È La tua azienda pronta per i servizi condivisi?

Introduzione

Le imprese devono essere il più conveniente possibile e un'opzione che le aziende possono adottare è adottare un modello di servizi condivisi per alcune delle sue funzioni.

I servizi condivisi possono coprire un certo numero di processi, come il reparto di vendita o l'acquisto. Normalmente questi tipi di funzioni possono essere decentralizzati, standardizzati o centralizzati. Ci sono molti vantaggi per la creazione di servizi condivisi, tra cui l'economia, la qualità, il tempo di risposta e i vantaggi strategici.

Funzioni organizzative

Oltre al modello di servizio condiviso, le aziende possono adottare altri modelli funzionali come decentralizzati, standardizzati o centralizzati.

• Decentralizzato - Questo tipo di modello si trova quando una funzione, come l'acquisto o la vendita, può essere trovata in ciascuna delle posizioni di un'azienda. Questa funzione è autonoma, con un proprio personale separato e possibilmente sistemi tecnologici separati. Tuttavia, questo modello è molto sensibile alle esigenze degli utenti della struttura.
• Standardizzato - In questo modello è prevista una funzione separata almeno da strutture gestite da personale separato. Tuttavia, in questo modello, i processi sono standardizzati e possono utilizzare gli stessi o sistemi tecnologici simili.
• Centralizzato - Questo modello opera con un unico reparto che esiste in una struttura utilizzata da ogni struttura dell'organizzazione. In questo modello, l'accento è sull'efficienza e non ha alcun accordo di livello di servizio (SLA) con gli utenti in nessuna delle strutture.

• Servizi condivisi - Una funzione di servizio condivisa può trovarsi in un sito a basso costo, ma è focalizzata sul cliente su accordi concordati sul livello di servizio. Le prestazioni della funzione di servizio condiviso si basano sulla misurazione degli accordi sul livello di servizio.

Vantaggi di servizi condivisi

Una funzione di servizio condivisa di solito si basa su una posizione che dispone di dipendenti qualificati ma è minore nel costo per l'host.

Ad esempio, la creazione di una funzione di servizio condivisa in una sede aziendale può avere personale qualificato, ma sarebbe probabilmente più costoso da finanziare di una posizione in un'area a basso costo.

Una funzione centralizzata è simile a quella di una funzionalità di servizio condivisa, ma si basa sulla riduzione del costo della funzione piuttosto che a una funzione che mira a migliorare il servizio clienti.

In un'indagine condotta dall'Associazione Shared Services e Business Process Outsourcing (SBPOA) sono state identificate dieci aree in cui i servizi condivisi erano più popolari. Questi erano: - Conti pagabili 83%, Contabilità generale 65%, Immobilizzazioni 57%, Crediti 56%, Payroll 55%, Viaggi e spese 50%, Rapporti finanziari 48%, Risorse umane 44%, Crediti e raccolta 43%. Funzione help desk 39%.

Rischi di servizi condivisi

Anche se ci sono molti vantaggi per l'adozione di una funzione di servizi condivisi, a volte ci sono alcuni problemi per le aziende dopo tale mossa.Alcune delle ragioni per cui una funzione di servizio condivisa possono fallire includono:

• Mancanza di costo - Se non si è verificata la mancanza di una misura globale dei costi, le riduzioni di costo previste dall'attuazione della funzione di servizio condiviso possono essere grossolaneamente sopravvalutata.
• Mancanza di documentazione - Per avere una funzione di servizio condiviso, i processi devono essere completamente documentati in modo che i servizi condivisi dispongano di tutte le informazioni necessarie per eseguire le funzioni necessarie.
• Mancanza di leadership - Molte funzioni di servizi condivise non hanno successo come previsto poiché mancano la leadership necessaria per prendere decisioni importanti.

Outsourcing Shared Services

Se è stato deciso un modello di servizio condiviso, è possibile esternalizzare la funzione di servizio condivisa a un terzo. La società di outsourcing che eseguirà la funzione di servizio condiviso dovrà consentire e rispettare l'accordo sul livello di servizio.

L'outsourcing dei servizi condivisi ha successo quando esiste un buy-in di gestione esecutiva quando i processi sono standardizzati in tutta l'impresa e l'ambito della funzione è chiaramente definito.

La funzione di servizio condivisa più popolare che è esternalizzata è Account Payables. Altri servizi condivisi spesso esternalizzati includono IT, Tax Services e Benefici dei dipendenti.

Aggiornato da Gary Marion, Logistics e Supply Chain Expert.