Come compilare e formare un modulo W-3

Che cos'è il modulo W-3?

A W-3 Form è una forma di trasmissione che viene inviata all'Amministrazione della Società di Sicurezza (SSA) che mostra i guadagni totali, i salari di sicurezza sociale, i salari Medicare e la ritenuta per tutti i dipendenti dell'anno precedente. Il titolo del modulo è "Trasmissione di salari e dichiarazioni fiscali". Per preparare un modulo W-3, è necessario aggiungere salari per tutti i dipendenti di ciascuna categoria, da tutti i moduli dei dipendenti W-2 e utilizzare i totali W-2 per completare il modulo W-3.

La forma W-2 è il salario e il totale delle imposte attribuite ai dipendenti in modo da poter presentare queste informazioni sui loro redditi di reddito personale.

Quando deve essere archiviato un modulo W-3?

Devi inviare un modulo W-3, insieme a tutti i moduli W-2 per tutti i dipendenti, prima della fine di gennaio, a seguito dell'anno fiscale. Per esempio, se hai preparato i W-2 per i dipendenti per il 2016, devi inviare tutti i W-2 più il modulo di trasmissione W-3 entro il 31 gennaio 2017.

La scadenza del 31 gennaio è la stessa per la presentazione di forme cartacee e di archiviazione elettronica.

La data di scadenza del 31 gennaio è nuova per il 2017. Ciò significa che a questa data dovete fornire i moduli W-2 ai dipendenti e inviare la forma W-2s e W-3 alla SSA entro la stessa data. È una buona idea dare i formulari ai dipendenti all'inizio di gennaio, quindi c'è tempo per correggere gli errori prima di inviare tutto al SSA.

Come ottengo i moduli W-3?

Non è possibile copiare solo un modulo W-3 o stamparlo su Internet, perché la forma viene stampata con un inchiostro rosso speciale.

Devi acquistare il tipo di W-3 richiesto nello stesso posto in cui acquisti i moduli W-2 oppure puoi avere il tuo elaboratore di paghe o il preparatore di imposta completare questi moduli.

Come complimere il modulo W-3?

Ecco le sezioni del modulo W-3, se vuoi lavorarle da soli. Controlla anche le istruzioni fornite per questo modulo.

Informazioni sul datore di lavoro. Questa sezione (da a a h) include informazioni comuni sulla tua attività come datore di lavoro. Un paio di note:

• Tipo di pagatore. La maggior parte delle imprese è la casella di controllo 941. La forma 941 è la forma trimestrale dei salari e delle imposte completata dalla maggior parte dei datori di lavoro. Altre opzioni includono il datore di lavoro e altri.
• Tipo di datore di lavoro. La maggior parte delle aziende controllerebbe la casella "nessuna applicazione". Le altre caselle sono destinate alle organizzazioni senza scopo di lucro e ai datori di lavoro del governo federale.
• Numero di stabilimento. La sezione del numero di stabilimento è fornita in modo che i datori di lavoro possano individuare diverse aree dell'attività, sia per posizione, filiale o divisione. Se identificate i numeri di stabilimento, devi separare i moduli W-2 e W-3 per ciascuna struttura. Oppure, puoi combinare tutti gli stabilimenti e inviare tutti i moduli W-2 insieme a una forma W-3.

Informazioni salariali e fiscali. La seconda sezione, numerata da 1 a 19, corrisponde alle sezioni numerate sul modulo W-2. In questo modulo W-3, è necessario fornire totali per tutti i W-2 che state inviando.

Dati di contatto del datore di lavoro. Questa parte finale del modulo richiede di fornire informazioni di contatto, incluso un indirizzo email.

Quando e come formo il modulo W-3?

La forma W-3 deve essere inviata alla SSA entro la fine di febbraio, insieme a una copia A dei moduli W-2 W-2 per ogni dipendente.

I totali per ogni elemento del W-3 devono corrispondere ai totali di tutti questi elementi su tutti i moduli W-2 dei dipendenti. Il W-3 comprende anche i salari e la ritenuta totale per tutti i dipendenti.

Dovete presentare il modulo W-3, unitamente ai moduli W-2 per tutti i dipendenti, nell'ultimo giorno lavorativo di febbraio. Consultare questo articolo sulle scadenze per la presentazione delle imposte sul reddito per informazioni specifiche sulla data di deposito per quest'anno.

La scadenza per il file dell'anno fiscale 2016 W-2s e W-3s è il 31 gennaio 2017,

Se si file W-2 Forme elettronicamente

Se decidete di presentare i file W-2 dei dipendenti elettronicamente Amministrazione sociale, non è necessario compilare tutte le informazioni W-2 e inviare un modulo W-3.

L'IRS suggerisce fortemente di fornire forme W-2 in forma elettronica all'amministrazione della sicurezza sociale. L'SSA dispone di due opzioni per la registrazione elettronica, attraverso la sua sezione Business Services Online:

• W-2 Online. È possibile utilizzare un modulo di riempimento W-3 per inviare fino a 50 moduli W-2 alla volta.

• Caricamento file. È possibile utilizzare software specifico per imposta sulle retribuzioni che formatta i file alle specifiche SSA per i moduli di deposito W-2 in formato elettronico (EFW2).

Ulteriori informazioni sulla registrazione elettronica di moduli W-2 da Social Security.

Che cosa succede se faccio un errore su un W-3?

Se si verifica un errore su un W-3, a seguito di calcoli o se uno o più W-2s non sono corretti, è necessario presentare un modulo W-2c e W-3c con l'Administration Security Security . Ulteriori informazioni su come correggere gli errori nei moduli W-2 e W-3.