Guida passo-passo per il libro paga per le piccole imprese

Calcolare correttamente il libro paga può essere una sfida, specialmente quando sei un proprietario di piccole imprese. La tua esperienza è nell'imprenditorialità - non necessariamente nel tenere traccia delle diverse leggi sul lavoro e sulle leggi fiscali applicabili a ciascuno dei tuoi dipendenti. Se si dispone di un singolo lavoratore o di un grande personale, la creazione di un sistema di paghe accurato e affidabile eviterà problemi gravi per i dipendenti e la tua attività.

Richiedi un numero di identificazione del datore di lavoro (EIN)

Il tuo EIN è un numero unico assegnato specificamente alla tua azienda per scopi IRS. Questo numero identifica la tua attività quando le informazioni sui tuoi dipendenti vengono riportate alle agenzie federali e statali. Esempi di queste informazioni includono il reddito totale e le tasse pagate per loro conto. Puoi sentire l'EIN indicato come un modulo SS-4 o un ID fiscale - sono le stesse dell'EIN.

Applicare per il tuo EIN attraverso l'IRS direttamente. Il modo più comodo per completare questa transazione è attraverso un'applicazione online. Tuttavia, le richieste sono accettate anche via fax e posta.

Controllare lo stato e le normative locali per ulteriori requisiti EIN

Anche se molti stati e località accettano l'EIN federale per l'identificazione, alcuni richiedono numeri separati per scopi fiscali. Esempi includono New York, Massachusetts e Carolina del Sud. È possibile determinare le norme della città e / o dello stato visitando il sito web di piccole imprese dello Stato appropriato.

Comprendere la differenza tra imprenditore indipendente e impiegato

Sia che impiegate imprenditori indipendenti o dipendenti abbia un impatto significativo sul modo in cui vengono pagati tassi di reddito, Medicare, sicurezza sociale e disoccupazione, quindi è fondamentale capire la distinzione tra i due.

Il test base si basa sulle seguenti tre domande:

• Il datore di lavoro controlla quando, dove e come il lavoro è stato completato? Se è così, il lavoratore è probabilmente un impiegato.
• Il datore di lavoro controlla gli aspetti finanziari del lavoro? Ad esempio, sono rimborsati i costi? Il datore di lavoro fornisce strumenti di lavoro, come i computer? Se è così, il lavoratore è probabilmente un impiegato.
• La relazione è in corso o è il lavoratore impiegato per un progetto specifico senza aspettarsi di continuare a lavorare? Il datore di lavoro offre prestazioni, come l'assicurazione sanitaria e il tempo libero pagato, al lavoratore? Se la relazione è in corso e / o se i vantaggi sono offerti, il lavoratore è probabilmente un impiegato.

Ottenere i moduli dipendenti richiesti

Una volta che i tuoi documenti sono in ordine, sei pronto a assumere i tuoi dipendenti. Assicuratevi di raccogliere informazioni sulle tasse e sui libri paga nei primi giorni di occupazione per assicurare che ricevano il loro primo ordine paga in modo tempestivo.Potresti voler incoraggiare l'utilizzo del personale di deposito diretto per pagamenti più veloci.

Ogni dipendente deve compilare un modulo di ritenuta fiscale federale W-4, che consente di calcolare la ritenuta fiscale corretta. I dipendenti devono inoltre compilare un modulo I-9 per verificare che siano legalmente autorizzati a lavorare negli Stati Uniti.

Scegli il tuo periodo di pagamento

I minori periodi di retribuzione che hai, più è facile completare il tuo libro paga. Tuttavia, alcuni Stati richiedono che i dipendenti siano pagati secondo un determinato orario, ad esempio settimanalmente o due settimane. Se desideri eseguire paghe meno spesso di una volta alla settimana, contatta il tuo Dipartimento di Stato per il lavoro per determinare se il tuo periodo di pagamento proposto è conforme alle normative statali.

Crea processi legati al salario

Prima di poter rilasciare puntuali paychecks, sarà necessario un metodo per monitorare le ore dei dipendenti. Ci sono molti strumenti disponibili a questo scopo, dai fogli di accesso di base a piattaforme che pongono l'attività dei dipendenti sui telefoni o computer. È inoltre importante impostare le politiche per il tempo libero pagato se si prevede di offrire, la retribuzione straordinaria e qualsiasi altro vantaggio.

Dall'altra parte, è necessario disporre di un processo per assicurare che le deduzioni per prestazioni, tasse e simili siano pagate ai fornitori e alle agenzie appropriati per conto dei dipendenti.

Selezionare una piattaforma Payroll

Se si prevede di gestire il libro paga in casa, assicurarsi che tu o il tuo contabile sia comodo con le sfumature di questa attività. Ci sono diverse piattaforme di payroll di alta qualità disponibili per rendere le cose più semplici. Tuttavia, la maggior parte delle piccole imprese preferisce servizi di controller esterni, in quanto questi professionisti hanno la conoscenza e l'esperienza per produrre il libro paga in modo preciso e puntuale.

Produci il tuo Payroll

Una volta che il tuo personale o il tuo controllore ha inserito le informazioni personali dei dipendenti nel tuo sistema paghe, sei pronto a produrre il tuo primo ordine di paga. Utilizzando gli strumenti di cronometraggio che hai in atto per i lavoratori orari (non esenti), inserisci o segnalate il numero di ore per ciascuno. I lavoratori salariati (esenti) non devono segnalare le loro ore. Sono pagati la stessa quantità ogni settimana.

Nota: Se stai facendo un costo di lavoro nella tua contabilità, vuoi ancora lavoratori dipendenti per tenere traccia delle ore. Non fatturerà nella loro retribuzione settimanale, ma si desidera essere in grado di allocare con precisione il tempo ai lavori per comprendere i costi. Si consiglia di utilizzare un programma di monitoraggio del tempo che si sincronizza con il software di contabilità principale per generare tali rapporti. Molti avranno anche una sincronizzazione con il tuo libro paga, in modo da poterli usarli sia per i dipendenti salariati che per quelli orari.

Conserva i record richiesti

Alcuni record relativi ai libri paga devono essere conservati per scopi IRS. Come regola generale, è necessario conservare tutti i record per gli individui che sono attivamente impiegati, indipendentemente dalla durata del loro mandato. Molti record devono essere conservati per un certo periodo dopo l'interruzione del lavoro. Ad esempio, i registri fiscali sul lavoro devono essere conservati per almeno quattro anni.Istruzioni specifiche sono disponibili attraverso l'IRS.

Calcolare e pagare le tasse federali e statali sui paghe

Infine, come datore di lavoro, sei responsabile della creazione di pagamenti fiscali e della produzione di determinati rapporti. Generalmente, le relazioni sono dovute trimestralmente o annualmente. Utilizzare risorse disponibili attraverso l'IRS e l'ufficio fiscale statale per assicurare che tutte le tasse e le relazioni siano gestite in modo appropriato.

Accurato, il libro paga in tempo è una delle responsabilità più importanti della tua attività. In primo luogo, gli errori del libro paga sono un modo sicuro per sconvolgere i dipendenti. In secondo luogo, gli errori fiscali possono portare a notevoli ammende e sanzioni. Prendi in considerazione con attenzione il modo in cui il tuo libro paga verrà gestito per evitare che le trappole più comuni.