Quali project manager fanno tutto il giorno?

Mi chiedi spesso che cosa un project manager fa perché il ruolo è così ampio. Ecco la mia presa sul ruolo del project manager. Questo è ciò che i project manager gestiscono tutto il giorno.

Project Managers …

Sviluppa la grande idea

Il primo lavoro del project manager è quello di sviluppare la grande idea. Non è sempre stato così. Non che da tempo i dirigenti del progetto avrebbero dovuto prendere un'idea piena, probabilmente un caso aziendale completo e trasformarlo in un piano di progetto che potrebbe essere eseguito.

Oggi il ruolo del responsabile di progetto si è evoluto in qualche modo, e probabilmente vi troverete coinvolti prima e prima nel progetto prima ancora che sia diventato un progetto.

Sarai lavorato con lo sponsor del progetto per esaltare l'idea di formare un'immagine iniziale del progetto e valutare se è fattibile.

La tua grande idea è considerata fattibile, quindi il prossimo passo sarà quello di mettere insieme un team che possa lavorare a trasformare questa idea in realtà. Avrete bisogno di un certo numero di persone che possano svolgere diversi ruoli su un team di progetto.

Idealmente, stai cercando esperti di argomento in ogni area funzionale, ma dovrai anche prendere in considerazione la disponibilità. I project manager non possono sempre ottenere il personale che vogliono in una squadra perché quegli esperti sono occupati su altri progetti. Se non riesci ad aspettare che siano disponibili, dovrai lavorare con le persone che sono disponibili.

Non avrai bisogno di tutti coloro che sono coinvolti nella squadra per tutto il tempo. Alcuni esperti funzionali, come avvocati o ufficiali di stampa, dovranno solo aderire alla squadra nei punti rilevanti lungo la strada. Parte della capacità di gestione del progetto e della gestione delle risorse è assicurarsi di far loro sapere che i loro compiti stanno arrivando e poi portandoli ad accelerare il progetto non appena la loro esperienza è necessaria.

Organizzazione di cosa accadrà per accadere

Durante l'avvio del progetto e le fasi iniziali, si lavora con il tuo team per definire esattamente cosa deve essere fatto. Ciò implica l'impostazione di una definizione chiara per il lavoro e assicurarsi che tutti capiscano gli obiettivi.

Vale la pena formulare tutto questo in termini di valore commerciale o di vantaggi: in altre parole, spiegare perché stai imbarcando su questo nuovo pezzo di lavoro.

Lead The Team

Ora hai messo insieme la tua squadra e tutti voi sapete cosa dovete raggiungere insieme, è il compito del project manager garantire che tutta la squadra lavora insieme per raggiungerlo.

È più difficile di quanto suoni! Gestire con successo un team significa negoziare le sfide di disaccordi, conflitti e essere in cima alle comunicazioni in ogni momento. Devi motivare la tua squadra a fare un ottimo lavoro, anche quando i tempi sono duri.Inoltre coinvolge coaching, formazione, mentoring e sviluppo delle persone che lavorano sul progetto, anche se non lavorano direttamente per te. Questo è un sovraccarico spesso dimenticato sui progetti, ma ricorda che le persone si esauriscono meglio se ritiene che siano rispettate e incoraggiate a fare il loro lavoro migliore. Se puoi rendere il tuo progetto un luogo dove le persone crescono e sviluppano nuove competenze, allora la gente vuole lavorare con te.

La leadership del team prevede anche la creazione e la gestione della collaborazione sulla squadra. Ciò potrebbe avvenire attraverso strumenti di gestione dei progetti online o riunioni di gruppo a faccia a faccia, o qualcosa in mezzo. La collaborazione e la costruzione di un senso di "team" aiuteranno le risorse del progetto a risolvere i problemi del progetto in caso di conflitti o tempi difficili, ad esempio una scadenza che viene improvvisamente portata avanti.

Gestione dei soldi

I progetti costano denaro e la possibilità di mettere insieme un bilancio di progetto è un'abilità fondamentale per un project manager. Tuttavia, il tuo ruolo non finisce qui. È necessario essere in grado di gestire i costi e controllare i costi del progetto in corso.

Puoi farlo:

Sviluppare le stime che coprono tutte le attività e le risorse necessarie al progetto.

Lavorare con gli esperti del tuo argomento per assicurarti che questi siano completi e completi.

• Utilizzo delle stime per creare un budget di progetto.
• Utilizzando il tuo budget per spiegare al sponsor del progetto e sapere chiaramente il costo del progetto.
• Quindi, durante tutto il progetto, puoi gestire i tuoi costi attraverso un accurato controllo dei costi. Ciò comporta confrontare quello che stai spendendo nella vita reale alle stime e al budget di progetto che hai messo insieme. Speriamo che non siano troppo distanti, ma se notate una tendenza a spendere troppe o stime non corrette, allora sarai abbastanza presto per correggerlo, con tutta fortuna. È possibile solo fissare ciò che si nota, quindi un buon controllo dei costi è importante.
• Suggerimento per esperti:

Il buon controllo dei costi implica più di un semplice monitoraggio della spesa. È inoltre necessario monitorare la quantità di lavoro svolto sul progetto. È la combinazione di soldi e compiti completati che ti dà la visione se il progetto sta spendendo oltre i suoi mezzi.

Decisioni Facciamo una cosa: mentre il promotore del progetto è presente per le decisioni gigantesche, tu sei il responsabile del progetto e responsabile della maggior parte delle decisioni prese sul progetto. Anche i grandi. Anche quando non stai facendo la decisione, metterai una raccomandazione per quale decisione si pensa che lo sponsor dovrebbe prendere, perché hai tutti i dettagli e hai passato le età considerandolo e che potrebbero non avere la capacità di fare quella.

Impegno degli stakeholder

Non molto tempo fa, la letteratura sulla gestione del progetto ha parlato di "gestione degli stakeholder". 'Oggi è riconosciuto che non puoi' gestire 'un stakeholder. È naïve e un po 'insultante per suggerirlo, perciò parliamo di "impegnarci".

In termini pratici, gli strumenti in questione non sono cambiati: è solo la retorica e l'atteggiamento che sono diversi.Potrai comunque illustrare chi sono i soggetti interessati sul progetto e se sono particolarmente potenti o influenti in relazione al lavoro che stai facendo. Sviluppare un piano di comunicazione e metterlo in pratica.

L'impegno degli stakeholder significa lavorare con le persone colpite dal progetto per assicurare che comprendano i cambiamenti che stanno arrivando.

Leggi successivamente: affrontare le parti interessate difficili (perché non tutti saranno facili da lavorare).

Fornire gli obiettivi del progetto

Lo farai con il coinvolgimento del tuo team e è tutto ciò che finora ha portato a termine.

Essere in grado di erogare efficacemente ciò che hai promesso affida di essere molto chiari su ciò che dovrebbe essere. Dovrai documentare i principali fattori di successo e le misure che verranno utilizzate per valutare se hai raggiunto quello che hai deciso di fare.

Questo dovrebbe essere indicato nel documento aziendale del progetto o nel documento di inizio progetto (o entrambi, a diversi livelli di dettaglio). Pertanto dovrebbe essere relativamente semplice vedere quali sono questi obiettivi - è meno semplice assicurarsi di consegnarli.

La buona pianificazione, la leadership forte e la capacità di vedere il quadro generale e il dettaglio contribuiranno immensamente.

Gestire il passaggio in portafoglio

L'erogazione degli obiettivi del progetto non è la fine del tuo ruolo di project manager. La cosa più importante alla fine della fase di esecuzione è assicurarsi di fornire un chiaro e completo passaggio alla squadra che stia per gestire il progetto in corso.

Un buon passaggio significa che puoi fare un passo indietro. Non sarai più la persona 'a' andare in 'sul progetto e sarai in grado di passare al tuo prossimo progetto sapendo che il team aziendale è in grado di fare il meglio di quello che hai consegnato a loro.

Condividi La Conoscenza

'Le lezioni apprese' è come descrivere ciò che è stato appreso attraverso il progetto che potrebbe essere utilizzato in altre iniziative in futuro. Il responsabile del progetto dovrebbe tenere una riunione appresa alla fine del progetto. Questo aiuta la squadra a crescere e mantiene le conoscenze organizzative. In altre parole, smette di ripetere gli errori.

Così è questo che un project manager fa tutto il giorno. Il tuo elenco di attività effettivo potrebbe sembrare un po 'diverso da questo elenco, ma in sostanza tutte le attività in essi contribuiranno a questi elementi di essere un project manager. E 'un lavoro ampio e impegnativo, ma è anche vario e una grande scelta di carriera!