Come risparmiare tempo sulle chiamate telefoniche in arrivo - Suggerimenti per telefono

Le chiamate telefoniche in entrata possono consumare molto tempo e ridurre seriamente la tua produttività tirandole via da altre attività. Ma proprio come ci sono modi di gestire chiamate telefoniche in uscita che migliorano la gestione del tempo, ci sono modi di gestire chiamate telefoniche in arrivo per ridurre la quantità di tempo che si brucia parlando al telefono - senza essere scortese alla persona che viene chiamata tu. Questi consigli di risposta telefonica aiuteranno.

Suggerimenti telefonici per le chiamate in entrata

1) Rispondi al telefono con un saluto telefonico appropriato.

Ad esempio, quando risponde al telefono dire qualcosa come "Cypress Technologies." Susan parla: come posso aiutarti? " Questo non solo consente al chiamante di sapere di aver raggiunto un'impresa, ma mette l'onore su di lui per rispondere alla domanda, risparmiando tempo su questioni esplorative come "È questa Cypress Technologies?" E chiacchiera inattiva.

2) Pensate e priorità mentre parli.

La chiamata è meglio gestita subito o in seguito? Molte delle chiamate telefoniche ricevute dalle aziende sono richieste veloci che sono facilmente risposte, ad esempio, "Quanto si tenta di aprire?" Ma altre implicano risposte più complesse e lunghe. Se questo è il caso, dire al chiamante così, e chiedere quando sarebbe conveniente richiamarla per discutere.

3) Utilizzare tecniche come parafrasare e riassumere per mantenere le chiamate telefoniche in pista.

Se stai parlando con qualcuno al telefono che sembra voler chiacchierare o perdere il punto, dire qualcosa come, "Quindi quello che ti sento dire è …" o "Così il i punti chiave sono … "o" è (inserire riepilogo) un giusto sommario di quello che stavi dicendo? " È difficile parlare con qualcuno che rifiuta di chattare.

4) Prendi l'abitudine di chiudere ogni chiamata in arrivo con un riepilogo di qualsiasi azione che tu e il chiamante abbiano accettato di prendere.

Mentre questo richiede solo pochi secondi nella maggior parte dei casi, può risparmiare molto tempo evitando errori e la necessità di controllare due volte. Ad esempio, dopo una conversazione durante la quale hai organizzato un incontro con un cliente, potresti dire: "Buono.

Conosco con te al tuo ufficio (inserisci la posizione ) alle 10 di domani e passeremo insieme i campioni. "

5) Mantenere un messaggio di testo e scrivere strumenti da tutti i tuoi telefoni, in modo da poter annotare i dettagli durante la chiamata.

Questa non è solo una buona gestione del tempo al momento, contribuendo a mantenerti focalizzata sulla chiamata, ma un aiuto alla gestione del tempo più tardi se è necessario trovare e / o rivedere i dettagli di una conversazione particolare.

6) Dai ai tuoi clienti e clienti l'opzione di posta elettronica.

Molti di loro utilizzeranno l'email per contattarti piuttosto che telefonare se sanno che cosa è il tuo indirizzo email.Assicurati che l'indirizzo email della tua azienda sia prominente sulle tue carte da visita e sul tuo sito web, se ne hai uno. Se hai i tuoi indirizzi e-mail, invia una email ai tuoi clienti e clienti, citando l'opzione email e presentandola come un modo per migliorare le comunicazioni.

7) Utilizza la tecnologia per gestire il tempo che stai spendendo a rispondere al telefono.

Come minimo, la tua attività dovrebbe avere una segreteria telefonica e una segreteria telefonica. Impostare questi con gli appropriati script aziendali e utilizzarli per rispondere al telefono quando sei fuori dall'ufficio o devi lavorare su qualcosa ininterrotto. Quindi pianificare il tempo per rispondere a questi messaggi telefonici ogni giorno.

In termini di gestione del tempo, guadagnerai tempo prezioso raggruppando le chiamate telefoniche insieme.

8) Se stai gestendo un'attività a casa, ottieni un telefono o una linea di business separati.

Devi avere un secondo telefono "business-only" con una propria segreteria telefonica e / o voice mail "business only". Non solo questo è più professionale, ma vi farà risparmiare il tempo necessario per girare attraverso i messaggi e determinare quali sono business-related.

9) È sempre meglio che una persona risponda al telefono.

Avere una macchina ripresa o peggiore, un sistema di risposta interattiva vocale automatica (IVR) è un vero spegnimento che ti costerà affari quando le persone non si preoccupano di lasciare i messaggi o richiamare. Se rispondere alle chiamate in arrivo sta assumendo troppo tempo durante il giorno, considera di assumere un receptionist o un servizio di segreteria professionale per rispondere al telefono.

Il costo di avere qualcun altro lo fa può essere più che compensato dall'aumento della produttività e delle vendite migliori.

10) Mantieni uno script scritto di domande frequenti (e risposte) inviate dal tuo telefono.

Consente di risparmiare tempo e tempo ai dipendenti se non è necessario cercare risposte o riflettere su come rispondere a una particolare richiesta quando risponda al telefono.

Sommario dei suggerimenti per telefono

Ricorda che il telefono dovrebbe essere uno strumento aziendale, non un temporizzatore intrusivo che regola la giornata lavorativa. Gestire le chiamate telefoniche in ingresso in base a questi suggerimenti per la gestione del tempo ti aiuterà a gestire meglio il tuo tempo, migliorare la tua produttività e mettere il tuo telefono nel suo posto giusto, aiutandoti a gestire la tua attività anziché eseguirti.