Imparare come si può trarre beneficio da un audit di progetto

Ogni progetto può beneficiare di un controllo di volta in volta. Ma non ti preoccupare, non è così spaventoso come suona. Un audit del progetto è quello in cui una persona imparziale riesamina il tuo progetto e fornisce indicazioni su ciò che potrebbe essere fatto diversamente per migliorare le sue possibilità di successo. Questo articolo spiega tutto e ti porta attraverso come prepararsi per un audit di progetto.

Come un audit di progetto formale è

Un audit del progetto è normalmente un esercizio formale.

L'equivalente informale è normalmente chiamato un riesame di pari livello. Questo è dove un collega guarda al tuo progetto e alla documentazione associata e ti dà commenti su dove dovresti spendere un po 'più tempo.

Gli audit del progetto sono formali in quanto hanno solitamente una serie di domande definite e vengono svolte da qualcuno che fa regolarmente questo tipo di cose.

La persona che esegue l'audit del progetto potrebbe essere un altro project manager (probabilmente qualcuno con una grande esperienza nell'esecuzione di progetti), ma è più probabile che sia qualcuno di l'Ufficio del Progetto che esegue frequentemente controlli.

Sarà qualcuno che può considerarsi imparziale e quindi non sarà il tuo manager di linea o sponsor di progetto. Potrebbe anche essere un gruppo di persone, a seconda delle dimensioni del progetto.

Come prepararsi per un controllo del progetto

La prima e principale cosa da organizzare è avere copie della documentazione del progetto per il revisore.

Se si dispone di un coordinatore di progetto, chiedere loro di tirare insieme un pacchetto di documenti (preferibilmente elettronici). Dovresti avere tutte le tue informazioni facilmente accessibili, ma anche se lo fai, questo passo può ancora richiedere un po 'di tempo. Come minimo, assicurati di avere a disposizione del revisore il piano di progetto, il log di rischio, il registro dei problemi, il budget e la pianificazione.

Chi ha bisogno di essere coinvolto

Dipende dal tipo di cose che il revisore vuole guardare. Tu, come project manager, dovrai passare un po 'di tempo con loro. Aspetta i membri del team di essere chiamati anche per chattare al revisore.

Tenete a mente che più tempo trascorrono a svolgere attività di audit, meno tempo hanno per il lavoro di progetto, per cui potrebbe essere necessario riprogrammare alcune attività e lavorare più lentamente durante il periodo di revisione.

Durata del controllo di un progetto

Non esiste un periodo di tempo fisso per un audit di progetto. Su grandi progetti, troverete che ci vuole molto più tempo. Su piccoli progetti, il revisore può essere fatto in poche ore. Appena sappiate che il progetto sarà sottoposto a revisione, chiedi al team di audit quanto tempo anticipano il loro lavoro.

Che cosa cerca l'audit

Se l'audit è stato chiamato a causa di una particolare preoccupazione, ad esempio il mancato raggiungimento di obiettivi di qualità, si aspetta di sondare quella zona in profondità.Un controllo di routine si estenderà in ampia portata alle diverse aree di gestione del progetto e dei risultati che il progetto sta lavorando. Coprirà il tempo, il costo e la qualità del tuo progetto e l'impegno degli stakeholder.

L'obiettivo del controllo è quello di scoprire se il progetto sta per raggiungere i suoi obiettivi o meno.

Se il revisore ritiene che, sulla base delle prestazioni attuali, il progetto non abbia raggiunto tali obiettivi, presenta raccomandazioni per l'azione.

Raccomandazioni dipendono da cosa si trova

Le raccomandazioni contenute nel rapporto del revisore dipendente dipendono da ciò che hanno trovato. Aspettatevi di essere positivi e formulati in modo da consentirti di adottarli facilmente. Dovrebbero essere pratici.

A un estremo, il revisore può raccomandare che il progetto sia chiuso, anche se ciò avverrebbe solo se ritenevano che non ci fosse alcuna possibilità che un progetto proviene da questo punto in avanti fornisca qualsiasi tipo di valore per l'organizzazione.

Guarda il tuo audit del progetto come un'esperienza positiva. Dovrebbe dare preavviso a qualsiasi segno che il progetto è in difficoltà ed è un'opportunità per lavorare con un professionista esperto di progetto.

L'attuazione delle loro raccomandazioni dovrebbe rendere più successo a te, alla tua squadra e al tuo progetto, e questo può essere solo un bene.