Suggerimenti di archiviazione per persone che hanno odiato la documentazione

C'è qualcosa di deposito che rende i miei occhi smaltati - e il deposito per tutta la durata di tempo mi mette in pericolo di cadere in un coma.

Ma purtroppo odio o no, quando si esegue una piccola impresa, il deposito deve essere fatto o troverai presto che la tua scrivania crolla sotto il peso di tutta la carta che continua ad accumularsi. Che cosa è un cortometraggio di deposito da fare?

Ci sono due approcci al problema che potrebbero aiutare.

Puoi provare a fare il tuo tempo di presentazione il più breve possibile (un metodo che ho quasi perfezionato negli anni di esecuzione di un ufficio) o fare il tuo tempo di presentazione il più divertente possibile (qualcosa che tengo cercando di realizzare). Diamo un'occhiata a suggerimenti per ridurre la quantità di tempo in cui si effettua il deposito prima.

Come ridurre il tempo di spesa

1. Tagliare e riciclare quando possibile.

La prima domanda su qualsiasi pezzo di carta che ti sta guardando in attesa di essere depositata è "Questo documento deve essere archiviato? "(Imparate le 3 fasi per creare un sistema di gestione dei documenti.)

Molti dei documenti che vengono nella posta possono andare direttamente nel trituratore. Qual è il motivo per il deposito di annunci o lettere informative di altre società, ad esempio? Quando hai a che fare con la posta elettronica, legga un pezzo una volta una volta, decidi se avrai bisogno di un anno da adesso e carica o divisora ​​di conseguenza.

Le probabilità sono buone che stai anche inviando un sacco di copie cartacee di documenti che non dovete essere archiviati - e non dovresti nemmeno stampare in primo luogo.

Non è necessario stampare copie di fatture o lettere, ad esempio se i file elettronici sono organizzati e che stai seguendo le procedure di backup corrette. (Vedi 6 Regole di Protezione dei Dati Aziendali e Impostazione di un Sistema di Backup Successful per i dettagli su come eseguire questa operazione.)

Quindi, quando affronti quel mucchio di archiviazione, distrugga la "carta in cui puoi vivere senza".

2. Utilizza un sistema di archiviazione che rende più semplice l'ufficio di lavoro, non più difficile.

La maggior parte della carta che devo depositare è legata al processo di business - e questi documenti devono essere inseriti nel sistema contabile prima che sia fatto con loro. Quindi, invece di prendere la ricevuta per una cartuccia del toner della stampante e archiviarla sotto "P" nel mio sistema di archiviazione principale, lo riporto nel mio "primo" sistema di archiviazione, una serie di cartelle etichettate per mese e anno.

Ad esempio, se ho acquistato la cartuccia del toner nel mese di settembre 2014, questo è il file in cui è inserito, insieme a tutte le altre fatture, ricevute e altri documenti aziendali avvenuti in quel mese. Quindi è una cosa semplice da gestire attraverso la cartella alla fine del mese e fare tutte le voci contabili che devono essere fatte (o se non lo fai da te, per consegnare la cartella mensile al tuo contabile o al tuo contabile) .

Da notare che gestisco un'attività di servizio, non una attività di vendita al dettaglio, per cui saluto e lavora i conti una volta al mese funziona per me. Dovresti modificare l'idea di cartella mensile di conseguenza se dovrai più aggiornare i tuoi account.

3. Pensate prima di file.

Cosa succede dopo aver utilizzato le cartelle mensili per eseguire la contabilità?

I documenti devono essere spostati nel sistema di archiviazione "principale". Ma piuttosto che archiviare ogni singolo documento a seconda del suo titolo, file logicamente secondo il gruppo, una procedura di archiviazione che trovo molto più veloce.

Diamo un'altra occhiata all'esempio della cartuccia toner della stampante. Invece di archiviare questa ricevuta sotto "P" per la cartuccia del toner della stampante, la comprovo sotto Office Supplies - Ricevute, nello stesso luogo in cui avrei depositato documenti come una ricevuta per una raccolta di note post-it o una ricevuta per la stampante carta. Ciò non solo rende più veloce la registrazione, ma rende molto più facile trovare documenti successivamente.

4. Utilizzare parole e frasi intere sulle etichette della cartella di file, non solo le lettere.

Non esiste alcuna regola che si limiti a singole lettere quando crea le divisioni del tuo sistema di archiviazione.

E se lo fai, stai rendendo inutilmente lento e complicato il tuo archivio. Personalizza il tuo sistema di archiviazione in modo da poter beneficiare del deposito per gruppo e trovare la posizione giusta per posizionare un documento più rapidamente.

Ad esempio, invece di avere solo una sezione del mio sistema di archiviazione con l'etichetta "C", ho anche una sezione denominata "Client Files". I file all'interno di "File Client" sono organizzati in ordine alfabetico. La bellezza di personalizzare il tuo sistema di archiviazione in questo modo è che può essere ulteriormente suddiviso e organizzato se necessario. Quindi un importante cliente potrebbe avere un divisore di file system etichettato con il suo nome all'interno della sezione "File client" per rendere più facile trovare i documenti correlati a lei.

In questo esempio, quindi, le etichette del sistema di archiviazione leggerebbero "B", "C", "Client Files", "D" … Vedi quanto è più facile il tuo archivio?

Un altro suggerimento per la velocità il tuo archivio: non dimenticare di personalizzare anche l'alfabeto, anziché avere solo una sezione "M", anche etichettare un "Mc".

5. Tenga il tuo primo sistema di archiviazione vicino e comodo. > L'altra cosa grande sull'utilizzo di un sistema di archiviazione in due fasi come quello sopra descritto è che è molto più facile tenere la prima fase del tuo sistema di archiviazione (le cartelle mensili) fisicamente vicine al tuo spazio di lavoro. Sarà molto più propenso a presentare documenti immediatamente anziché lasciare che si accumulino se si dispone di un luogo stretto e organizzato per archiviarli.

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Quindi metta il tuo ultimo, attuale e le cartelle mensili del prossimo mese in un vassoio o utilizzare un file di concerti e metterlo all'interno del tuo spazio di lavoro. La maggior parte del tuo sistema di archiviazione (il sistema di archiviazione "principale" come ho chiamato in una posizione di deposito 3) può essere in tutta la stanza o addirittura in una stanza diversa, ma al fine di risparmiare tempo, non dovresti fare a meno di fare il tuo primo deposito di stage.

Come fare il divertimento di archiviazione

I suggerimenti di deposito che ti ho dato finora dovrebbero aiutare a ridurre il tempo di spesa e impedire il congelamento del cervello. Ma cosa succede affinché il tuo tempo sia più divertente?

In verità, l'unica strategia che ho scoperto qui è la corruzione, che mi ricompensa con un cookie se io file per un certo tempo. Questo funzionerà, ma può portare a mettere un sacco di chili se si dispone di un sacco di deposito da fare.

Oppure si potrebbe prendere un approccio più artistico, utilizzando tutti i diversi colori per le cartelle di file e utilizzando font insoliti o calligrafia per le etichette. Sia che questo renda il tuo file più divertente, sarà sicuramente renderlo più attraente.

e chi lo sa? Forse solo il fatto che il tuo deposito è molto più veloce ora che è così organizzato lo renderà molto più divertente da fare.