aiutarti a individuare dove devi trascorrere più tempo: su quelle attività importanti che aiutano a guidare strategicamente i tuoi progetti. Potrai facilmente individuare se spendete molto tempo su iniziative tattiche e non abbastanza per il grande quadro, il lavoro di visione che aiuta la tua squadra a riunirsi e svolgere altamente sotto la tua leadership.

5. Prova la situazione delle risorse

Hai mai chiesto un'altra risorsa al team di progetto solo per essere detto che il tuo manager non sente che è veramente necessario? Un buon datore di lavoro non dovrebbe ignorare i suoi dipendenti quando si sentono sopraffatti, ma quando sei veramente occupato e in disperato bisogno di un altro paio di mani è esattamente il momento in cui non hai un momento da risparmiare per giustificare il motivo per cui un'altra persona è necessario.

Il monitoraggio del tempo aiuta il team a dimostrare che talvolta il problema è che è troppo lavoro per non abbastanza persone. Rapporti dettagliati che mostrano il progresso e le ore lavorate possono rapidamente fornire un input alla giustificazione aziendale per risorse extra sul tuo progetto. Una pianificazione efficace delle risorse può risparmiare tempo, quindi quando tutti i tuoi strumenti lavorano insieme, puoi essere più efficace tutto il giorno.

Il monitoraggio del tempo ci aiuta ad essere più efficienti sul lavoro, riconoscere le distrazioni e eliminarle. Aumenta la produttività in modo semplice ed evidente, indicando solo dove perdere di più il tempo. Non esitate, iniziate il tempo di monitoraggio e risparmiate denaro!

Questo è un articolo ospite di Paweł Kijko, CMO di TimeCamp.