5 Differenze tra progetti e business come solito

Stai davvero lavorando ad un progetto? O è che cosa stai facendo parte delle attività quotidiane della tua attività?

Quando parlo a persone in squadre, spesso mi dicono che non sono sicure se stanno lavorando su un progetto o "solo" facendo un'attività come al solito. Entrambi i ruoli sono richiesti in un'organizzazione e sono altrettanto validi, ma possono aiutare a capire cosa stai lavorando in modo da poter vedere meglio dove si inserisce nell'organizzazione in generale.

Cerchiamo di chiarire la differenza affinché tu sia fiducioso in quale sia un progetto e quale sia parte del business come al solito. Ci sono cinque principali differenze tra il lavoro di progetto e l'attività come il solito lavoro. Vedrai spesso 'business as usual' abbreviato come BAU.

1. Progetti Cambiano il Business; BAU identifica il cambiamento

In primo luogo, c'è una differenza in come viene gestita la modifica.

Le operazioni commerciali come di consueto eseguono l'attività. Tengono le luci accese. Servono i clienti e hanno colpito gli obiettivi. Anche i team BAU sono i primi a sapere quando i processi aziendali esistenti non funzionano e non sono più adatti allo scopo. Quando ciò accade, le squadre BAU sono quelle che identificano la necessità di cambiare.

Un gestore, come parte di una revisione strategica, può suggerire quali modifiche devono essere apportate a quella divisione o unità di business per raggiungere i loro obiettivi. Oppure, una scintilla luminosa in un dipartimento potrebbe presentare un suggerimento per il cambiamento attraverso un piano di suggerimento dei dipendenti.

All'altra estremità dello spettro, potresti avere un caso di business completo prodotto da un manager senior per fornire le modifiche necessarie per aiutare la divisione a raggiungere i loro obiettivi per l'anno.

Non si tratta semplicemente di razionalizzare i processi aziendali. Coloro che lavorano nei ruoli BAU possono anche capire che il cambiamento è essenziale a causa dei cambiamenti nel quadro normativo o come parte della situazione concorrenziale per l'organizzazione.

Il personale di Frontline lavora per offrire una strategia e sanno cosa vogliono essere diversi per arrivare.

I progetti sono il meccanismo per attuare tale cambiamento. I progetti forniscono la modifica alle funzioni BAU tramite la gestione del progetto. Chiariremo cosa è la gestione del progetto. L'organizzazione del progetto lavora per fornire la modifica che i team BAU hanno identificato. Ciò accade una volta che è passato attraverso un processo di approvazione del progetto che è normalmente un caso aziendale e l'approvazione senior management.

Questo non significa che le persone in un ruolo di progetto non possono mai suggerire miglioramenti alla pratica aziendale, ma lo faranno sotto il loro ruolo di dipendente piuttosto che come parte del loro ruolo di progetto.

Questa divisione, che potrai sentire riassumere come 'cambiare l'attività, gestire l'attività', si nota anche alla fine dei progetti.La modifica che un progetto implementa consiste nel fornire un'uscita. Questo potrebbe essere un pezzo di nuovo software, un edificio, un nuovo servizio o qualcos'altro. Il team di BAU è responsabile di prendere ciò e di usarla bene per offrire vantaggi commerciali. In altre parole, il progetto offre la capacità di ottenere vantaggi e le operazioni BAU utilizzano quella capacità per ottenere effettivamente i vantaggi.

2. Progetti gestiscono il rischio; BAU mitiga il rischio

Per funzionare come al solito funzioni per essere efficace, troverete che le squadre BAU cercano di attenuare tutto il rischio per le operazioni. Prendendo l'incertezza fuori dal business per una migliore stabilità organizzativa e processi ripetibili è una buona cosa.

I progetti, per la loro stessa natura di essere unici e incerti, richiedono un elemento di rischio. L'azienda sta facendo un po 'di salto nell'ignoto solo facendo un progetto, in quanto introduce cambiamenti e fornisce qualcosa che non c'era prima.

Le squadre di progetto, pertanto, risolvono il rischio in un modo diverso rispetto al lato BAU dell'organizzazione. I project manager cercano di gestire il rischio, sia positivo che negativo, per ottenere i migliori risultati. Ciò potrebbe includere l'attenuazione del rischio per cercare di limitare la probabilità che si verifichi, ma include anche altre strategie di gestione dei rischi.

È improbabile che si spegnerà mai il rischio su un progetto, ma potrebbe essere in grado di farlo per buoni motivi operativi per il tuo lavoro BAU.

3. I progetti sono ormai legati; BAU è in corso

I progetti hanno un inizio, un mezzo e una fine. Questo è il ciclo di vita del progetto. Infatti, la caratteristica più definita di un progetto è che finisca. Durante questo periodo il project manager e il team di progetto lavorano sul progetto. Poi la squadra si scioglie durante la fase di passaggio e chiusura alla fine.

BAU non si ferma. Naturalmente è possibile chiudere una funzione o interrompere un processo se non è più necessario per il business - anche se questo sarebbe stato gestito come progetto! . Una funzione BAU produce un lavoro continuo senza data prevedibile.

4. I progetti possono essere capitalizzati; BAU Spesso non può essere

Progetti possono essere capitalizzati e spesso BAU non può essere - si contano sulle spese operative per il tuo business in corso come al solito lavoro. In altre parole, i trattamenti contabili per i progetti ei compiti "altri" sono diversi.

Il finanziamento del progetto si riferisce spesso alla messa in servizio di un bene, il che significa che i costi possono essere capitalizzati. In alcuni casi, a seconda di dove sei nel mondo e delle regolazioni contabili locali, puoi anche prendere i costi del progetto sotto la linea.

I costi BAU sono normalmente considerati opex (spese operative) e sono monitorati nei conti profitti e perdite della società.

Il finanziamento del progetto e il finanziamento aziendale, in generale, è un'area molto specializzata, quindi è sempre meglio prendere dei consigli dai tuoi esperti di Finanza prima di fare qualsiasi giudizio su cosa dovrebbero e non dovrebbero essere capitalizzati nella tua organizzazione. Le regole di contabilità differiscono da paese a paese e anche da organizzazione a organizzazione dove le singole imprese hanno processi e modi di fare le cose.

In caso di dubbi, controllare sempre!

5. I progetti coinvolgono squadre cross-funzionale; BAU coinvolge le squadre funzionali

Infine, c'è una grande differenza nel trucco dei team di progetto. I progetti tendono a coinvolgere squadre di esperti multidisciplinari riuniti per fornire una particolare produzione. Sapere come motivare un team di progetto è importante perché a volte i progetti iniziano senza che l'obiettivo sia comunicato a tutti. Se le persone non hanno una chiara comprensione di ciò che stanno lavorando, allora tendono a non fare il loro lavoro migliore.

Le squadre di progetto sono costituite da persone che riempiono ruoli particolari. Questi non sono titoli di lavoro ma posizioni all'interno del progetto con responsabilità distinte. I ruoli principali di un team di progetto sono:

• Project Sponsor
• Project Manager
• Senior Supplier (l'organizzazione responsabile dell'esecuzione del lavoro, che potrebbe essere un team interno come IT o un contraente o un fornitore esterno) > Cliente (questo potrebbe essere un cliente interno come un altro gestore di reparti o, in un'organizzazione di servizi client, il cliente per il quale stai consegnando il progetto)
• Esperti di argomento (persone portate alla squadra per la durata del progetto o di una parte che utilizza la propria competenza per contribuire al successo del progetto).
• Scopri di più i ruoli di un team di progetto.

Il lavoro di BAU, invece, è gestito da squadre funzionali. Sono esperti di per sé, ma raggruppati come divisioni e normalmente con sovrapposizioni più incrociate con altri reparti rispetto alle squadre di progetto.

Di solito è molto chiaro che cosa dovrebbero lavorare e gli obiettivi della squadra. Avranno obiettivi chiari e una visione del ruolo che il dipartimento svolge in azienda. Un esempio potrebbe essere un team di servizi per i clienti, che operano come parte di una divisione di servizi clienti più vasta che gestisce le chiamate e le e-mail da parte dei clienti del tuo prodotto.

Questo è complicato: ci sono sovrapposizioni. Ad esempio, un team leader in quel call center del cliente è uno specialista nel loro campo. Possono essere inviati a un team di progetto per gestire un pacchetto di lavoro e le risorse relative alla consegna di parte di un progetto che si riferisce al contatto con il cliente. Ma nel loro lavoro di progetto, stanno assumendo il ruolo di Expert Subject Matter, non Customer Leadership Team. Come membro del team di progetto, saranno responsabili della loro parte del bilancio del progetto e hanno un alto grado di discrezione circa come il lavoro viene svolto per soddisfare gli obiettivi finali. Potrebbero non avere questo nel loro ruolo di BAU.

Il conflitto tra BAU e progetti

Il lavoro di progetto e il lavoro di BAU possono sedersi ben accanto all'altro, ma più spesso non c'è una tensione. Ciò accade perché i progetti cercano di cambiare lo status quo. Lo status quo funziona abbastanza bene, e la gente non, per la maggior parte, piace cambiare, quindi ci sarà sempre un po 'di tensione.

In secondo luogo, quando si chiede alle persone di aderire al team di progetto, possono subire un conflitto di fedeltà.È la loro prima responsabilità per il loro lavoro o il progetto? Gli obiettivi chiari e un forte impegno per il progetto da parte della direzione possono aiutare qui, oltre a mantenere le linee di comunicazione aperte in modo che sappiano quali siano le priorità aziendali e di squadra.

In terzo luogo, mantenere l'attività in funzione è sempre la priorità. Ciò ha un impatto per i team di progetto che potrebbero vedere il loro taglio di finanziamenti, le risorse chiave tirate indietro ai ruoli di BAU e le scadenze ritardate perché il lavoro da svolgere per mantenere le operazioni quotidiane dell'organizzazione sta attirando l'attenzione.

I project manager possono ottenere frustrati con questo, ma sarà sempre così, e dovrebbe essere. Non c'è alcun motivo per offrire un progetto fantastico se la società è andata busto nel frattempo e non c'è nessuno a sinistra per utilizzare quello che hai costruito!

Con queste linee guida, dovrebbe essere facile vedere se si lavora su progetti o BAU o entrambi.