Come fare un incontro di lavoro di solito noioso Più emozionante

Le riunioni sono una parte inevitabile del business. Condividete informazioni, idee idee, generazione di soluzioni e creazione di processi e sistemi. Il problema è che molti di questi incontri sono dolorosamente noiosi, il che significa che le persone che frequentano hanno il loro cervello sintonizzato.

Se le persone non prestano attenzione e si concentrano, la riunione è solo uno spreco di tutti i tempi. Come puoi fare riunioni noiose più emozionanti in modo da realizzare qualcosa?

Ecco 5 suggerimenti pratici:

1. Ban SmartPhones

Sì, questo è come dire alle persone a gettare i loro figli nella tana dei lupi prima di venire alla riunione. Le persone insisteranno che devono avere i loro telefoni - dopo tutto, un'emergenza potrebbe verificarsi. Sì. Il mondo potrebbe finire durante la riunione di pianificazione trimestrale, ma è improbabile.

Il problema con la tecnologia di oggi è che ti permette di concentrarsi su ciò che non è di fronte a te - la riunione. La cosa divertente è che se le persone facevano faccia a faccia con le persone che scrivevano durante la riunione, avrebbero messo in rilievo qualcun altro. I telefoni restano nelle scrivanie.

Senza il telefono, due cose accadono durante la riunione. Sei costretto a rimanere nel presente e il tempo di inattività è speso per comunicare con gli altri partecipanti. Perché è importante? Perché troverai le tue riunioni più interessanti quando conoscete i tuoi colleghi.

Come li conosci? Parlando con loro.

Che cosa fai quando hai il tuo telefono? Non parli con le nuove persone.

2. Preparare, preparare, preparare

Una riunione in cui il leader o il moderatore arriva in ritardo, non ha un ordine del giorno e le ali, è noioso e noioso. Una riunione ben preparata può essere affascinante e coinvolgente. Quando il leader ha un piano e uno scopo, la riunione sarà più interessante.

Quando non c'è direzione o obiettivo, l'incontro non sarà interessante.

L'altra parte della preparazione sta migliorando le tue abilità. Sei stato a riunioni che sono state produttive e interattive e ti hanno fatto sentire come se potessi andare avanti e realizzare grandi cose. E hai partecipato a riunioni dove sei abbastanza sicuro che se ti addormenti nessuno ti mancherà e non ti perderai niente di importante. La differenza è la persona che gestisce la riunione.

Se i tuoi incontri sono noiosi, date un'occhiata allo specchio. Trova un modo per migliorare. Puoi prendere una classe formale (il tuo dipartimento di risorse umane potrebbe aiutarti con suggerimenti), puoi chiedere un feedback e un tutoraggio da un collaboratore le cui abilità di riunione si ammira o puoi prendere una classe online. Un sacco di aiuto è disponibile per te e molti sono gratuiti per l'assunzione quando si desidera rendere più eccitanti le vostre riunioni usuali e noiose.

3. Tutti partecipano

Perché dovrebbero partecipare tutti? Beh, perché se la partecipazione non è necessaria, puoi gestire tutta la questione via email. Sul serio. Ci sono poche volte quando è necessario portare un gruppo per trasmettere informazioni.

Sì, ci sono alcune cose come i licenziamenti di massa o una ristrutturazione aziendale completa che andrà meglio se si dispone di un manager di parlare con l'intero gruppo, ma nella maggior parte dei casi le riunioni devono sempre essere interattive.

Quanto interattivo? Beh, questo dipende dallo scopo della riunione. Se si tratta di una sessione di brainstorming, tutti dovrebbero parlare. Se qualcuno non sta parlando, chiamare quella persona. Le introverture potrebbero non piacere di quel tipo di incontro e non dovreste fare incontri ad alta pressione per le introverte mettendole in loco.

Ma la tua cultura di riunione deve assicurare che tutti partecipino a queste sessioni di brainstorming e dovrebbero sapere che la loro partecipazione è necessaria in anticipo.

Se si tratta di una riunione di pianificazione o di una riunione per la definizione di obiettivi o anche di una riunione trimestrale di report, ci dovrebbe essere tempo per l'immissione, per fare domande o per fare commenti. L'atmosfera deve incoraggiare la partecipazione, ma con pochi limiti (vedi sotto).

4. Non lasciare che qualsiasi persona domina

Se stai guidando la riunione, è naturale che tu debba parlare di più.

Dopo di te, però, non si desidera che un'altra persona dominasse la conversazione. Questo può rendere tedioso un incontro. Ricorda di reindirizzare i commenti e di chiamare persone che conoscete sono esperti dell'area per diffondere un parlante compulsivo.

Ad esempio, quando Jane ha fatto il suo quarto commento e comincia ad andare per un quinto, la ha tagliata con la massima ampiezza dicendo: "Grazie Jane, conosciamo la tua posizione. Vorrei sentire cosa Karen ha da dire. E, Jim e Bob non hanno ancora avuto la possibilità di parlare.

A volte, dovrai parlare con i Janes del tuo ufficio prima di una riunione per ricordargli che il punto di riunirsi come gruppo è quello di condividere le idee con tutti e se domina, la riunione non sarà così riuscito. Oppure, immediatamente dopo la riunione funziona bene, anche se avrai esempi freschi se necessario.

Le persone che hanno avuto il tempo di partecipare a una riunione che porta la propria conoscenza e l'esperienza meritano la possibilità di parlare e di condividere le proprie opinioni. Come leader, puoi imparare a controllare il comportamento che sconvolge la riunione.

5. Crea elementi che possono essere eseguiti

Una riunione che finisce senza azioni è solo un spreco di tempo. È un deposito informazioni, nel qual caso una riunione non è il modo migliore per procedere. Un incontro interessante e emozionante finisce con le cose che le persone possono e dovrebbero fare - sia per migliorare i loro obiettivi individuali, sia gli obiettivi della società o, idealmente, entrambi. Se le persone non si allontanano sapendo quali sono i loro prossimi passi, la riunione non è riuscita.

Oltre ad avere elementi attivi, ci deve essere un follow-up. Ciò può avvenire in una seconda riunione o singolarmente, ma deve accadere. La gente si accorderà se sanno che le voci d'azione sono tutte per spettacolo.

Le riunioni non sostituiranno mai viaggi a Disneyland per l'eccitazione, ma è possibile renderli più emozionanti e interessanti e produttivi. Fai questi cinque cambiamenti e renderai più eccitante le tue riunioni usuali e noiose per i partecipanti. E, questa è una buona cosa per il successo della tua organizzazione.