Perché devo eccedere l'elaborazione dei paghe?

Perché dovrei esternalizzare il libro paga? Una società di trasformazione paga spiega

Teresa Ray, proprietario e presidente del Payroll Department, Inc., risponde alle vostre domande sui vantaggi di outsourcing del libro paga.

Non è più costoso pagare qualcun altro a fare i miei compiti di paga?

Certamente NON è più costoso affittare l'elaborazione dei paghe. Quando prendi in considerazione il costo dei salari di un dipendente e aggiunga le prestazioni che possono realmente aggiungere rapidamente.

Se sei proprietario di un'azienda molto piccola e stai cercando di fare paghe da soli, il costo del tuo tempo è ancora maggiore.

Se esternalizzerai il tuo libro paga non dovrai nemmeno preoccuparti della tua azienda di trasformazione paga che ti chiama in malattia o vuole fare una vacanza o desidera richiedere un eventuale congedo di maternità che devi pagare. C'è anche la questione della riservatezza quando si tratta del libro paga. Se un dipendente vuole "condividere" quanto sta facendo un dipendente che può causare drammi estremi sul posto di lavoro.

Che cosa può fare un servizio paga che non posso fare io?

È possibile fare tutto ciò che un servizio paga, ma c'è un motivo che lo fanno come una professione. I cambiamenti nel libro paga stanno accadendo TUTTO il tempo come mai prima nella storia del libro paga. Tu, in qualità di imprenditore, devo dedicare il tempo per tenere il passo sulle modifiche oltre a elaborare il libro paga, pagando tempestivamente le imposte sul reddito, presentando tempestivamente tutte le imposte sul reddito delle imposte e elaborando alla fine dell'anno W-2.

Non sarebbe meglio spendere il tuo tempo per crescere la tua attività?

Quanto sono sicure le informazioni?

Le informazioni sul libro paga devono essere estremamente sicure e questa domanda dovrebbe essere posta quando si interviene con un'azienda di trasformazione paga. Chiedere se la società è cartacea sarebbe un'altra grande domanda. È molto meglio non avere documenti in giro con informazioni riservate su di loro, come numeri di sicurezza sociale.

Come faccio a sapere che il servizio sta facendo le cose giuste? E se fanno un errore?

Non sai se il servizio sta facendo cose correttamente, ma una bandiera rossa enorme sarebbe quando si avvia la ricezione di avvisi da una delle diverse agenzie federali o statali.

I moduli paga per tutto l'anno sono come "quiz" e l'"esame finale" è il W-2. W-2s DEVE ESSERE composto esattamente con tutti i moduli presentati durante tutto l'anno o saranno respinti. Se il servizio paga fa un errore, dovrebbero essere disposti a correggerlo, ma in definitiva il responsabile è responsabile. Devi ancora sapere come funziona l'elaborazione del libro paga e le leggi relative al libro paga, e dovrai controllare il tuo fornitore di servizi di paghe.

Quali domande dovrei chiedere un servizio di paghe che sto considerando?

• Per quanto tempo sei in attività?
• Come faccio a sapere che tu paga tutte le imposte sui salari?
• Quanta responsabilità dell'elaborazione dei paghe fai?
• Quanto sono sicure le informazioni?
• Posso chiamare e parlare con una persona reale senza entrare in una coda per diversi minuti?
• Se ci sono correzioni sul libro paga, quanto tempo ci vorrà per eseguire la correzione?
• Quali sono le tue spese per la trasformazione del libro paga?

Dammi tre ragioni per cui dovrei esternalizzare il mio libro paga.

1. Tempo! ! Innanzitutto ci vuole tempo per tenere il passo con tutti i cambiamenti federali e che non include i requisiti fiscali e le modifiche fiscali. Ad esempio, l'Ohio è uno degli Stati più difficili per preparare il libro paga. L'Ohio non solo ha la tassa di ritenuta statale, ma può anche avere la tassa cittadina, l'imposta sul distretto scolastico e la tassa comunale. Tutti questi sono basati sull'indirizzo del dipendente, quindi richiede tempo per ricercare ogni dipendente. Ogni stato è diverso e ha esigenze diverse. Ogni datore di lavoro deve essere conforme o può essere penalizzato rigido.
2. Denaro! ! Il costo per esternalizzare a un servizio non dovrebbe nemmeno avvicinarsi al costo di un dipendente.
3. precisione! ! Se il datore di lavoro ha fatto i compiti a ricercare un buon servizio di paghe, allora dovrebbero avere la pace della mente nel sapere che il loro libro paga è fatto accuratamente in modo da poter evitare che le penalità e l'interesse siano valutati sul loro libro paga.

Devo utilizzare un servizio online o una "persona vera e propria"?

I servizi online forniscono il software per il datore di lavoro per elaborare il libro paga, ma il datore di lavoro deve ancora essere aggiornato con tutte le modifiche. Hanno bisogno di tempo per imparare il processo del servizio online e, se c'è un problema, il libro paga richiede correzioni immediate per mantenere il dipendente soddisfatto.

Chiamare un numero verde non sarebbe attraente per la maggior parte dei proprietari.

Una persona "vera" dal vivo (contabile, contabile o CPA) che è possibile conoscere per nome e sentirsi a proprio agio è un'opzione molto migliore. Dovreste avere fiducia nel vostro fornitore di servizi di paga per elaborare e rimuovere l'intero processo del libro paga dalla tua scrivania. Fai quello che fai meglio e estrae il resto!