Chiavi per i saluti del telefono aziendale

Parliamo delle prime impressioni; i saluti telefonici sono critici. Le prospettive stanno decidendo se fare o meno affari con te. I clienti irate stanno decidendo quanto sia utile e competente. Tuttavia molte aziende convogano il saluto telefonico fino al punto che i dipendenti odiano dire che i clienti e le prospettive temono l'ascolto.

Quando si tratta di saluti telefonici, c'è potere in semplicità. Per ottenere i migliori risultati, incorpora tre elementi semplici nei saluti telefonici aziendali: piacevolezza, brevità e sincerità.

Saluti al telefono devono essere piacevoli

Un piacevole saluto telefonico è essenziale per una chiamata riuscita perché mette in scena lo stage emotivamente. In generale, gli ascoltatori tendono a riflettere o "catturare" gli stati emotivi degli altoparlanti. Questo è un principio di comunicazione che vale se si parla a un gruppo di 1000, una piccola riunione di 10 o un singolo cliente sul telefono.

In altre parole, le persone rispondono in natura. Se rispondiamo al telefono, probabilmente il chiamante diventerà grintoso. Se rispondiamo al telefono piacevolmente, le probabilità sono che il chiamante sarà piacevole e tutti sappiamo quale chiamante è più facile lavorare.

Immagina di essere un cliente che chiama un luogo di attività. Il professionista dall'altra parte del telefono sembra irritato. Qual è la tua risposta a un saluto telefonico così?

Quando sono un cliente, la mia risposta tende ad essere irritata. Comincio a pensare a me stesso: "Beh, pensi di essere irritato adesso?" "Aspetta che finisci con me, allora saprai quale irritazione è!" Non ero nemmeno irritato quando ho chiamato l'azienda. Ho semplicemente preso l'irritazione del professionista.

Ho avuto l'esperienza opposta anche come cliente. Sono irritato, estremamente irritato. Voglio davvero lasciare che qualcuno lo abbia. Chiamo la compagnia, ma la persona che risponde al telefono è così bello e professionale che non posso fare a gridare a loro.

Odio quando succede. Questa volta ho preso la loro professionalità.

Uno dei modi più semplici per raggiungere rapidamente uno stato emotivo, come quello di essere piacevoli, è quello di utilizzare il linguaggio del corpo. La ricerca condotta da John Grinder e Richard Bandler suggerisce che il linguaggio del corpo aiuta a creare stati emotivi. Se ci portiamo con le spalle sconvolte, il viso accigliato, la testa incurvata, gli occhi sconnessi e la respirazione superficiale, probabilmente ci sentiamo depressi. Se sorridiamo, respiriamo profondamente, tirate le spalle indietro e guardiamo dritti, probabilmente ci sentiamo bene. Come ti porti tutto il giorno al lavoro?

Raccomando che i professionisti stabiliscano un rituale prima di rispondere al telefono. Per sembrare piacevole, dobbiamo portarci di conseguenza. Il mio rito di saluto di telefono è quello di sedersi sul bordo del mio sedile, tirare le spalle indietro, fare un respiro profondo, sorridere, lasciare che il telefono squillare due volte, quindi rispondere.Non ho mai risposto al mio telefono a meno che non abbia passato il mio rituale. La mia attività è troppo importante.

A volte posso anche stare in piedi prima di rispondere al telefono se ho bisogno di una spinta extra di energia. Stare sulla testa. Fare i jack di salto. Fai tutto ciò che è necessario per ottenere uno stato piacevole prima di rispondere al telefono. (Entro i limiti di corso.)

Saluti del telefono bisogno di essere sinceri

Nessun script. Sono contro i saluti telefonici di script perché sembrano insincere, irritano i chiamanti e scoraggiano i dipendenti. I saluti scritti di solito includono una specie di slogan: "Ciao, è una bella giornata qui presso la XYZ Company."

Ora non mi interessa dove lavori. Non può essere così buono tutto il giorno. A un certo punto dire, "è una bella giornata …" sarà un tratto o insincere. L'altro rischio è che il chiamante è irato. Un impiegato di una società di mobili mi ha confidato che odiava rispondere al telefono: "È una bella giornata …" perché i callers irati avrebbero scattato indietro: "Beh, non è una bella giornata in cui sono e superare qui e correggere questa cosa!" Non si chiedo perché i dipendenti e i clienti odiano saluti scritti?

Vuoi che il saluto sia naturale, che rende anche più facile suonare piacevolmente.

Gli elementi chiave di un saluto telefonico è il tuo reparto o il nome della tua società, il tuo nome e un'offerta di assistenza, come in questi saluti telefonici di esempio.

Un esempio di un saluto telefonico aziendale a centrale può suonare come questo, "XYZ Company. Questo è Bob. Come posso dirigere la tua chiamata? "

Un saluto da qualcuno del dipartimento contabile potrebbe suonare come questo," Accounting. Questo è Bob. Come possiamo aiutarti?

Indicare il nome della società o del reparto in modo che i clienti e le prospettive possano sapere che sono nel posto giusto. Quante volte sei trascorso cinque minuti chiamare solo per rendere conto che il chiamante sarebbe meglio servito in un altro dipartimento?

Devi sempre indicare il tuo nome perché è un segno di autorità, affermando che il tuo nome implica che tu sia responsabile, crea anche un tocco personale. telefono saluto con una domanda che esprime la tua voglia di servire il chiamante (Vedi 8 regole per un buon servizio clienti.)

Saluti al telefono devono essere brevi

Tenere breve Ho sentito i saluti telefonici che sono così lunghi, ho temuto che la persona che rispondesse al telefono stava andando a iperventilare e andare in arresto cardiaco cercando di farlo uscire con un solo respiro.

I saluti troppo lunghi sono poco profondi per molti motivi. Non è piacevole o sincero perché tecnicamente è impossibile eseguire. I dipendenti li odiano nd questi sentimenti vengono attraverso. I chiamanti li odiano perché perdono il loro tempo. Fortunatamente, seguendo le linee guida sopra brevità è assicurata.

Sommario

Saluti telefonici sono una parte potente di fare affari. Per avere successo, mantenere semplici i saluti sul telefono. Pratica un rituale per essere piacevole. Rimangono non descritti. Sii breve.

Vedere anche Suggerimenti per la gestione del tempo per chiamate in uscita in uscita e suggerimenti per la gestione del tempo per chiamate in arrivo telefoniche.