È Tempo di monitorare l'inventario?

Per molte aziende nuove o in rapida espansione, il valore dell'inventario può rappresentare spesso una percentuale significativa del totale degli asset. Per altri, i costi di inventario sono un importo banale. A meno che la tua azienda non vende o non commercializzi oggetti soggetti a sorveglianza legale, come alcuni materiali pericolosi o prodotti farmaceutici, non esistono leggi che richiedono di implementare o mantenere un sistema di monitoraggio delle scorte.

La maggior parte delle imprese, tuttavia, scopre che i vantaggi offerti dalla gestione efficace degli inventari fanno valere i loro sforzi, ma è anche vero che non tutti i commerci devono monitorare l'inventario.

Poiché non esiste alcuna regola concreta in merito all'eventuale necessità di monitoraggio degli inventari, la decisione relativa alla rilevazione del proprio inventario deve essere basata su fattori specifici di ciascuna attività. Rispondere alle seguenti domande può aiutare a decidere se è giunto il momento di iniziare un sistema di gestione delle scorte.

1. Acquisti solo le quantità necessarie per riempire gli ordini mentre li ricevi? Ad esempio, se vendiate abiti da damigella d'onore che sono disponibili in una varietà di formati e colori, puoi acquistare tutte le opzioni possibili in multipli o acquistare le dimensioni esatte nel colore richiesto quando il cliente inserisce un ordine? Se quest'ultima, probabilmente non è necessario seguire l'inventario.

2. Il valore del tuo inventario è superiore al 25% delle entrate mensili?

In caso affermativo, molti contabili raccomandano di stabilire un piano di gestione delle scorte.

3. Quanto spesso ti manca un'opportunità di vendita a causa di articoli fuori servizio? Le opportunità perse possono essere difficili da identificare, ma è possibile che i clienti siano chiamati o visitati il ​​tuo negozio per chiedere se hai un articolo specifico.

Potresti anche notare che uno scaffale è nudo; forse i clienti stanno visualizzando uno scaffale vuoto anziché l'oggetto che intende acquistare e poi lasciare senza una vendita. Uno o due articoli non in magazzino nel corso di un anno non hanno probabilità di influenzare le vendite, ma potrebbero essere più frequenti. Un sistema di monitoraggio delle scorte ben gestito potrebbe aiutarti a prevenire oggetti fuori uso.

4. Quanto spesso ricevi più ordini per gli articoli di quello che puoi compilare in modo tempestivo? Questo si chiama overselling, e sebbene sia simile agli articoli fuori stock, il termine è più spesso utilizzato nel commercio elettronico. L'overselling può essere particolarmente dannoso se si pubblicizza la spedizione di giorno dopo giorno o promette simili, come per esempio garantire che un ordine arriverà per una vacanza. L'overselling è una buona indicazione che è necessario seguire il tuo inventario.

5. Quanto sei sicuro di non aver sperimentato il ritiro degli inventari? L'inventario scomparso può essere un segno di furto da parte degli acquirenti o dei dipendenti.Può anche indicare rottura non segnalata. Puoi notare che un elemento specifico è appena scomparso, ma puoi anche notare che il rapporto tra le vendite e gli account acquistati è sfavorevole. Il monitoraggio degli inventari può aiutare a identificare il ritiro in modo da poter intraprendere azioni correttive.

6. Conserva una fornitura di materie prime o componenti utilizzati per la produzione di articoli finiti in vendita? Se è così, potrebbe essere necessario un monitoraggio degli inventari per aiutarti a garantire che disponga di materiali sufficienti a produrre gli elementi necessari per soddisfare le esigenze dei clienti.

La creazione di un sistema di monitoraggio degli inventari

Le principali operazioni di produzione e vendita al dettaglio dispongono in genere di sistemi di monitoraggio inventario complessi che collegano la loro logistica, l'entrata, l'acquisto, la pianificazione della produzione, i dispositivi di punto vendita, la contabilità dei costi e altri servizi. Le piccole imprese, tuttavia, di solito non hanno bisogno di questo complicato metodo di monitoraggio dell'inventario, almeno non in un primo momento. Un sistema può essere semplice come una scatola di file contenente schede di indice o un raccoglitore che contiene un foglio di carta per ogni elemento dell'inventario.

Esistono anche numerosi programmi software per la gestione delle scorte, e alcuni dei programmi più rudimentali possono essere scaricati gratuitamente.

Naturalmente, il tuo sistema di gestione degli inventari dovrà riflettere la natura della tua attività e le tue esigenze specifiche. La maggior parte dei sistemi di inventario, tuttavia, include le seguenti informazioni.

1. Posizione: assegna un semplice codice di posizione per ogni punto utilizzato per memorizzare l'inventario. Ad esempio, se si dispone di tre unità di scaffalatura, è possibile utilizzare le lettere A, B e C per rappresentare le unità, seguite da un numero per rappresentare lo scaffale specifico, ad esempio A-2 o C-4.

2. Voce: Dovrai stabilire un numero o una descrizione di un elemento per ogni elemento che intende inventario. La complessità del numero di articolo varia. Ad esempio, se vendi una grande varietà di abiti da donna, puoi creare un sistema di numerazione che identifica lo stile, il colore e la dimensione di ogni abito venduto. D'altra parte, è possibile includere tutti gli abiti sotto un unico numero, stabilire numeri separati per ogni dimensione o scegliere qualsiasi altro metodo. Se rivendite gli articoli acquistati da un grossista, puoi semplicemente utilizzare il numero di magazzino del grossista. Questo farà riordinare anche abbastanza semplice.

3. Costo: dovrai conoscere il costo unitario di ciascun elemento per valutare il tuo inventario. Questo costo può cambiare con ogni nuovo ordine. Il monitoraggio dei costi fluttuanti avrà un impatto diretto sul margine di profitto lordo e sul costo delle merci vendute, quindi avere un numero preciso sarà un fattore chiave per mantenere un P & L accurato.

4. Fonte: includere il nome del venditore da cui avete effettuato l'acquisto. Questa registrazione consente di riordinare rapidamente o tenere traccia delle modifiche del fornitore insieme a variazioni di qualità o di costo.

5. Data: Registra la data in cui hai ricevuto la merce.

6. Quantità: Inserisci il numero di unità ricevute o attualmente disponibili.

7. Riordina: in base alle vendite anticipate e al tempo di consegna del fornitore, è necessario determinare il punto in cui è necessario riordinare il prodotto.

8. Attività: quando si verificano le vendite, registrare la data e la quantità, quindi sottrarre le unità vendute dalla quantità in mano. Sarà inoltre necessario registrare elementi che sono stati rotti nel negozio o resi altrimenti ineleggibili.

Se scegli un sistema manuale o una soluzione software, la chiave per un efficace monitoraggio degli inventari è mantenere i tuoi record con regolarità e routine. A seconda del tuo business, potrebbe essere necessario aggiornare i record manuali giornalmente, settimanalmente o mensilmente. Una soluzione computerizzata può eliminare molte delle mansioni manuali, ma anche un sistema automatizzato richiederà la manutenzione, ad esempio l'immissione di nuovi numeri o l'aggiornamento dei codici di posizione. Ciò significa sviluppare un processo standardizzato e educare chiunque lo toccherà su come gestirlo e mantenerlo in modo ottimale.

In definitiva, la decisione relativa all'utilizzo del monitoraggio dell'inventario e al metodo migliore da utilizzare deve restare con ogni proprietario di attività. Solo tu puoi determinare se la natura del tuo business, il tuo volume e le tue problematiche potrebbero trarre vantaggio da una politica di gestione inventario formale.