Come fare riunioni di gestione eventi produttivi

Non devi guardare molto lontano per trovare articoli da esperti di gestione del tempo, dirigenti compiuti e altri guru e esperti che stanno cercando riunioni e suggeriscano di evitare, ridurre o altrimenti sfuggire a questi tempi di lavoro spesso faticosi perditempo.

Tuttavia, a volte dobbiamo solo incontrarci. E sì, ci sono alcuni ottimi consigli disponibili da esperti sulla gestione del tempo, il controllo dell'agenda e le regole dell'ordine.

Il focus qui è un po 'diverso, offrendo alcuni consigli e vere-guida che aiuterà i manager a trasformare cinque tipi di riunioni comuni in eventi indolori e produttivi.

Cinque soluzioni di riunione comune

1. Eliminare la morte con "Around the Table" aggiornamenti

. Conosci questa riunione. Crammiamo diciotto persone in una stanza e poi chiediamo a ciascuno di condividere un aggiornamento che in genere suona come un tentativo di giustificare la loro esistenza e fare un caso per la loro assunzione nella grande sala dipendenti della fama. Gli amministratori delegati ei dirigenti senior sono noti per l'esecuzione di questi incontri, credendo ingenuamente che questo è un ottimo modo per tutti di ascoltare cosa sta succedendo in tutta l'azienda. In realtà, la gente si adatta maggiormente e si concentra sulla pianificazione del proprio aggiornamento che nessuno lo ascolterà.

Invece:

In ogni modo, riuniti con i tuoi coetanei, i membri del team oi colleghi chiave, ma non cedere all'approccio "intorno al tavolo". Fornisci informazioni su base eccezionale. Condividi notizie pertinenti, inclusi i risultati finanziari, vincite grandi clienti o aggiornamenti su iniziative di organizzazione. Inoltre, estendere l'offerta per gli individui per sollevare questioni importanti. Se si è verificato qualcosa di notevole e non noto, qualcuno dovrebbe condividerlo. Se un gruppo ha bisogno di aiuto da un altro gruppo, solleva la richiesta.

In caso contrario, non obbligare tutti i partecipanti a condividere.

2. Riunioni di stato in generale.

Questi possono essere brutali killer di tempo, specialmente quando si bloccano come eventi ricorrenti e sono gestiti in modo scarsissimo. Invece

: Non chiamare mai una riunione per qualcosa che puoi cercare. Sfruttare gli strumenti tecnologici della giornata per garantire che i team di lavoro mantengano un aggiornamento di stato attuale e visibile in cui tutti possano vederlo con il semplice clic del mouse. Se è necessario incontrare tagliare il tempo di riunione pianificato a metà o, utilizzare approcci agili e eseguire brevi "stand-up" sessioni. Essere draconiani sulle digressioni e le distrazioni che allungano queste sessioni. Focus sulla condivisione dello status e richiedere alle persone di affrontare le questioni al di fuori di questo forum. 3. Incontri di brainstorming non strutturati.

La maggior parte delle riunioni di brainstorming sono così difficilmente facilitate che finiscano a sopprimere le idee, sostenendo l'idea del capo o generando grandi liste di cose fresche sul post-it che non sono mai sentite né viste di nuovo. Invece:

Lavorare per definire l'argomento del brainstorming e condividerlo con gli invitati prima della sessione. Raccogliere il loro contributo e consolidarlo e pubblicarlo oppure condividerlo senza attribuire le idee. Utilizza la sessione live per saltare e costruire sulle idee inviate, aggiungendo all'elenco. Resistere all'urgenza di valutare le idee in questa sessione. Incorporare altre tecniche che minimizzano le pressioni di socializzazione, come la scrittura del cervello. E soprattutto, consolidare le idee e creare un processo per valutarli e archiviarli per un facile riferimento di gruppo nelle sessioni e situazioni future.

4. Operazioni che rendono l'Inquisizione insignificante.

Se hai mai sofferto di una sessione in cui il leader della riunione, di solito un dirigente, si concentra su una funzione lottante o cerca il punto debole della presentazione di tutti e poi griglia i messaggeri senza pietà, sai quanto è distruttivo questo formato. Non perpetuate questo processo. Invece:

mantenere privati ​​i profondi profili funzionali e gli esami di proctologia aziendale e concentrarsi sulla condivisione di indicatori operativi chiave, problemi e opportunità. La riunione di gruppo non è il momento o il luogo per distruggere un'area o un individuo sottovalutato. Stabilire una riunione di follow-up sul posto, ma non sottoporre tutti gli altri al tuo esame incrociato visibile su questo problema. Non riprendere la responsabilità per il miglioramento, ma eliminare la crudeltà e ciò che implica la diffamazione pubblica dal tuo repertorio di gestione delle riunioni.

5. Incontri che sollevano questioni che richiedono decisioni spontanee.

Stranamente o ironicamente, la sala riunioni è uno dei posti peggiori per prendere decisioni rapide. Sollevare un problema per la prima volta e chiedere una decisione mette le persone sul posto e ti risentiranno per aver utilizzato questo approccio. Invece:

Lavorare senza precedenti prima delle riunioni di gruppo per impegnare le parti interessate sui temi e le opzioni. Sollecitare il loro contributo, offrire le tue prospettive e lavorare per mediare interessi condivisi. Utilizzare il forum di riunione per convalidare gli interessi degli stakeholder e identificare le loro raccomandazioni. Sebbene non potresti ancora ottenere la decisione immediata senza altri passi o due, avrai rafforzato i tuoi rapporti di lavoro con il tuo lavoro di pre-sessione. La Bottom-Line for Now:

Siamo creature comunitarie per natura e anche con una varietà di strumenti tecnologici che ci permettono di connettersi senza essere nello stesso luogo, a volte, solo aiuta ad essere face-to- viso. Sfruttare questa volta con saggezza e mostrare il rispetto per i partecipanti creando incontri che riducano al minimo gli investimenti temporali e massimizzano la condivisione di informazioni di alta qualità in un ambiente non minaccioso.