Imparare i ruoli e le responsabilità di un leader di riunione

Il leader di riunione è l'impiegato responsabile della pianificazione, organizzazione, gestione dei dettagli e invito ai partecipanti a una riunione. Lui o lei è il dipendente che è responsabile e responsabile del progresso della riunione effettiva. Agiscono prima, durante e dopo la riunione per assicurare che l'incontro raggiunga i propri obiettivi con successo.

Chi conduce l'incontro?

Il leader di riunione è fondamentale per rendere riunioni e team di successo.

Il dipendente che funge da capo della riunione è fondamentale. In alcune riunioni, il leader è il capo del reparto, il capo del team o la persona nominata dalla direzione superiore per condurre un'iniziativa. Questi dipendenti sono stati selezionati per il loro ruolo di leadership a causa delle loro competenze percepite come manager o leader.

Altre volte, un dipendente può emergere come leader naturalmente. Questi capi sono dipendenti che altri dipendenti cercano e rispettano. In altre occasioni, una squadra può decidere di ruotare il ruolo di leadership tra tutti i membri. Ciò consente a tutti i membri del team di continuare a sviluppare le loro competenze come leader di incontro e nella creazione di incontri di successo in generale.

Responsabilità del leader di riunione

Seguono le responsabilità chiave di un leader di riunione.

• Determina l'obiettivo, il compito o lo scopo che deve essere compiuto. Questo è spesso un incarico o una parte della descrizione del lavoro del leader.
• Decide se una riunione è il metodo migliore per ottenere l'obiettivo o lo scopo o raggiungere il risultato desiderato. Rispondi alla domanda, è necessario un incontro?
• Determina chi ha bisogno per aiutarti a pianificare la riunione.
• Con una squadra o come leader, decide l'ordine del giorno della riunione. (In riunioni in corso, questo compito viene completato alla fine della riunione corrente.)
• Determina la data, l'ora e la posizione più frequentemente utilizzando un calendario organizzativo condiviso.
• Mette insieme i lavori pre-lavoro come la lettura, le informazioni finanziarie, la storia, i minuti di riunione del team correlati e così via.
• Invita i partecipanti e distribuisce le assegnazioni e il pre-lavoro permettendo il maggior tempo possibile per consentire ai partecipanti di venire preparati alla riunione.
• Assicura che la riunione abbia un registratore o un minatore per documentare i procedimenti e gli eventuali impegni, atti o decisioni. Nomina un cronometristo, quando necessario per il compimento ordinato di una riunione.
• Può utilizzare un icebreaker per riscaldare i partecipanti e creare un ambiente in cui i partecipanti alla riunione sono comodi comunicare tra loro e scambiare idee e informazioni.
• Arriva presto e conduce l'incontro mantenendolo in carica, in pista e coinvolgendo tutti i partecipanti in modo da ritenere che la loro presenza sia essenziale alla riunione.Ciò garantisce la loro partecipazione alla prossima riunione
• Spezia la riunione aziendale in modo che i partecipanti non si sentano noiosi e annoiati. Sia che utilizzii ghiaccioli, umori o esempi divertenti, nessuna riunione dovrebbe finire senza ridere.
• Assicura che i passi e gli elementi di azione successivi siano assegnati e gestiti.
• Rappresenta la riunione e pianifica l'ordine del giorno della prossima riunione.
• Seguire i partecipanti tra le riunioni per assicurarsi che gli elementi d'azione siano in pista e offrire assistenza e / o risorse se il volontario si trova in problemi.

Ruoli supplementari

Il leader di riunione assume queste responsabilità, ma ha anche ruoli relativi alla comunicazione, al reporting e alle prestazioni del compagno di squadra.

Ogni membro di una squadra o di una riunione che è crossfunzionale ha l'obbligo di mantenere informato il proprio dipartimento o funzione circa le attività e il progresso di una riunione o di una squadra in corso. Hanno anche la responsabilità di chiedere input da colleghi che non sono nella squadra o nella riunione. Non tutti i dipendenti possono partecipare ad ogni riunione.

Il responsabile ha la responsabilità aggiuntiva di mantenere i dirigenti coinvolti e informati attraverso una comunicazione efficace e un feedback.

Costruire la proprietà da parte di dipendenti al di fuori della squadra o della riunione, in particolare i leader organizzativi, garantisce che il team o la riunione abbia successo nello sviluppo, nell'attuazione e nell'integrazione delle sue soluzioni o idee.

Se un partecipante alla riunione sta eseguendo in modo inefficace durante la riunione, il responsabile ha la responsabilità di correggere il comportamento attraverso efficaci tecniche di incontro durante la riunione e un coaching efficace al di fuori della riunione. Un partecipante alla riunione che monopolizza l'incontro con le sue opinioni o critica gli altri membri per loro deve essere corretta prima che i singoli sabotassero il successo della riunione.

Queste azioni sono necessarie fino a quando i partecipanti di incontro non raggiungono un livello di comodità e di maturità che consente loro di assistere il leader ciononostante in quanto eventi inefficaci si dispiegano ei membri disfunzionali interrompono il progresso.

Un leader efficace incontro non garantisce che un progetto o un team esegua con successo, ma è un fattore chiave che contribuisce quando progetti, dipartimenti, riunioni o squadre riescono.

I minuti di riunione sono un efficace contributore alle riunioni di successo quando i minuti sono scritti correttamente e distribuiti in modo tempestivo.