Panoramica completa di un processo di gestione del progetto

Il Project Management Institute (PMI) definisce la gestione del progetto come "requisito del progetto di incontro attraverso l'applicazione di conoscenze, abilità, strumenti e tecniche per le attività di progetto. , eseguire, controllare e chiudere un progetto. "

Anche se questa definizione può sembrare complessa, i responsabili della gestione del progetto sono effettivamente radicati nel senso comune e nella praticità.

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Se desideri fornire la gestione del progetto ai tuoi clienti o il tuo obiettivo è diventare un project manager, approfondisci i fondamenti della gestione del progetto. Prima di iniziare, stabilire se il servizio che stai per offrire (o l'assegnazione che stai assumendo) è veramente un progetto.

Gestione Generale Versus Gestione Progetti

Come si decide se qualcosa è o non è un progetto? Per interrompere questa operazione, separare le due diverse aree di gestione in una gestione funzionale (o generale) e nella gestione del progetto.

La gestione funzionale o generale è il funzionamento continuo di un compito. Un esempio potrebbe essere se si possiede un'azienda tecnologica e che dispone di un client per il quale si fornisce un supporto di backup e gestisce continuamente il proprio account annuale eseguendo il backup dei server e fornendo loro un rapporto settimanale di attività. Se lo fai per cinque anni e hai un contratto rinnovabile con il cliente, il tuo lavoro è continuo e quindi generale o funzionale.

Se il tuo cliente vuole implementare un nuovo sistema di gestione dei contenuti e che hanno un anno per sviluppare il nuovo sistema e chiederti di condurre il suo sviluppo, il tuo cliente ti ha impegnato in un progetto.

Analogamente, se si lavora con risorse umane e il tuo compito è gestire il budget del dipartimento e supervisionare i colleghi junior, allora hai un lavoro funzionale perché è un lavoro continuo che non ha una finitura definita.

D'altra parte, se hai lo stesso lavoro HR e il direttore del tuo reparto ti chiede di implementare un nuovo programma di reclutamento (e ti offre una scadenza e un budget) e ti rende il project manager, allora questo è un perché ha una data di inizio e fine e l'attività avviene una sola volta.

Visualizzare il tuo progetto in tre parti

Ora che comprendi il concetto di ciò che costituisce un progetto, puoi dare un'occhiata più approfondita alla gestione del progetto. Utilizzando il programma di reclutamento come esempio, ora che sai che c'è bisogno di un progetto, il passo successivo descrive l'ambito, l'ora e il budget necessari.

La gestione del progetto è la pianificazione, l'organizzazione e il controllo dell'ambito, del budget e del tempo del progetto del programma di reclutamento. Per aiutare a visualizzare il progetto, disegnare una semplice piramide.Ogni linea della piramide rappresenta una delle tre parti principali di un progetto (ossia campo, tempo e budget). Lo spazio vuoto al centro della piramide è la

qualità del prodotto consegnato. La piramide è uno strumento importante da tenere a mente quando piani il tuo progetto poiché, come le tre parti principali crescono o si restringono, la qualità del prodotto è influenzata. L'ambito del progetto

La definizione dell'ambito è spesso la parte più difficile e complessa della gestione del progetto.

I dettagli di un progetto sono generalmente sconosciuti all'inizio, quindi valutare quali attività e le attività sono necessarie per eseguire il progetto prendere pensiero. L'ambito comprende tutte le varie attività e compiti che verranno intrapresi per produrre il prodotto finale fornito. Definire l'ambito del progetto ti aiuterà a determinare l'ora e il budget necessari per completare il progetto. Un buon modo per iniziare è scrivere semplicemente ciò che pensi sia necessario per completare l'attività. Successivamente, consultare gli altri per avere una visione completa di tutte le attività coinvolte.

L'ora del progetto

Una volta stabilito un ambito iniziale, è possibile iniziare ad assegnare un tempo ad ogni attività e attività e, inoltre, guardare l'immagine più grande del progetto. Chiedetevi quali attività accadrà contemporaneamente e che accadrà in sequenza.

Inoltre, prestare molta attenzione a quante persone verranno esaminate le attività del progetto, in quanto ciò influirà sul tempo necessario per completare un passaggio. È sorprendente quanto tempo un semplice compito può assumere quando tre persone hanno bisogno di rivederlo. Dopo aver calcolato il tempo necessario per completare le attività e le attività cumulative, sei pronto a creare un programma di progetto per il team di progetto da seguire.

Il budget del progetto

A questo punto, hai stabilito che cosa (scope) e la lunghezza (tempo) di un progetto, ora è il momento di determinare il budget. Molto simile a calcolare la quantità di tempo per un progetto, spesso dovrai consultare altri, inclusi i lead del reparto, per determinare un budget preciso. Un bilancio consiste di molteplici considerazioni tra cui l'uso di persone e materiali coinvolti nelle attività intraprese e per quanto tempo (per esempio, la gente) saranno necessari ei materiali utilizzati.

Comunicazione è chiave

Spesso i client (o il capo) desiderano che un progetto venga completato entro un tempo e un bilancio prefissati senza considerare l'ambito del progetto. Il problema di questo è che quasi sempre, l'ambito del progetto non può ragionevolmente essere completato a causa del tempo e dei vincoli di bilancio. Di conseguenza, parte della gestione del progetto sta negoziando i termini dell'ambito del progetto con un cliente o un capo. Durante il processo di negoziazione, così come l'intera durata del progetto, una buona comunicazione chiara è la più importante abilità che ti serve. Più chiaramente si comunicano sfide lungo il cammino, più felice sarà il tuo cliente o il tuo capo.