IRS Form W-9 - cosa è e come riempirlo

Il modulo W-9 non è qualcosa di cui devi preoccuparti, a meno che tu non sia un imprenditore indipendente, un consulente o un altro lavoratore autonomo. Potrebbe essere richiesto di completare il modulo IRS W-9 se tu o la tua azienda sono contattati per fornire servizi ad un'altra società. L'azienda utilizza quindi le informazioni fornite nel modulo per preparare il modulo 1099-MISC, comunicando al servizio Revenue interno l'importo di entrate che ha pagato a te o alla tua azienda.

Potrebbe anche essere richiesto dalla tua banca o da altre istituzioni finanziarie di compilare il modulo W-9 in modo da poter preparare vari tipi di 1099 moduli per segnalare interessi, dividendi e altri tipi di reddito guadagnato all'IRS. Potresti anche essere chiesto uno quando stai aprendo un account.

E, ovviamente, se tu o la tua azienda pagherai appaltatori o consulenti indipendenti, dovrai anche occuparmi delle complessità del modulo W-9. Fortunatamente, non sono complicati.

Dove ottenere il modulo W-9?

Nella maggior parte dei casi, l'istituto commerciale o finanziario ti darà un modulo vuoto W-9 e ti chiederà di completarlo. Altrimenti, se tu o la tua azienda è in grado di rilasciare il modulo W-9 a imprenditori indipendenti, puoi scaricare il modulo dal sito web IRS.

Modulo di riempimento W-9

Completare il modulo W-9 è abbastanza semplice. Basta fornire il tuo nome e il numero di sicurezza sociale. Le imprese dovrebbero indicare il loro nome e il loro numero di identificazione del datore di lavoro.

Quando invia il modulo W-9, stai certificando all'IRS che il numero ID fiscale che stai fornendo è corretto e accurato.

Segnali di avvertenza per essere consapevoli di

Il modulo W-9 è un documento fiscale standard. Da solo, non presenta molti problemi, ma ci sono poche situazioni che potrebbero forzare una bandiera rossa:

Non si conosce la persona o il business che ti chiede di compilare il W-9.

Dovresti esercitare sempre cautela nel fornire informazioni sensibili come il tuo nome, indirizzo, numero di previdenza sociale o il numero di identificazione del datore di lavoro. Assicurati di sapere chi ti chiede di compilare il modulo, perché lo fanno e come le informazioni fiscali fornite saranno utilizzate.

• Assicurarsi di inviare saldamente il W-9. Non inviare il W-9 completato come allegato di posta elettronica non protetto o non crittografato. Utilizza un metodo di consegna sicuro, come la consegna a mano, la posta o un allegato di file crittografato a un'email.
• Chiedete quali tipi di documenti fiscali che il richiedente intende fornire a te. Se non siete sicuri del motivo per cui ti viene chiesto di completare un W-9, chieda quali tipi di documenti fiscali si prevede di ricevere quando vengono utilizzate le informazioni.
• Si è aspettato invece un modulo W-4. Se stai iniziando un nuovo lavoro e il tuo nuovo datore di lavoro ti da un W-9 per compilare, chiedete se lavorerai come un imprenditore autonomo o come dipendente.I dipendenti completano i moduli W-4 per impostare le ritenute fiscali. I lavoratori autonomi non hanno tasse trattenute dalla loro retribuzione - sono responsabili per effettuare pagamenti all'IRS da sè.
• Suggerimenti per completare il modulo W-9 Se sei una società a responsabilità limitata Se la tua LLC è una sua entità fiscale separata,

come un partenariato, C-corporation o S-corporation, segnalare il nome della LLC e del suo numero di identificazione federale del datore di lavoro sul modulo W-9. Controllare la casella di classificazione fiscale appropriata, indicando se sei una partnership, C-corporation o S-corporation. Non

• non controlla la casella di società a responsabilità limitata. Questo suona controverso, ma è quello che dice l'IRS nelle sue istruzioni. Se l'LLC è di proprietà di un'altra LLC, si verificherebbe la scatola della società a responsabilità limitata. È inoltre necessario indicare la classificazione fiscale del padrone LLC.
• Se l'LLC è di proprietà di un singolo membro , indicare la classificazione fiscale del proprietario.
• Se l'LLC è di proprietà di un solo membro che è una persona , l'IRS indica di indicare il nome del proprietario nella riga "nome" e il nome della LLC nella "linea di nome commerciale" . "L'IRS preferisce che segnalate il numero di previdenza sociale del proprietario anziché il numero di identificazione federale del datore di lavoro della LLC.
• Suggerimenti Se sei soggetto a riserva obbligatoria di backup Devi certificare anche sul modulo W-9 se sei soggetto a riserva di riserva. Si tratta di una ritenuta a tasso forfettario del 28% sui pagamenti effettuati a voi o alla tua attività in determinate circostanze.

Ci sono due ragioni comuni per la riserva di fonte: il tuo nome e SSN non corrispondono ai record IRS o se hai uno o più debiti fiscali in sospeso e l'IRS ti ha comunicato che sei soggetto a ritenuta obbligatoria di ritenuta fino a quando queste imposte non sono pagato per intero.

La maggior parte dei contribuenti sono esentati dalla ritenuta di riserva, ma se l'IRS ti ha comunicato di essere soggetto, devi esprimere la lingua nel punto 2 della prova nell'area di certificazione. Questa sezione legge:

"2. Non sono soggetto a riserva di riserva perché: (a) sono esentato dalla ritenuta di riserva; oppure (b) non sono stata informata dal Servizio Revenue interno (IRS) per la riserva di ritenuta a causa di un mancato recapito di tutti gli interessi o dividendi; oppure (c) l'IRS mi ha comunicato che non sono più soggetto a riserva di riserva. "

Risposte alle domande più frequenti

Quante volte dovrebbe Aggiorno un modulo W-9?

Devi inviare un nuovo modulo W-9 ogni volta che le tue informazioni cambiano. Compilare un nuovo W-9 se il tuo nome, nome commerciale, indirizzo, numero di previdenza sociale o numero di identificazione del datore di lavoro sono cambiati.

Ho ricevuto un W-9 da una fonte improbabile. Cosa dovrei fare?

Alcune persone hanno ricevuto richieste per il modulo W-9 da parte dei padroni di casa e di altre persone o imprese. Il modulo W-9 è usato per chiedere ufficialmente una persona o un'impresa a fornire il proprio nome, indirizzo e numero di identificazione del contribuente in modo che la parte richiedente possa emettere correttamente documenti fiscali all'IRS.In generale, qualsiasi attività che ti paghi gli interessi, i dividendi, il compenso non dipendente o altri tipi di reddito redatable probabilmente richiederà il modulo W-9, quindi sembra improbabile che un padrone di casa ti chiede di completarlo. Se ricevi un W-9 da una fonte improbabile che non ti aspetti, ti pagherà i soldi per qualsiasi motivo, chiedi perché è necessario. Non completarlo e sottoporlo se hai dubbi, almeno non senza consultare prima un professionista fiscale. Ho ricevuto un W-9 dal mio datore di lavoro. Cosa dovrei fare?

Se sei o è stato trattato come dipendente con un regolare stipendio e il tuo datore di lavoro ti chiede improvvisamente di compilare un modulo W-9, questo indica che il tuo datore di lavoro vuole trattarti come un imprenditore indipendente. Questa può essere una situazione piuttosto appiccicosa. Da un lato, ci sono alcuni motivi legittimi perché si potrebbe diventare un imprenditore indipendente piuttosto che un dipendente. D'altra parte, i datori di lavoro si trovano spesso in difficoltà finanziarie e non possono più permettersi di pagare la metà delle imposte sui salari. Se ricevi un W-9 dal tuo datore di lavoro, prima chiedevi se sei un impiegato o un imprenditore indipendente. Se pensi di essere un dipendente e non riesce a raggiungere un consenso dopo aver parlato con il tuo datore di lavoro, puoi chiedere all'IRS di determinare il tuo stato di lavoro. Naturalmente, il tuo datore di lavoro potrebbe non apprezzare questo, ma è meglio essere al sicuro che dispiaciuto. Se il tuo datore di lavoro ti riclassifica come un imprenditore indipendente, diventerai responsabile di pagare la sua metà delle imposte sul reddito come imposta sul lavoro autonomo.