Che cosa è una fattura e che cosa include?

Che cos'è una fattura?

Una fattura , a volte denominata fattura di vendita, è una fattura inviata da un fornitore di un prodotto o servizio all'acquirente. La fattura stabilisce un obbligo da parte dell'acquirente di pagare, creando un credito. In altre parole, la fattura è una verifica scritta dell'accordo tra l'acquirente e il venditore delle merci o dei servizi.

Le fatture sono una parte importante del sistema di contabilità di contabilità e contabilità della tua attività aziendale perché registrano transazioni di vendita.

Cosa include una fattura?

Le sezioni usuali di una fattura includono:

• Data che la fattura è stata creata. Non dimenticare questo! La data della fattura inizia l'orologio che passa sul cliente. Se hai dei termini (un limite di tempo per il pagamento), vuoi includere la data in modo che tutti sappiano quando il pagamento è dovuto.
• Nomi e indirizzi del cliente e del fornitore. Se stai creando la fattura nel software di contabilità, potrebbe essere necessario solo l'indirizzo email del cliente, ma è comunque una buona idea raccogliere e includere l'indirizzo fisico, nel caso in cui sia necessario inviare una vera e propria lettera o documento.
• Nomi di contatti di individui presso le due imprese (o business e individuali). È una buona regola dei rapporti con i clienti per assicurarsi di inserire correttamente i nomi.
• Descrizione degli articoli acquistati , prodotti o servizi, compresi i prezzi e quantità. Spesso avrai descrizioni standard degli articoli e numeri di inventario. Ma è quanto più specifico e dettagliato, quando crei la fattura. Ciò evita confusione e problemi "non sapevo".

• Condizioni di pagamento. Ad esempio, il provider potrebbe specificare "netto 30 giorni", il che significa che l'intero importo è dovuto entro 30 giorni.

Come fatturare un cliente

È possibile utilizzare software di contabilità aziendale online o forse si utilizza una fattura pre-stampata che sarà completata. Il processo funziona allo stesso modo sia per i processi di fatturazione.

Si prepara una fattura solo dopo aver spedito o consegnato il prodotto o il servizio al cliente.

• Inizia da identificare il cliente . In alcuni casi, è anche possibile identificare un sub-cliente o un lavoro all'interno del file del cliente.
• Includi i numeri di documento precedenti relativi a questa vendita, inclusi qualsiasi ordine di acquisto o accordo o preventivo di vendita.
• Identifica gli articoli venduti e consegnati . Di solito si includere il nome del prodotto o del servizio, la quantità (o l'ora, per i servizi) e il tasso (per voce o per ora). Se si utilizza il software online, viene calcolato il totale per ogni elemento. Questo è il luogo in cui potrebbe essere necessario classificare un elemento come "backordered.
• Ciascun elemento ha la sua propria linea e viene aggiunto il totale di tutte le righe.
• Successivamente, includerai le informazioni depositi già effettuati dal cliente, o qualsiasi sconto applicato a questa fattura Puoi offrire ai clienti diversi metodi di pagamento, forse concedendo uno sconto per pagare in contanti.
• Includi i termini
• di spedizione per i prodotti spediti. : FOB punto di spedizione o destinazione FOB (FOB sta per "libero a bordo".) Se i termini sono il punto di trasporto di FOB, il trasportatore (che è il venditore) paga la spedizione Se i termini sono destinazione di FOB, l'acquirente paga la spedizione È anche una buona idea notare se il cliente recupera l'elemento o gli elementi, nel caso in cui vi sia qualche domanda circa l'oggetto ricevuto. Includi i termini
• di vendita. Cioè quando vuoi che il compratore paghi e ti darà uno sconto per il pagamento anticipato? I termini sono espressi come questo 2/10 Net / 30. Questo significa che darai uno sconto del 2% se pagate l'invio viene effettuato entro 10 giorni e l'intero saldo è dovuto entro 30 giorni. Le fatture possono essere spedite via e-mail o fax via fax a un cliente.

Quando un cliente paga, il numero di fattura deve essere indicato sulla ricevuta di vendita e corrispondente alla ricevuta di vendita nel software di contabilità, quindi è chiaro che la fattura è stata pagata. Il pagamento prende l'importo residuo dal tuo conto crediti.

Fatture rispetto agli ordini di acquisto

Le fatture sono talvolta confuse con gli ordini di acquisto. Gli ordini di acquisto (PO) sono prima della transazione e le fatture sono dopo la transazione. Gli ordini di acquisto registrano un ordine da un cliente a un fornitore o un fornitore. Una fattura, invece, registra la ricezione del prodotto o del servizio e, come sopra indicato

Alcuni esempi di fatture

Susan Ward, esperto di Small Business-Canada, ha una fattura di esempio , che include informazioni canadesi, ma ti darà un'idea di quale fattura include . Allena Tapia, esperto di scrittura freelance, ha indicazioni dettagliate per creare una fattura.