Cosa è la revisione del documento?

Il processo di revisione dei documenti

La revisione del documento è spesso la fase più intensa e costosa del processo di contenzioso, il processo di e-discovery e l'EDRM. Durante questa fase, ogni pagina di dati in una raccolta viene riesaminata e analizzata - automaticamente attraverso mezzi tecnologici e manualmente attraverso avvocati e paralegali - per determinare quali documenti devono essere trattenuti dalla produzione al consiglio opposto.

Spesso i revisori dei documenti sono avvocati che comprendono le questioni legali e di fatto in materia di controversie e sono in grado di fare le necessarie richieste di giudizio in termini di privilegio e di reattività. Per ridurre al minimo i costi, vengono spesso impiegate squadre di avvocati e / o paralegali.

Il processo di revisione è spesso costituito da più fasi. Il team legale può effettuare una prima revisione per analizzare i documenti per la pertinenza e il codice o contrassegnarli per oggetto rilevante. Il personale di supporto alle controversie poi carica i dati codificati in un database ricercabile che consente alle squadre di contenzioso di individuare facilmente i documenti chiave in ogni fase del processo di contenzioso.

Dopo che le informazioni vengono elaborate, il team legale conduce una seconda revisione più dettagliata per determinare quali documenti devono essere trattenuti dalla produzione. I documenti possono essere trattenuti per diversi motivi, tra cui:

Rilevanza - Le informazioni rilevanti per i problemi nel caso?

Se non è pertinente ai fatti e alle questioni della rivendicazione, della causa o dell'indagine, non è necessario prodursi alle parti contrapposte.

Responsiveness - Le informazioni rispondono alle richieste di scoperta delle parti avversarie o alle richieste di indagine degli organismi di regolamentazione? In caso affermativo, a quale richiesta di produzione è l'informazione responsabile?

I revisori dei documenti potrebbero anche contrassegnare i documenti "caldi" - quelli che contengono informazioni cruciali per il caso e sono particolarmente reattive - durante la fase di revisione del documento.

Privilege - Le informazioni sono soggette al privilegio del procuratore-cliente, alla dottrina del prodotto dell'avvocato del lavoro e / o alle leggi di riservatezza e alle leggi sulla privacy? In caso affermativo, viene anche trattenuto dalla produzione.

Confidenzialità - Se il documento è riservato, deve essere escluso dalla produzione. Ad esempio, se un documento descrive un segreto commerciale - come la ricetta per la barra di cioccolato firmata di un produttore di caramelle - la squadra legale non è obbligata a rivolgersi a parti contrapposte. Il revisore del documento analizzerà il documento per determinare se contiene informazioni riservate. In caso affermativo, il revisore determinerà se alcune parti di quel documento devono essere redattate per proteggere il prodotto di lavoro riservato del cliente o se il documento deve essere escluso dalla produzione.

Nell'ambito del processo di revisione del documento, il team di revisione può identificare documenti che devono essere modificati in modo totalmente o parzialmente o contrassegnati come riservati per proteggere il contenuto di tali documenti dalla divulgazione. Il team può anche preparare registri privilegiati e / o redazionali per tenere traccia di tali informazioni.

Oltre a rivedere la pertinenza, la capacità di risposta, il privilegio e la riservatezza, il team di revisione può anche analizzare le informazioni relative ai documenti chiave ai fatti presunti o alle principali questioni legali nel caso. I revisori dei documenti possono anche tentare di relazionare documenti chiave a giocatori chiave che possono testimoniare i documenti o identificare altre informazioni soggettive. Sulla base della revisione e dell'analisi dei documenti della raccolta, la squadra legale può iniziare a acquisire una maggiore comprensione delle questioni di fatto in un caso, formulare le teorie legali e individuare i testimoni chiave da depositare o chiamata al processo.

Attraverso l'eliminazione, la ricerca di parole chiave, la prima revisione e altre tecniche per limitare il volume del set di dati, i documenti che ultimamente vengono esaminati dalla squadra legale rappresentano solitamente solo una piccola frazione della collezione originale.

Per ridurre ulteriormente le spese, un numero crescente di tecnologie che automatizzano il processo di revisione sono in streaming sul mercato.

Per ulteriori informazioni sulla revisione del documento, esplora questo profilo di carriera del revisore del documento e questo elenco delle capacità di revisione dei documenti e dei tratti di personalità.