Campione Agenda di riunione per una prima riunione del consiglio consultivo

Dopo aver trovato delle persone a servire nel consiglio consultivo, inviando lettere d'invito e selezionando i membri del consiglio, è tempo di iniziare a pianificare la prima riunione del consiglio consultivo. La chiave per far spegnere il consiglio di amministrazione all'avvio giusto è iniziare come vuoi andare avanti.

Hai già dato un grande pensiero a ciò che speri di ottenere da un consiglio consultivo e attendo con ansia i consigli e le competenze che i membri del consiglio consultivo possono fornire in vari aspetti della tua attività, come la gestione, il marketing , contabilità, personale, servizio clienti, tecnologia, ecc.

Così vuoi essere sicuro che proprio in questo primo incontro ti permetti che i tuoi membri del consiglio di amministrazione contribuiscano.

Pianifica la riunione intorno a un problema o argomento di discussione

La tua prima riunione, quindi, come tutte le riunioni del consiglio di amministrazione, deve essere pianificata intorno a una domanda o un problema. Potresti trovare più facile affermare il problema come un obiettivo. Per esempio, "vogliamo aumentare le nostre vendite del 25% nel prossimo trimestre. Come possiamo farlo?" Oppure potresti affermare più in generale il tema della discussione: "Come possiamo ridurre i costi aziendali?" o "Come possiamo aumentare la produttività o come possiamo migliorare il servizio clienti"?

Raccogliere i Materiali di Riferimento

Una volta deciso l'argomento di discussione, è tempo di raccogliere i materiali necessari ai membri del Consiglio di Amministrazione.

Poiché questa è la prima riunione del consiglio consultivo, è necessario includere un piano aziendale e tutti gli altri documenti relativi all'argomento di discussione, quali grafici, grafici e foglietti illustrativi che illustrano lo sfondo dell'argomento di discussione.

Se possibile, dovresti inviare una copia di questi documenti a tutti i membri del consiglio consultivo due settimane prima, insieme a una copia dell'ordine del giorno.

Creare l'agenda di riunione

Di seguito è riportato un esempio di Agenda (con commenti per eseguire in modo efficiente la riunione) che si desidera utilizzare per la prima riunione del consiglio di amministrazione.

Si noti che ogni voce di ordine del giorno è temporizzata; costruire un calendario temporale nella tua riunione e aderire a esso assicura che la riunione non venga bloccata e stimoli la discussione sul tema.

Effettuare accordi per la registrazione dei minuti di riunione

Sarà anche possibile fare alcune disposizioni per registrare i verbali della riunione. Non cercare di farlo da soli; è necessario essere in grado di partecipare pienamente e ascoltare e contribuire bene è un lavoro a tempo pieno. Se non hai qualcuno che può assistere e servire come segretario, chieda l'autorizzazione dei membri del consiglio consultivo per registrare la riunione.

Rendere i rinfreschi disponibili

Essere disponibili rinfreschi è una buona idea.Caffè, tè, acqua, succhi di frutta e snack sani come frutta o muffin sono un bel tocco e sono sempre benvenuti alle riunioni. Dopo la prima riunione si avrà una sensazione di preferenze dei partecipanti per bevande e spuntini e può pianificare di conseguenza per la prossima riunione.

Relax!

Soprattutto, non preoccuparti della tua presentazione. Tu sei lì per condividere la tua visione e le speranze per la tua azienda e cercare consigli, per non impressionare nessuno con effetti di presentazione multimediali.

Il tuo obiettivo di lunga portata è quello di stabilire un rapporto di lavoro di fiducia con i tuoi membri del consiglio di amministrazione, per cui concentri invece sul fatto che i membri del consiglio di amministrazione abbandonino la sensazione di essere stati ascoltati e che abbiano contribuito alla gestione della vostra azienda - e attendo con ansia la prossima riunione del consiglio.

Ho incluso commenti in questa agenda di riunione del consiglio di amministrazione del campione per guidarvi durante il processo di riunione. Sentitevi liberi di stampare questo programma e adattarli alle tue esigenze - puoi copiarlo direttamente in un documento di Office Word, Excel o simile selezionando il testo e utilizzando copia / incolla (usando Windows, delineare il testo da selezionare con il mouse , quindi premere CTRL-C per copiare e CTRL-V per incollare).

Nome della tua azienda - (Compila)

Agenda

Data - (Compilare)

Posizione - (Compilare)

Inizio / Fine	Attività
10: 00 - 10: 05 a. m.	Introduzioni (Assumendo che i membri del consiglio consultivo non abbiano conosciuto, presentati voi stessi e tutti i membri del consiglio, fornendo un breve riassunto della loro esperienza.)
10: 05-10: 10 a. m.	Perché un consiglio consultivo? (Una breve dichiarazione di come si vede il consiglio di amministrazione ed i contributi che speri che il consiglio di amministrazione possa fare alla vostra azienda. Includi dettagli come la frequenza del consiglio.)
10: 10 - 10: 20 a. m.	Domande (Se ci sono, se non ci sono, chiedete ai membri del Consiglio di amministrazione come vedono il consiglio consultivo e come sperano di contribuire.)
	Discussione Argomento: (Inserisci qui la tua domanda / problema)
10: 20 - 10: 25 a. m.	Presentazione dell'argomento di discussione (Un profilo della storia dell'argomento e come sta attualmente interessando l'azienda, astenersi dal dare le tue idee / soluzioni a questo punto.)
10: 25 - 11: 35 un. m.	Discussione (Vuoi mantenere le idee che scorrono in questa fase, non rifiutare o ignorare idee a questo punto.)
11: 35 - 11: 50 un. m.	Proposte / Risoluzioni (Valutare le idee che il gruppo ha sentito e scegliere le migliori "soluzioni".)
11: 50 - 11: 55 a. m.	Riepilogo (Riepiloghi l'argomento, la discussione e i risultati del gruppo e comunica loro cosa intendi fare.)
11: 55 a. m.	Adjournment

Data della prossima riunione - (Compila)

Se usi questo calendario, è un momento meraviglioso per portare i membri del consiglio consultivo in un buon pranzo (specialmente se gli snack non sono stati serviti durante la riunione). Ricorda che la riunione è finita e il pranzo dovrebbe essere soprattutto un'occasione sociale!

Mantieni le riunioni brevi

Non dovresti mai avere una riunione del consiglio consultivo che dura più di due ore. Due ore sono abbastanza a lungo per la maggior parte delle persone per dare la loro attenzione indivisibile al compito a portata di mano.

Iniziare incontri futuri con una revisione di argomenti precedenti di discussione

Nelle future riunioni, si dovrebbe iniziare con una revisione di ciò che hai fatto riguardo all'argomento discusso nell'ultima riunione e invitare i commenti dei membri del consiglio consultivo sulle azioni della tua azienda.

Poiché il "incontro e saluto" è fuori strada, potresti avere due argomenti di discussione nelle prossime riunioni del consiglio consultivo. Potresti anche avere tre, se pensi che si adattano comodamente al formato a due ore. Ma non dovresti mai avere più di tre.

Vedere anche:

Sfruttamento della potenza di un consiglio di amministrazione

La sezione gestionale del piano aziendale

Aumenta il tuo successo aziendale con pianificazione aziendale quotidiana