I documenti di origine per le operazioni di contabilità

Ogni volta che un'azienda fa un'operazione finanziaria, viene generata una sorta di percorso cartaceo. Quel percorso cartaceo è chiamato documento di origine. Ad esempio, se una piccola impresa scrive un assegno del suo conto corrente per le forniture per ufficio, i documenti di origine sono il certificato e la ricevuta di forniture per ufficio.

Perché i documenti di origine sono importanti

Il documento di origine è essenziale per il processo di contabilità e di contabilità poiché è l'evidenza che si è verificata un'operazione finanziaria.

Se un'azienda è sottoposta a revisione contabile, i documenti di origine eseguono il backup delle riviste di contabilità e del registro generale come un indizio di controllo incontestabile.

Il mantenimento di un documento di origine per un'impresa è proprio come tenere le ricevute per gli elementi deducibili dalle tasse per le tasse personali. Se le tue imposte vengono sottoposte a revisione, forniscono la prova che hai effettuato tali acquisti. Lo stesso vale per la tua attività, ma nell'attività, non tieni le ricevute solo per le spese deducibili dalle imposte. Conserva i documenti originali per ogni transazione finanziaria.

Quali documenti di origine forniscono

Un documento di origine descrive tutti i fatti di base della transazione, ad esempio l'importo della transazione a cui è stata effettuata la transazione, lo scopo della transazione e la data di transazione.

Ecco alcuni esempi di documenti di origine comune:

• annullamento di controllo
• fattura
• ricevuta di cassa
• ricevuta generata dal computer
• memo di credito per un rimborso cliente
• deposito

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• ordine di acquisto

Come trattare i documenti sorgente

Il documento di origine deve essere registrato nel giornale contabile appropriato il più presto possibile dopo la transazione. Dopo la registrazione, tutti i documenti di origine devono essere archiviati in qualche tipo di sistema dove possono essere recuperati se e quando sono necessari.

In alcuni casi, potrebbe anche essere importante fornire la catena di custodia per essere in grado di determinare se il documento di origine in questione rimaneva nel tuo controllo.

Documenti di origine rispetto alle fotocopie

Nella maggior parte delle circostanze, le fotocopie dei documenti di origine sono legalmente accettabili. Il Servizio Revenue Interno, ad esempio, ha accettato le fotocopie delle ricevute dal 1997, a condizione che siano leggibili, contenga tutte le informazioni presenti nell'originale e, entro i limiti del processo di scansione, presentano tali informazioni in un formato identico a quello originale.

Una ricevuta di materiali che specificava gli oggetti acquistati e il prezzo pagato, ma che è stato scandito senza il nome del fornitore non sarebbe qualificato. Un documento che ha presentato tutte le informazioni nella ricevuta originale, ma che è stato inserito nuovamente in formato Word o Excel, non si qualifica.

Lo standard IRS - la riproduzione completa, leggibile e accurata dell'originale - è lo stesso standard utilizzato in molte aziende e agenzie governative.Altre istituzioni, tuttavia, aggiungono a questi requisiti generali.

Ad esempio, l'Università di Washington accetta solo come sostituto delle fotocopie del documento originale scansionate con una densità minima di 300 punti per pollice (dpi) e presentati in formato PDF o TIFF; non accetta fotocopie JPEG.

Se si sta progettando di eseguire la scansione di documenti contabili o legali per facilitare l'archiviazione, contattare l'istituto competente per essere sicuri di accettare i documenti nel formato che si intende utilizzare.