Segreti di Good Business Writing

A prima vista la matematica e la comunicazione persuasiva - scrittura aziendale e in particolare parlare in pubblico - sembrerebbero poco comuni. Dopo tutto, la matematica è una scienza oggettiva, mentre parlando riguarda la qualità della voce, l'inflessione, il contatto visivo, la personalità, il linguaggio del corpo e altre componenti soggettive.

Tuttavia, sotto la superficie, sono molto simili.

Oltre ad altro, il successo di una presentazione orale dipende dalla precisione della sua struttura.

La matematica è tutta sulla precisione. Non è quindi strano pensare che l'applicazione di alcuni concetti di matematica alle presentazioni orali potrebbe renderle più efficaci.

Come si dice nell'industria cinematografica, tre fattori chiave entrano nel fare un film di successo: lo script, lo script e lo script. Allo stesso modo, tre fattori chiave entrano in un discorso di successo: la struttura, la struttura e la struttura.

Non convinto? Allora cominciamo con qualcosa di meno radicale. Penso che tutti possiamo essere d'accordo sul fatto che il buon parlare è legato alla buona scrittura. Se potete scrivere un buon testo, siete ben in viaggio per preparare una buona presentazione orale. Pertanto, se migliorerai la tua scrittura, migliorerai anche il tuo parlante.

Per semplificare le questioni, da ora in poi parliamo principalmente di buona scrittura, perché nella maggior parte dei casi le stesse idee si applicano direttamente al buon parlare.

Molte aziende commerciali non soddisfano il loro potenziale - e talvolta persino falliscono - perché non riescono a definire correttamente l'attività in cui sono in

Le aziende di profumi non vendono, per esempio, liquidi fragranti, ma piuttosto amore, romanticismo, seduttività, autostima, ecc. Le aziende bio-alimentari non vendono prodotti biologici, ma piuttosto onestà, purezza, natura ecc. I produttori di automobili non vendono il trasporto ma piuttosto la libertà, l'avventura, la spontaneità, il prestigio, ecc.

Il fatto è che ogni industria, anche ogni singolo prodotto, possa decidere cosa sia veramente tutto e ci sono migliaia di loro!

Gli scrittori sono fortunati. Ci sono numerose variazioni a ciò che facciamo, ma ci sono solo due tipi fondamentali di scrittura. È importante riconoscere questo perché non solo sono abbastanza diversi, per certi versi, sono esattamente opposti. Quindi, a meno che non riconosciamo chiaramente che tipo di scrittura stiamo facendo - e come si differenzia dall'altro - quasi certamente commettiamo gravi errori.

Quali sono i due tipi? E come si differenziano?

Scrittura creativa

Testi come racconti, romanzi, poesie, giochi radiofonici, sceneggiature, sceneggiature televisive, script film, ecc.

• Lo scopo fondamentale della scrittura creativa è divertirsi e intrattenere.
• Scrittura espositiva

Testi come memo, relazioni, proposte, manuali di formazione, newsletter, documenti di ricerca, lettere di vendita ecc.

• Lo scopo fondamentale della scrittura esplicativa è quello di istruire e informare.
• La buona scrittura aziendale ha bisogno dell'atteggiamento corretto

Poiché gli obiettivi della scrittura creativa e esplicitativa sono così diversi, prima di colpire una chiave è necessario adottare l'atteggiamento appropriato rispetto al tipo di scrittura che stai facendo.

Atteggiamento scrittura creativa

Tutti

vuole leggere che cosa vuoi scrivere. Dopo tutto, chi non vuole divertirsi e divertirsi?

L'atteggiamento di scrittura esplicativa

Nessuno

vuole leggere ciò che si vuole scrivere. La maggior parte delle persone non ama essere istruiti e informati. Probabilmente preferirebbero di fare qualcosa di diverso.

L'importanza di riconoscere e adottare "l'atteggiamento di scrittura esplicativa" non può essere sopra-dichiarata in quanto può cambiare drasticamente la natura stessa di ciò che stai scrivendo. Qui ci sono un paio di esempi.

A. Brochure di immagine aziendale

mi è stato incaricato di scrivere una brochure di immagini aziendali. Due cose sono certe in questi opuscoli opuscoli e lucidi:

Quasi tutte le aziende di qualsiasi dimensione si sentono costrette a produrle.

• Praticamente nessuno le legge mai.
• Partendo dall'atteggiamento che nessuno vorrebbe leggere quello che stavo per scrivere, ho creato una brochure che la gente non solo legge.

Hanno effettivamente chiamato la società per richiedere copie aggiuntive da dare a amici, clienti e colleghi professionali!

B. Prodotto stagnante

In un'altra occasione mi è stato incaricato di sviluppare una campagna di marketing per rivitalizzare un prodotto con vendite stagnanti. Applicando l'atteggiamento di scrittura esplicativa, ho scoperto che tre vantaggi chiave del prodotto non sono stati sfruttati correttamente.

Perché? Il produttore ha ritenuto che tutto sul loro prodotto fosse importante, per anni da anni avevano sistematicamente seppellito questi tre vantaggi fondamentali sotto una valanga di altre informazioni meno interessate ai potenziali acquirenti. La nuova campagna si è concentrata fortemente sui vantaggi fondamentali; praticamente tutte le altre informazioni sono state spostate in background o eliminate. Di conseguenza, le vendite sono aumentate del 40% nel primo anno.

Con alcune sfumature, questo stesso atteggiamento di scrittura esplicativa può essere - e deve essere - applicato anche per parlare.

approccio essenziale alla scrittura esplicitativa

Poiché la scrittura creativa e la scrittura esplicitativa hanno obiettivi e atteggiamenti essenzialmente diversi, richiedono approcci essenzialmente diversi.

Approfondimento di scrittura creativa

Gioca con la lingua per generare piacere.

In altre parole, usa la padronanza della lingua per divertirti e divertirti.

Approfondimento di scrittura esplicativa

Organizza informazioni per generare interesse.

L'uso intelligente del linguaggio non renderà mai interessanti informazioni stupide; tuttavia, è possibile organizzare le informazioni per renderlo interessante. Dimentica la pirotecnica letteraria. Concentrati sul contenuto.

Ora andiamo a lasciare la scrittura creativa, perché la maggior parte di ciò che scriviamo e diciamo è espositivo.

Cosa intendiamo per "buona scrittura"?

Ora siamo pronti a tornare alla nozione di come la matematica si applica alla buona scrittura aziendale e, per estensione, al buon parlare.

Quando qualcuno legge un testo esposto o ascolta un discorso espositivo, probabilmente lo giudicherà come buono o non buono. Probabilmente farai questo da solo. Ma cosa vuoi dire quando dici un testo o un discorso è "buono"?

Dopo un po 'di difficoltà, la maggior parte delle persone risolverà solitamente su due criteri:

clear e concisi . La matematica dipende da definizioni non definite; se non si è chiari sul problema, è difficile trovare la soluzione. Quindi esamineremo in dettaglio questi criteri al fine di stabilire definizioni oggettive - e anche formule quasi-matematiche - per verificare se un testo o una presentazione siano veramente "buone".

A. Clarity

Come fai a sapere che un lavoro di scrittura aziendale è chiaro?

Se questo suona come una domanda stupida, prova a rispondere. Probabilmente farete qualcosa di simile:

Domanda: Che cosa rende questo testo chiaro?

Risposta: È facile da capire.
Domanda: Che cosa rende facile capire?
Risposta: È semplice.
Domanda: Cosa intendi per semplice?
Risposta: È chiaro.
Tu infatti finisci in giro in un cerchio. Il testo è chiaro perché è facile da capire … perché è semplice … perché è chiaro.

"Cancella", "facile da capire" e "semplici" sono sinonimi. Mentre i sinonimi possono avere sfumature, non hanno contenuti, quindi rimani ancora con il tuo apprezzamento soggettivo. Ma quello che pensi è chiaro non può essere chiaro a qualcun altro.

Questo è il motivo per cui diciamo "chiari" una definizione oggettiva, quasi come una formula matematica. Per ottenere una chiarezza - i. e. praticamente tutti concorderanno che è chiaro - bisogna fare tre cose.

Sottolinea ciò che è di fondamentale importanza.

1. Sottolineare ciò che è di importanza secondaria.
2. Eliminare ciò che non ha importanza.
3. In breve:

CL = EDE Come tutte le formule matematiche, questo funziona solo se sai come applicarlo, che richiede giudizio.

In questo caso, devi prima decidere cosa sia

chiave , i. e. quali sono le idee chiave che desideri che i tuoi lettori possano togliere dal tuo testo? Questo non è sempre facile da fare. È molto più semplice affermare che tutto è di importanza fondamentale, per cui metti tutto quello che hai.

Ma c'è un dictum che avverte: se tutto è importante, allora non c'è niente. In altre parole, a meno che non facciate il lavoro di definire ciò che veramente desideri che i tuoi lettori sappiano, non lo faranno per te. Perseveranno nel vostro testo e rinunciano o escludono l'altra estremità senza sapere che cosa hanno letto.

Che cosa circa il secondo elemento della formula, de-enfatizzare ciò che è

importanza secondaria?

Sembra abbastanza facile.Non si desidera che le informazioni chiave e le idee si perdano nei dettagli. Se si sottolinea chiaramente ciò che è di importanza fondamentale - attraverso titoli, corsivo, sottolineando, o semplicemente come organizzare le informazioni - allora tutto ciò che è rimasto viene automaticamente sottolineato.

Ora l'unica cosa da fare è eliminare ciò che non ha importanza.

Ma come si fa a distinguere tra ciò che è di secondaria importanza e ciò che non ha importanza? Ancora una volta, questo richiede giudizio, che è aiutato dal seguente test molto importante. Importanza secondaria

è tutto ciò che supporta e / o elabora una o più delle idee chiave. Se giudichi che un pezzo di informazioni, infatti, supporta o elabora una o più idee chiave, allora lo tieni. Se no, lo elimini.

B. Conciseness Come fai a sapere che un testo è conciso?

Se questo suona ancora una volta come una sciocca domanda, cerchiamo di rispondere.

Domanda: cosa rende conciso questo testo?

Risposta: è breve.

Domanda: Cosa intendi per breve?
Risposta: Non ha troppe parole.
Domanda: Come fai a sapere che non ha troppe parole?
Risposta: perché è conciso.
Così ancora una volta finiremo in giro in un cerchio. Il testo è conciso perché è breve … perché non ha troppe parole … perché è conciso.
Ancora una volta abbiamo quasi una formula matematica per risolvere il problema. Per raggiungere la concisione, la tua scrittura aziendale dovrebbe soddisfare due criteri. Deve essere come:

Lunga come necessario

Corto possibile

1. Nei simboli:
2. CO = LS

Se hai soddisfatto correttamente i criteri di "chiarezza" come necessario". Significa coprire tutte le idee di importanza fondamentale che hai identificato e tutte le idee di importanza secondaria necessarie per sostenere e / o elaborare queste idee chiave.

Si noti che qui non si dice nulla sul numero di parole, perché è irrilevante. Se ci vogliono 500 parole per "il tempo necessario", è necessario utilizzare 500 parole. Se ci vogliono 1500 parole, allora tutto va bene.

Il punto importante è che tutto quello che dovrebbe essere nel testo è pienamente lì.

Allora cosa si intende per "il più breve possibile"? Ancora una volta, questo non ha nulla a che fare con il numero di parole. Inutile dire all'inizio: "Non devo scrivere più di 300 parole su questo argomento", perché 500 parole possono essere il minimo necessario.

"Il più breve possibile" significa stare il più vicino possibile al minimo. Ma non perché la gente preferisce i testi brevi; in astratto, i termini "lunghi" e "corti" non hanno alcun significato.

Il punto importante è che tutte le parole al di là del minimo tendono a ridurre la chiarezza.

Non dobbiamo essere rigidi per questo. Se si può "fare tutto il necessario" in 500 parole e si usa 520, probabilmente è una questione di stile individuale. Non fa alcun male. Tuttavia, se si usano 650 parole, è quasi certo che il testo non sarà completamente chiaro e che il lettore diventerà confuso, annoiato o perso.

In sintesi, la concisione significa dire ciò che deve essere detto nella quantità minima di parole. Conciseness:

Aiuta la chiarezza assicurando una migliore strutturazione delle informazioni.

Tiene l'interesse del lettore fornendo informazioni massime nel tempo minimo.

• Buona scrittura aziendale anche spesso ha bisogno di convincere il lettore.
• C. Densità

La densità è un concetto meno familiare di chiarezza e concisione, ma è altrettanto importante per una buona scrittura aziendale. In forma matematica, la densità è composta da:

Informazioni precise

Collegate logicamente

1. In altre parole:
2. D = PL

Importanza di informazioni precise Supponiamo di entrare in una stanza dove ci sono due altre persone e dire: "È molto caldo oggi". Una di queste persone viene da Helsinki; nella sua mente, interpreta "caldo" per significare circa 23 ° C. L'altra viene da Khartoum; a lui, "caldo" significa 45 ° C.

Sei in un inizio piuttosto difettoso perché ognuno ha un'idea totalmente diversa di quello che vuoi dire. Ma supponi che dici, "oggi è molto caldo, la temperatura è di 28 ° C." Ora non c'è spazio per confusione. Entrambi sanno chiaramente che è 28 ° C fuori e che tu consideri questo essere molto caldo.

L'utilizzo di informazioni più precise possibile nella scrittura aziendale dà agli scrittori due vantaggi significativi:

1) Controllo della mente

Non siate imbarazzati dal termine "controllo mentale", perché proprio questo è il buon espositore scrittore vuole raggiungere. Ha bisogno per la mente del lettore di andare solo dove lo dirige e nessun'altra parte.

Poiché possono essere interpretati in modo sconosciuto, i termini ambigui (cosiddetti "parole") come "caldo", "freddo", "grande", "piccolo", "buono", "cattivo" ., consentire alla mente del lettore di scappare dal controllo dello scrittore. Un passaggio occasionale non è critico; tuttavia, troppe parole di menzogne ​​in un testo inevitabilmente portano alla confusione del lettore, alla noia e al disinteresse.

2) Fiducia del lettore

L'utilizzo di informazioni precise crea fiducia, importante per la scrittura aziendale perché racconta al lettore che lo scrittore sa davvero di cosa stia parlando.

La fiducia del lettore è importante in qualsiasi tipo di testo, ma è cruciale nell'argomentazione. Se stai cercando di vincere un punto, l'ultima cosa che vuoi è il lettore a sfidare i tuoi dati, ma questa è la prima reazione che la scrittura imprecisa provoca. La scrittura precisa garantisce che la discussione sarà sulle implicazioni delle informazioni, e. quali conclusioni debbono essere prese, non se l'intera cosa debba tornare per ulteriori indagini.

Importanza del collegamento logico

I dati precisi (fatti) da soli sono insufficienti nella scrittura aziendale. Per essere significativi, i dati devono essere organizzati per creare informazioni, ad es. e. aiutare il lettore a capire.

Esistono due importanti test da applicare quando si converte i dati in informazioni:

1. Rilevanza

È necessario un particolare pezzo di dati? Come abbiamo visto, i dati inutili danneggiano la comprensione e, in ultima analisi, minano la fiducia.Pertanto, tutti i dati che non aiutano la comprensione o promuovono la fiducia dovrebbero essere eliminati.

2. Concetti errati

Il legame logico tra i dati deve essere esplicito per impedire al lettore di arrivare a conclusioni false. Ad esempio, una situazione specifica può essere confusa per quella generale; il credito per un risultato può sembrare appartenere ad una sola persona quando appartiene ad un gruppo; una politica aziendale può sembrare applicabile solo in circostanze molto specifiche piuttosto che in tutte le circostanze, ecc.

Per garantire che un collegamento logico sia chiaro, collochi i due dati di dati più vicini tra di voi nella tua scrittura aziendale, preferibilmente accanto all'altro.

Quando i dati sono ampiamente separati, la loro relazione logica è mascherata e il lettore è improbabile che la connessione.

Cosa vuoi? Cosa vogliono i tuoi lettori?

Chiedo frequentemente a scrittori non professionisti cosa stanno pensando quando si siedono alla tastiera per comporre il loro testo. La risposta è solitamente qualcosa di simile: "Come voglio presentare il mio materiale?" "Quale tono e stile potrei usare?" "In quale ordine dovrei mettere le mie idee chiave?" E così via.

Tuttavia, se si inizia con l'atteggiamento corretto per la scrittura aziendale, che nessuno vuole leggere ciò che scrivi, il tuo primo compito non è nessuno di questi. Prima di tutto, devi

trovare ragioni per cui le persone dovrebbero dedicare il loro tempo a leggere ciò che scrivi

. In generale, non puoi costringere le persone a leggere ciò che non vogliono, anche se vengono pagate per farlo. Ad esempio, si produce un rapporto che definisce le opportunità per aumentare le vendite ei profitti. Tuttavia, se non è ben scritto, anche le persone che devono leggere come parte del loro lavoro sono improbabili di dare loro la piena attenzione. D'altra parte, se immediatamente vedono il proprio interesse per la lettura di ciò che avete scritto, lo faranno con gioia e con piena attenzione. In realtà, probabilmente non potresti impedirle di leggerlo!

Esistono vari metodi per generare un forte desiderio di lettura, a seconda del tipo di lettori e del tipo di informazione. Qualunque sia il dispositivo più appropriato, la cosa cruciale è riconoscere la necessità imperativa di utilizzarlo. Fino a quando questa esigenza non viene soddisfatta, nient'altro ha importanza.