Come l'iniziativa APEX ha cambiato pianificazione eventi aziendali

Una delle richieste più comuni tra gli organizzatori di eventi aziendali e di incontro è per il software di pianificazione eventi standardizzato per aiutare la comunicazione tra professionisti del settore e l'efficienza complessiva. Mentre un sistema o un software totalmente standardizzato e prescritto non è ancora stato adottato in tutto il settore, il Consiglio Industria della Convenzione (CIC) ha lanciato un'iniziativa che ha fornito una direzione senza precedenti per i progettisti di eventi, professionisti del settore e, infine, quello che è conosciuto come APEX.

L'APEX è l'acronimo di "Accepted Practices Exchange", un'iniziativa del Consiglio delle Industrie Convenzionali (CIC) che ha lanciato per unire l'insieme delle riunioni, delle convenzioni e delle esposizioni per sviluppare e implementare standard

volontari

per il software di pianificazione degli eventi e altri strumenti. Nonostante la sua natura volontaria, è stato un gioco-changer nel settore. Più di 2 500 membri del settore in 60 città in tutto gli Stati Uniti e Canada hanno partecipato a discussioni pratiche e oltre 350 professionisti del settore sono stati coinvolti come volontari impegnati dal 2001. Grazie alla collaborazione, coloro che hanno partecipato ad APEX hanno sperato di definire pratiche accettate a livello industriale che definiscano standard per il software di pianificazione degli eventi e altri strumenti. Questa iniziativa si è evoluta nella creazione degli strumenti di pianificazione degli eventi APEX, che includono una serie di risorse per i progettisti di eventi e il continuo sviluppo di un nuovo software di pianificazione degli eventi. <3>

APEX Tools and Resources

Nel 2001, l'iniziativa APEX è stata l'unica spinta a livello industriale e coesa per sviluppare gli standard per lo strumento di pianificazione degli eventi. Alla fine, ha portato allo sviluppo di strumenti, modelli e linee guida sulle migliori pratiche che molti progettisti di eventi utilizzano ancora in qualche forma oggi. Tutte le risorse sono ancora disponibili per l'uso online o disponibili per il download in formati Microsoft Word di PDF.

Gli strumenti sono tutti gratuiti.

Il glossario di settore APEX online

Questo strumento interattivo online è il riferimento completo per la terminologia, il gergo e gli acronimi utilizzati in tutto il settore meeting e eventi. Consente una grande risorsa per garantire la coerenza dei termini e dimostra ancora di essere uno strumento di formazione utile per i nuovi dipendenti.

L'ESG (Guida alle Specifiche per gli Eventi)

1. Gli organizzatori degli eventi utilizzati per utilizzare il termine "riprendere" alle specifiche di riunione di riferimento. L'acronimo ESG (che rappresenta la guida delle specifiche evento) ha sostituito questo termine dopo il lancio di APEX con uno strumento standardizzato da utilizzare per la preparazione e la condivisione di istruzioni complete e dettagli per eventi di tutte le dimensioni.
   APEX Housing & Registration
2. Queste pratiche accettate sono state sviluppate per raccogliere, riportare e recuperare i dati completi di alloggiamento e registrazione per riunioni, convegni e altri eventi. Si è anche rivelato una risorsa per affrontare questioni abitative come i fornitori di alloggi, le questioni di Internet, le abitazioni internazionali e la divulgazione.
   Il modello PER (Rapporto dopo l'evento)
3. Sostituire i vecchi rapporti "cronologia", il rapporto post-evento o PER è ancora il formato accettato dell'industria eventi e riunioni per la raccolta, la memorizzazione e la condivisione di un post preciso e accurato -di eventuali informazioni su eventi di tutti i tipi (anche se esistono nuove versioni in vari programmi).
   Modelli Richiesta di Proposta (RFP)
4. Oltre a un whitepaper pubblicato dal CIC in collaborazione con i delegati APEX e l'Associazione Global Business Travel Association (GBTA), il CIC fornisce ancora formati RFP standard che riguardano le informazioni fondamentali e univoco necessità di una varietà di esigenze di RFP diverse tra cui: audiovisivi, società di gestione destinazione, imprenditore di servizi, impianto singolo, trasporto, pianificazione delle funzioni e impostazione delle funzioni. Questi modelli rendono più semplice richiamare le informazioni giuste, confrontare le risposte e prendere decisioni informate.
   Risorse di pianificazione degli eventi e software
5. L'obiettivo dell'iniziativa APEX del Consiglio Industria della Convenzione è stato quello di modificare radicalmente il modo in cui i professionisti comunicavano attraverso l'industria degli incontri e degli eventi dai pianificatori di eventi ai fornitori, fornitori, appaltatori e altri professionisti.
   Prima dell'APEX, delle sue linee guida standardizzate, delle migliori pratiche e, in ultima analisi, di strumenti e risorse online, la comunicazione era la sfida principale per i professionisti del settore.

Molto è cambiato dai primi anni 2000. Mentre l'idea per APEX e questi obiettivi è iniziata già nel 1997, il CIC si è concentrato principalmente sulla fase concettuale 2000-2004 in attesa di lanciare fino al 2004 e 2005. A partire dal lancio degli standard APEX e degli strumenti, molte altre risorse e evento sono stati sviluppati software di pianificazione, ma nessuna autorità ha superato il CIC nel prescrivere gli standard di pratica del settore.