Come risparmiare tempo sulle chiamate in uscita

La gestione del tempo telefonico è importante perché il telefono è ancora lo strumento di comunicazione primario per la maggior parte delle piccole imprese. Ma gran parte del tempo che le aziende spendono usando il telefono cellulare è uno spreco di tempo. Invece di comunicare con le persone con le quali vogliamo comunicare con le chiamate uscenti, spegniamo tempo a parlare con altre persone o macchine, giocando a interminabili round di etichetta telefonica.

Ma cosa succederebbe se potessimo chiamare e parlare con le persone con cui volevamo parlare, dire quello che volevamo dire e continuare?

Immagina quanto potremmo essere più produttivi e quanto tempo dovremmo fare altre cose.

Beh possiamo - e tutto ciò che serve è un po 'di preparazione in anticipo.

Gestione del tempo Telefoni Suggerimenti per le chiamate in uscita

1) Se sono fornitori, clienti regolari o contraenti, molti di noi chiamano ripetutamente le stesse persone. Mantenere aggiornato le informazioni di contatto con dettagli di risparmio di tempo in modo da non perdere tempo cercando di raggiungere persone che non sono disponibili.

Ad esempio, se sai che una persona particolare che vuoi raggiungere, prende un pranzo da 1 a 2 p. m. ogni giorno, perché sprecare il mio tempo cercando di chiamarla in questo periodo?

2) Programmare i numeri di quelli che chiamate regolarmente nel telefono. Sono stupito da persone che non lo fanno, come il tempo che salvi quando non stai guardando i numeri e li punisce dentro è altrettanto incredibile.

3) Progetta le tue chiamate in uscita. Prima di chiamare, annotare l'obiettivo principale della chiamata e i punti chiave che si desidera coprire.

Questo ti aiuterà ad attenersi al punto in cui sei al telefono e assicurati di coprire tutto ciò che vuoi coprire, risparmiando tempo durante la chiamata e evitando di chiamarti di nuovo perché hai dimenticato qualcosa. Vedere 11 tecniche di chiamata a freddo per vendite di successo per come preparare uno script di apertura che ti aiuterà a rimanere in discussione.

4) Se stai chiamando qualcuno inserito nel tuo database contatti, hai tutte le informazioni sulla persona che stai chiamando davanti a te quando ti chiami. Sia che utilizzi un computer desktop, un dispositivo mobile o un Rolodex, questo è un grande aiuto alla memoria durante la chiamata. Inoltre, se non dovrai cercare qualcosa come il marito del cliente, avrai la possibilità di fare appunti durante la chiamata, risparmiando ancora di più.

5) Naturalmente, se si desidera apportare le note durante una chiamata (o fare qualsiasi altra cosa mentre stai parlando al telefono), un buon vivavoce o auricolare è essenziale. Liberare le tue mani può liberare un sacco di tempo.

6) Se si raggiunge la segreteria telefonica o la segreteria telefonica di qualcuno, lasciare un messaggio completo che indica il tuo numero di telefono due volte e indica la ragione per la quale stai chiamando .Per esempio, "Questo è Susan Ward a (numero di telefono), io sto chiamando a discutere la stima per il tuo progetto, puoi contattarmi al numero di telefono di questo pomeriggio".

Dare il numero due volte al destinatario il messaggio ha una probabilità molto migliore di farlo correttamente e di farlo scrivere senza riprodurre il messaggio.

7) Non cedere alla compulsione telefonica . Quando stai cercando di raggiungere qualcuno e non hai, è tentato di richiamare - forse ogni mezz'ora!

Ma se hai lasciato un messaggio appropriato, non c'è bisogno di perdere tempo lasciando messaggi ripetuti (e riempiendo la segreteria telefonica o la segreteria telefonica). Dare alla persona che stai chiamando una quantità ragionevole di tempo per richiamare, ad esempio fino al giorno lavorativo successivo.

8) Pianificare le tue telefonate e metterle insieme in un solo blocco di tempo, se possibile. La maggior parte di noi non è così bravo a multitasking e perde una gran quantità di produttività quando stiamo spostando avanti e indietro da un'attività all'altra. Quindi, se hai una dozzina di chiamate per fare in un giorno particolare, è più efficiente farle tutte in un'ora che per fare uno o due, e poi fare altre tre chiamate un'ora dopo, e altri due 45 minuti dopo.

9) Prenotare le tue chiamate in uscita, se possibile. Se non sarà una chiamata veloce, prima di chiamare qualcuno, introdurti, dirle perché stai chiamando, e poi chiederle se è un momento conveniente per parlare o se preferisce prenotare un tempo per discuterne.

Allora organizzate che lei lo chiamerà in quel momento. Questo non può solo risparmiare tempo sul posto ma risparmiare tempo quando lo chiamerai indietro, perché sarai entrambi pronti a discutere del problema che hai originariamente richiamato.

10) Se possibile, effettuare le chiamate in uscita in "prime time". La ricerca ha dimostrato che più persone sono nei loro uffici presto la mattina e possono essere raggiunti tra 8 a. m. e 11 a. m.

Vuoi ulteriori suggerimenti per gestire telefonate? Poi vorrai leggere il pezzo di accompagnamento a questo articolo, Time Management Tips per le chiamate in arrivo telefoniche.

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