Come fare un elenco di cose da fare: consigli di gestione

Abbiamo tutti fatti a fare liste. In qualche modo non sembra che abbia abbastanza ore al giorno per compiere tutte le cose nel tuo elenco di cose da fare. Ecco un sistema che funziona - e può funzionare anche per te.

Una lista non è abbastanza

Non è sufficiente fare "cose ​​da fare". Devi classificarli. Devi sapere quali sono le attività più importanti in modo da poter focalizzarle su di essi. Quindi devi assegnare risorse a quegli elementi, misurare il tuo progresso e premiarvi per i tuoi successi.

Ranking

Elenca tutti i tuoi elementi da fare in un foglio di calcolo, anche se puoi anche farli su carta. Puoi anche metterli nel tuo computer o smartphone, scrivere nel calendario o inserirli in un software di gestione del tempo.

Il primo passo è quello di elencare tutto quello che devi fare. Quindi assegnare un rango a loro in modo da poter concentrarsi sugli elementi importanti. (Vedere l'articolo Pareto's Principle - La regola 80-20 per un aggiornamento sul perché questo è importante.)

Utilizzare una classifica A, B, C. L'elenco A è quello che devo fare oggi prima di partire. L'elenco B è cose che devi fare, ma non necessariamente oggi. Infine, l'elenco C è quello di cui hai bisogno per trovare tempo per presto.

Potresti scoprire presto che le cose nella lista C e persino nella lista B non si fanno mai. In una posizione di Operations Manager parecchi anni fa, mi sono trovato sempre più frustrato con la mia lista A. Non solo non avevo passato ogni giorno, come avevo sempre prima, ma l'elenco A continuava a crescere.

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Ecco quando ho capito cosa dovevo fare per rendere il mio lavoro da fare per me e ho sviluppato un sistema che ha funzionato . Gestione del tempo

Non era sufficiente sapere cosa era importante; cosa ha fatto la lista A. Avevo anche bisogno di sapere quanto tempo ci vorrebbe e quanto tempo dovevo dedicare a loro. Ho aggiunto una colonna alla mia lista di lavoro con il tempo stimato che ciascun compito deve assumere e una colonna adiacente con il totale cumulativo.

Poi ho fatto uno studio semplice. Come ho fatto ogni attività ho scritto ciò che ho fatto e le ore di inizio e fine. Ho tenuto pista per un intero giorno. Poi l'ho ripetuto un paio di settimane dopo in un altro giorno. Non era un'indagine esaustiva con qualsiasi mezzo, ma mi ha dato una visione. Come Responsabile delle operazioni, gran parte della mia giornata è stata occupata da interruzioni - che si occupano di eventi accaduti, delle crisi che si sono verificate o dei problemi che dovevano essere risolti. In media queste interruzioni hanno consumato quattro ore al giorno. Dal momento che in genere lavoro un giorno di dieci ore, che mi ha lasciato sei ore al giorno per le cose sul mio lavoro da fare.

Ogni notte, prima di lasciare l'ufficio, aggiornerei la mia lista di compiti. Desidero cancellare le cose che avevo compiuto, delegato o ridotto, aggiunto le nuove cose che sono venute, riordinando le priorità per ottenere le attività più importanti in alto e assegnare il tempo stimato a ciascuno.Poi vorrei scendere l'elenco al punto di sei ore e disegnare una linea. Questo è diventato il mio obiettivo per il giorno successivo.

Ricompensa

Più spesso, quella linea è caduta da qualche parte nella mia lista A. Raramente era in qualche parte vicino al fondo. Tuttavia, questo era il mio obiettivo. Se ho colpito o superato la linea, sono tornato a casa come se fossi stato un giorno produttivo e di successo.

Invece di sconfiggere le cose che non avevo potuto raggiungere, ho riconosciuto il mio successo di aver incontrato o battuto il mio obiettivo. Il giorno successivo ho dovuto ricominciare da capo e raggiungere il nuovo obiettivo, ma lo ho fatto dalla prospettiva di costruire un successo precedente, piuttosto che dalla frustrazione di avere sempre più da fare che ho avuto il tempo di realizzare.

Hai bisogno di un sistema

Per avere successo, devi sviluppare un sistema per gestire il tuo tempo in modo da poter ottenere più lavoro nel tempo che hai. Se la tua linea di destinazione nell'elenco delle attività è sempre vicino alla cima, il tuo capo sta per iniziare a cercare qualcun altro che può lavorare un po 'più in là in giù l'elenco ogni giorno. Di seguito, controlla alcune risorse per aiutarti a fare un lavoro migliore della gestione del tempo.

Gestisci questo problema

Elenca le attività che devi fare. Priorita 'quelle che sono importanti, non solo urgenti.

Avere un piano per cosa fare ogni giorno. Lavorare verso quel piano. Premiate se incontrate o battete il tuo obiettivo.

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