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Oggi le piccole e grandi imprese stanno cercando ogni modo di ridurre al minimo le spese relative al viaggio o ad altri acquisti effettuati dai dipendenti a beneficio delle imprese. Uno dei modi migliori per ridurre le inutili spese da parte dei dipendenti è la creazione di una politica di carte di credito dipendente. Al fine di ridurre l'uso improprio della carta di credito aziendale, l'azienda dovrebbe definire norme e regolamenti in merito alla modalità di utilizzo della carta di credito aziendale.
Tuttavia, molte aziende non sono consapevoli dei modi migliori per sviluppare politiche di carte di credito. Molti imprenditori hanno sempre il desiderio di creare queste politiche, ma manca di dire su come farlo. A causa di ciò, qui è una descrizione vivida su come le aziende possono effettivamente creare politiche di carte di credito dipendenti.
1. Responsabilità del titolare della carta
Se un'azienda emette carte di credito ai propri dipendenti, è necessario stabilire delle regole che regolano l'utilizzo della carta. I dipendenti dovrebbero essere ritenuti responsabili della sicurezza della carta e della riservatezza di qualsiasi informazione relativa all'azienda. I dipendenti dovrebbero assicurarsi che la carta sia mantenuta in una posizione sicura, la carta è priva di attività fraudolente e il numero di identificazione della carta è protetto. La società dovrebbe anche affermare che la carta di credito aziendale è limitata solo per essere utilizzata dal dipendente e non da qualsiasi altro individuo.
2. Spelling Out Limits
L'azienda dovrebbe essere in grado di elaborare regole che disciplinano attività o transazioni in cui la carta di credito deve essere utilizzata.
Infatti, la spesa dovrebbe essere limitata alle esigenze di specifici dipendenti. Ogni reparto dovrebbe avere i propri limiti di spesa. Come azienda, è bene informare ogni dipendente circa i limiti di spesa al momento dell'emissione. Inoltre, ogni dipendente non dovrebbe superare questo limite e se lo si fa, essi incidono sui diritti limite.
Infine, le carte di credito della società non dovrebbero mai essere utilizzate per anticipi in contanti.
3. Rapporto di utilizzo regolare
Ogni azienda deve tenere i dipendenti responsabili di qualsiasi utilizzo della carta di credito aziendale. Diciamo che alla fine di ogni mese, ogni dipendente dovrebbe presentare una spiegazione dettagliata di tutte le spese, le ricevute ei codici contabili corretti. Ogni dipendente dovrebbe assicurare che allegano le ricevute di spesa alla dichiarazione mensile prima di essere presentate alla società per scopi di verifica. Tutto ciò dovrebbe essere fatto in tempo per evitare ritardi di pagamento. In tal modo, l'azienda controlla con facilità le sue spese mensili e rende più semplice la verifica.
4. Nessun utilizzo di carte sulle spese individuali
L'azienda dovrebbe essere molto severa sull'utilizzo della carta di credito del dipendente in quanto nessuno può usarlo per spese personali.In breve, l'uso della carta dovrebbe essere limitato alle attività legate all'attività commerciale. La definizione dell'uso personale, in questo caso, è qualsiasi spesa non legata al funzionamento dell'impresa. L'azienda dovrebbe essere molto difficile per qualsiasi impiegato che utilizza la carta sui propri pagamenti.
5. Recensione di utilizzo
Se un'azienda emette carte di credito per i dipendenti, si consiglia di eseguire una revisione della carta dopo un determinato periodo di tempo.
La revisione della scheda deve essere effettuata dal supervisore immediato dei dipendenti insieme ad un membro del dipartimento contabile della società. Il supervisore del dipendente dovrebbe assicurare che l'utilizzo della carta sia limitato a quello per cui è stato destinato. D'altra parte, il dipartimento contabile dovrebbe verificare se tutte le ricevute e altri documenti di spesa presentati dal dipendente sono autentici.
Pertanto, ogni società dovrebbe disporre di un'efficace e affidabile politica di carte di credito per i dipendenti per impedire l'uso improprio della carta da parte di individui. Questo metterà una società in una buona posizione finanziaria poiché nessun dipendente utilizzerà abusivamente la sua carta per le spese personali. Inoltre, l'azienda dovrebbe assicurarsi che sia il supervisore che il reparto contabile comprendano tutti gli aspetti della politica.
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