Non fanno questi errori del processo di riunione del Consiglio!

Tutti gli Stati richiedono alle società di prendere e distribuire processi di riunioni e tutti gli Stati richiedono che i consigli di amministrazione mantengano i minuti di riunione. Ma non ci sono regole specifiche su cosa includere nel dibattito riunioni e come prendere questi minuti. Ci sono certamente degli errori che puoi fare nei minuti che possono rendere più difficile la vita del tuo consiglio aziendale.

Perché prendere il processo di riunione del consiglio di amministrazione?

Ci sono effettivamente diversi motivi per prendere e registrare minuti delle riunioni aziendali.

La prima e la più importante ragione per prendere minuti di riunioni è avere un record di quello che hai deciso. Mi sono seduto a riunioni a bordo dove nessuno poteva ricordare una decisione del consiglio di amministrazione qualche mese fa. Avere qualcosa per iscritto per la tua attività,

Il secondo motivo per i verbali del consiglio di amministrazione è quello di fiduciari e di responsabilità. I membri del consiglio sono in una posizione di fiducia. Stanno prendendo decisioni sui soldi investiti dagli azionisti societari e devono essere in grado di dimostrare di agire con saggezza, nel migliore interesse della società e senza conflitti di interesse. Avere il consiglio di riunione del consiglio aiuta il consiglio di amministrazione di dimostrare di aver agito in buona fede e di evitare responsabilità personali per le loro azioni.

Il terzo motivo è per scopi fiscali. Una società è un'entità separata dai singoli azionisti. Per essere sicuri di tenere la separazione, i minuti di riunione del consiglio forniscono un record.

Senza di essi, l'IRS o le agenzie statali possono negare lo status fiscale dell'impresa. Una società che non lo dimostra è che agisce come un'entità separata dai proprietari può creare una situazione fiscale difficile.

C'è un equilibrio per le imprese che si adoperano per assicurarsi che i membri del consiglio fanno il loro dovere e siano protetti, contro lunghe riunioni di consiglio che sprecano tempo membro.

Affronteremo quell'equilibrio in questo articolo.

Ora che abbiamo discusso le ragioni per prendere i tavoli di riunione del consiglio, qui ci sono alcuni errori che le imprese fanno e alcuni pensieri su come correggerli.

Non creare e distribuire un ordine del giorno prima della riunione

Un altro grande errore fatto dalle corporazioni nelle riunioni del consiglio di amministrazione non sta fissando un ordine del giorno prima della riunione e non distribuendo l'ordine del giorno e i documenti pertinenti prima della riunione. L'ordine del giorno dovrebbe includere tempi specifici di tempo per ogni argomento all'ordine del giorno. Avere un programma specifico non solo rende più semplice la riunione, ma consente al consiglio (e chi legge i minuti successivamente) di conoscere l'importanza relativa di ciascun elemento all'ordine del giorno.

Ciò non significa che qualcosa non possa venire all'agenda se è importante ed urgente, ma gli elementi possono essere aggiunti all'ordine del giorno per voto.E molto che è urgente dovrebbe essere gestito dai dirigenti, non il consiglio.

Mancanza di parti importanti del meeting della riunione del consiglio

Il template per i verbali della riunione del consiglio dovrebbe includere:

• La data, l'ora e l'ubicazione della riunione
• L'inizio e la fine del tempo e le volte assegnate a determinati elementi all'ordine del giorno
• Che tipo di riunione di consiglio - regolare, speciale o annuale (tutti gli Stati chiedono alle società di avere una riunione annuale)
• Chi era presente, notando amministratori, ospiti e membri del personale presente. Devono essere notati i nomi di chi arriva tardi o di partire anticipatamente.
• Specificare se un quorum è presente. Il quorum è di solito richiesto dai regolamenti aziendali per qualsiasi voto da prendere. Il requisito del quorum è di solito più della metà dei membri. (Ad esempio, per un consiglio di nove membri, cinque membri devono essere presenti per un quorum).
• Se le presentazioni sono fornite da commissioni o da altri, includere i nomi ei titoli dei presentatori.

Minuti di riunione troppo specifici

Probabilmente i più grandi errori di bordo rendere è quello di richiedere informazioni dettagliate sulle discussioni (a volte argomenti) e processi. Le riunioni dovrebbero riflettere i risultati delle decisioni, non chi ha detto quello che è nella discussione. Diciamo che il vostro consiglio sta votando su un moto per vendere una nuova linea di prodotti.

I minuti di riunione dovrebbero dire: "Movimento per aggiungere una nuova linea di spezie. Movimento distaccato e approvato, con tanta dissenso". Se il gruppo avesse una discussione, occorre registrare la durata della discussione e riassumere, ma non è necessario entrare nei dettagli della discussione.

Minuti che non sono abbastanza specifici

Dall'altra estremità dello spettro, alcuni minuti non sono abbastanza specifici da fornire informazioni e mantenere i membri fuori dai guai. Se la decisione non fosse unanime, un record di cui i membri del consiglio dissentono, che si sono astenuti (e notare se l'astensione è dovuta a un potenziale conflitto di interessi).

Mentre non devi registrare il colpo per colpo di ogni discussione o chi ha detto cosa. Ma i verbali dovrebbero essere sufficienti per riflettere lo spirito della discussione.

Riunioni di consiglio troppo lunghe

Nessuno ama le riunioni lunghe, ma ci sono alcuni modi per accorciare la riunione ei minuti. Potresti voler risparmiare tempo di riunione del consiglio creando un programma di consenso. Fondamentalmente, questo programma è un elenco di questioni che possono essere affrontate rapidamente senza discussione. L'elenco potrebbe includere minuti dalla riunione precedente, i bilanci e le relazioni dei comitati o del CEO.

L'agenda del consenso, le relazioni e altre informazioni, devono essere distribuite prima della riunione in modo che i membri possano avere la possibilità di leggerli. Allora, all'incontro, l'agenda del consenso fa parte del processo della riunione. Ogni membro del consiglio può sollevare una domanda o una preoccupazione per l'ordine del consenso, ma se non ci sono problemi, l'intero ordine di consenso può essere votato contemporaneamente.

Il tipo errato di decisioni

Un consiglio d'impresa decide sulle politiche generali.Le decisioni quotidiane sono fatte dai dirigenti della società basata su quella politica. A volte i quadri si aggirano e cercano di prendere decisioni che sono meglio lasciate alla gestione.

Non approvare i minuti

È tentato, nel frenaggio delle riunioni del consiglio, di dimenticare di approvare i verbali. Ma è importante assicurarsi che i minuti correttamente riflettano sia la lettera che lo spirito della riunione. I verbali sono considerati "progetto" finché non sono stati approvati.

Non tenere registrazioni dei minuti di riunione

Dopo tutto il problema che si va a mantenere buoni minuti per la tua società, non dimenticare di mantenere i tuoi minuti di riunione aziendale da qualche parte sicuri e accessibili. Impostare un processo per tenere i minuti in un libro di registro aziendale o "nella nuvola" in un file protetto da password.

Dimenticare di riconoscere il ruolo del segretario aziendale

La maggior parte dei compiti relativi ai verbali aziendali sono sotto il dominio della segretaria della società. Essere un buon segretario aziendale è un'arte, e spesso questi individui non sono abbastanza riconosciuti. Dite "grazie" a questa persona regolarmente.

Non includere un avvocato come consigliere del consiglio di amministrazione

Le informazioni contenute in questo articolo non sono intese come consulenza fiscale o legale e l'autore non è un avvocato. Se la tua società è privata o pubblica (con azioni pubbliche), dovresti avere un avvocato che ti consiglia di prendere i minuti aziendali e di partecipare ad importanti riunioni del consiglio per assicurarsi che tu e il tuo consiglio siano protetti.