Pianificazione eventi e festival di cucina

Il Gusto di Chicago è uno dei festival alimentari più grandi negli Stati Uniti. Iniziò per la prima volta nel 1980 come idea tra diversi proprietari di ristoranti di Chicago e la città ha tenuto il suo primo festival di cibo come un evento di una giornata con 36 fornitori di cibo che l'anno. Circa 275.000 persone si sono presentate per l'evento all'aperto. Da allora, è cresciuto in più di 3. 5 milioni e più di 12 milioni di dollari di entrate per diversi giorni.

L'ufficio del sindaco di eventi speciali a Chicago e l'associazione del ristorante dell'Illinois lavorano insieme per pianificare ed eseguire questo festival annuale di cibo.

La pianificazione di un festival di cibo comunitario

Se una grande festa di cibo come il gusto di Chicago o una versione più piccola dello stesso, festeggiamenti di comunità di pianificazione è una responsabilità significativa per i governi locali e gli organizzatori di eventi comunali. Il gusto di Chicago serve come un grande studio di casi per qualsiasi comunità che considera un programma simile. Le aree funzionali primarie di qualsiasi festival di cibo della comunità includeranno quanto segue:

Operatori

• Fornitori di Alimenti
• Programmazione
• Sponsorizzazioni
• Marketing / Pubbliche Relazioni
• Gestione Contabilità / Contratto
• innanzitutto, facciamo un'idea per la timeline e la gestione generale di un evento che utilizzi la reale pianificazione del gusto di Chicago.

Programma di pianificazione della festa dell'alimentazione comunitaria

Per coloro che si avvicinano a questo tipo di evento per la prima volta o per coloro che considerano un'espansione di un festival esistente, è importante iniziare a pianificare almeno un anno prima dell'evento.

12 Mesi

Per un esempio concreto, l'Ufficio del Sindaco di Eventi Speciali segue la seguente tabella di massima per ogni gusto di Chicago:

• 12 Mesi : Identificare la posizione, le date e lo sketch la mappa del festival.
• 9 mesi : aggiornare la mappa del festival e iniziare le aree RFP funzionali
• 6 mesi : confermare fornitori, sponsor, programmatori e fornitori
• 4 mesi < 1 Settimana
• : gestire le operazioni di caricamento 1 Giorno
• : gestire il carico del fornitore Conclusione di eventi
• : Gestione delle operazioni di caricamento 1 Settimana dopo
• : tenere riunioni di avvio e fare raccomandazioni Gestione generale della comunità
• L'Ufficio del sindaco di eventi speciali è responsabile del gusto di Chicago e di una lunga lista di altri eventi lungo il lungolago di Chicago, i festival di quartiere e altre aree. Il gusto è unico a Chicago perché è un evento gratuito, ma le entrate del Taste pagano per la maggior parte di tutti gli altri eventi gestiti dall'ufficio. Con esperienza di gestione del festival dei prodotti alimentari che risale al 1980, la maggior parte delle squadre funzionali dell'ufficio sindacale degli eventi speciali e dell'associazione del ristorante Illinois sono altamente esperti nelle loro aree. Ciò consente al direttore generale del Taste of Chicago di concentrarsi sugli sforzi di pianificazione e esecuzione di tutte le parti coinvolte e mantenere l'evento in pista.

Oltre ai membri dell'ufficio, il direttore generale lavora con almeno 20 uffici e agenzie di città diverse, tra cui (non limitandosi) alle seguenti:

Dipartimento di Polizia

Dipartimento incendio

Dipartimento di

• Streets and Sanitation
• Distretto del Parco
• Ufficio di Comunicazioni per la Gestione di Emergenza
• Un'altra importante area funzionale dell'Ufficio Sindaco di Eventi Speciali è la gestione contabile / contrattuale. Essendo un evento governativo, è un processo di approvvigionamento altamente strutturato e tutti gli accordi devono seguire le linee guida della città.
• Con un timeline di pianificazione degli eventi in atto e la gestione degli eventi generali garantiti, possiamo ora esaminare ciascuna delle aree funzionali primarie dell'evento.
• Dopo essere state introdotte nella storia dell'evento Taste of Chicago e usando la sua pianificazione e l'esecuzione come studio di casi, siamo pronti a scavare un po 'più in profondità in ciascuna delle aree funzionali primarie dell'evento.

Operazioni

L'area operativa è responsabile della preparazione del sito, della fase e della produzione, il supporto degli eventi, la sicurezza e altro ancora.

Le operazioni necessitano di numerose riunioni pre-evento e il team di operazioni è strettamente legato al layout della mappa degli eventi.

Fa una grande differenza per coinvolgere tutte le agenzie cittadine all'inizio del processo, secondo il gestore delle operazioni per il gusto di Chicago. Il team di operazioni gestisce i processi per quanto segue:

Caricamento pre-evento (setup)

Operazioni durante l'evento

Caricamento post-evento (rottura)

• Questi processi includono chiusure stradali, tende da costruzione, operatori di carrelli elevatori, carpentieri, elettricisti, attrezzature di manutenzione e personale, sicurezza, logistica per i fornitori, rimorchi di gestione e altro ancora. Prendi in considerazione ciò che il tuo team operativo si occuperà di gestire se stessi e cosa contraggono per il tuo evento. Quali altre agenzie lavoreranno con la tua squadra? Contattatemi al più presto.
• Ristoranti / Fornitori
• Data la complessità e la dimensione dei festival alimentari come il Taste of Chicago, l'Illinois Restaurant Association prende la testa sulla gestione dei fornitori di cibo che partecipano all'evento annuale. Per il 2015 Taste of Chicago, l'evento ha collaborato con più di 60 venditori di prodotti alimentari, tra cui 19 nuovi ristoranti che hanno rappresentato molti dei quartieri distinti di Chicago. Naturalmente, a Chicago, certi prodotti saranno sempre trovati nei fornitori di prodotti alimentari selezionati per l'evento, tra cui pizza, costole, gelati e torta di formaggio. Il vostro festival di cibo della comunità probabilmente avrà anche i suoi cibi tradizionali.

È un posto ambito da essere selezionato come venditore di un ristorante che partecipa a questo particolare festival di cibo e criteri richiede che i partecipanti siano ristoranti locali che riflettano i quartieri di Chicago.Inoltre, devono essere in grado di gestire il volume e avere uno stato completamente pulito con la città. I ristoranti partecipanti sono sottoposti ai seguenti corsi e controlli:

Completi il ​​corso di certificazione sanitaria del Festival Estate Summer Association Festival

Il Dipartimento di Salute Pubblica di Chicago segue le cabine tre volte al giorno

Gestisce il flusso di inventario tra le cabine e i camion refrigerati < Quando si tratta dell'evento della comunità, riflettere su quali criteri potresti richiedere di partecipare ai fornitori di prodotti alimentari e quanti vorrai avere. Il primo anno può essere difficile, ma con il successo di ogni anno, probabilmente troverai che tu hai sempre più partecipanti pronti.

• Programmazione
• Il Taste of Chicago è un evento della comunità generale. Questo significa che mentre "cibo" è quello che attrae la folla, sono le altre attività che tengono le persone lì. Nel corso degli anni il team di programmazione ha inserito molti dei seguenti elementi nel programma globale:
• Concerti gratuiti su più fasi (nazionali e locali)

Padiglione di dimostrazioni di cucina con cuochi di primo piano e autori di libri

Villaggio di famiglia incluso un palco per bambini

Tenda ambientale per l'educazione "verde"

• Padiglione sportivo con consigli fitness
• Padiglione internazionale
• Passeggiata 2 miglia
• Fornitori di cibo
• Budweiser Clydesdales e la loro dalmata compagni
• Passeggiate di divertimenti
• Programma dei fuochi d'artificio
• Cerimonia di apertura
• Considerate quali altri programmi e attività potresti includere nel vostro festival di cibo.
• Sponsorizzazioni
• Il gusto di Chicago prevede diverse categorie di sponsorizzazioni, che è una delle principali fonti di finanziamento e supporto in natura. I marketing aziendali e gli organizzatori di eventi aziendali tendono a partecipare a eventi di comunità come il Gusto per rafforzare il loro marchio e ottenere l'esposizione.
• L'ospitalità è un elemento che alcuni sponsor hanno nei loro pacchetti, consentendo a questi sponsor di ricevere un accesso favorevole a alcune aree di seduta e alle tende private per ospitare i loro eventi client.

Tipi di sponsor a Gusto:

Comunicazioni cellulari

Negozio di alimentari

Aziende di bevande

Negozi al dettaglio e banche

• Compagnie aeree e alberghi
• Media
• Fornitori di alimenti
• Ristoranti
• Organizzazioni di fitness e assistenza sanitaria
• Distretto urbano e trasporto pubblico
• Considerate quali sponsor locali aziendali potrebbero essere interessati a finanziare l'evento della comunità e pensare a quali tipi di pacchetti e perks che potresti fornire a questi sponsor.
• Marketing / Pubbliche relazioni
• I marketers che lavorano sul Taste of Chicago sono in una posizione invidiabile perché è il tipo di evento che richiama automaticamente l'attenzione dei media a Chicago e altrove. Meglio ancora, sponsor di media anche aiutare a promuovere il gusto. Ciò significa che l'Ufficio del sindaco di eventi speciali non deve spendere troppo sulle forme tradizionali di pubblicità per diffondere la parola e promuovere l'evento.
• I marketing promuovono l'evento scrivendo comunicati stampa dedicati a ciascuna area dell'evento, mantenendo il sito web dell'evento e produrre la brochure degli eventi. Questi elementi richiedono una stretta collaborazione con tutte le altre aree funzionali per documentare la pianificazione e il cambio dei contenuti in quanto si verificano.

All'inizio, può essere difficile per i festival di cibo della comunità ottenere il tipo di esposizione che grandi e noti eventi come il gusto del gusto di Chicago. Ma considerate quali siti multimediali potresti essere in grado di raggiungere la stampa gratuita e iniziare a pianificare i materiali di marketing che il tuo team di marketing gestirà come un sito web, volantini e brochure.