Evento Pianificazione domande per chiedere ai vostri clienti potenziali

Non è possibile eseguire un'attività di pianificazione degli eventi di successo senza i clienti, per cui è necessario impressionare ogni prospettiva che viene a vostra disposizione. Ma la collaborazione con il cliente sbagliato può costare tempo e denaro, entrambi i quali potrebbero essere utilizzati per affrontare progetti più appropriati.

La dimensione e l'ambito di ogni evento possono cambiare rapidamente e devi sentirti a proprio agio con la persona che sta pagando le bollette. Ecco perché la tua intervista iniziale del cliente è così importante.

Se non hai le risposte necessarie, o se le cose sembrano strano, potresti voler prendere i tuoi servizi altrove per evitare una catastrofe in fondo alla strada.

Di seguito sono elencati i principali quesiti che i programmatori dovrebbero chiedere prima di elaborare un contratto per il proprio cliente.

Qual è la data e la posizione previste per il tuo evento?

Questa è forse la questione più fondamentale, ma è importante per il tuo cliente fornire una risposta diretta. Può essere un cattivo segno se si sente un sacco di indecisione o conflitto con questo argomento. Ora, certamente, alcuni clienti avranno bisogno del tuo aiuto nella scelta di un luogo, ma in realtà dovrebbero avere almeno un paio di posti in mente. Puoi trascorrere una notevole quantità di luoghi di shopping, e spenderai ancora di più se il cliente non ha idea di quello che vogliono.

Quanti ospiti partecipano all'evento?

La differenza di costo tra i 200 ei 500 partecipanti è enorme, quindi se un cliente potenziale ti da un numero molto ampio, probabilmente non hanno fatto alcuna ricerca sui costi.

In questo caso, si desidera immediatamente procedere con la domanda successiva nell'elenco.

Qual è il tuo budget per persona?

Preferisco guidare con un'inchiesta di bilancio "per persona" perché fornisce un senso migliore di quanto pensi che il cliente abbia messo nell'evento. Le risposte con numeri coperti come $ 5 000 o $ 20.000 sono troppo lontani dall'esperienza degli ospiti.

Qualunque sia il numero che il tuo cliente utilizza per rappresentare il proprio budget, dovresti abbatterla in una tariffa per persona in modo che entrambi possano vedere ciò con cui veramente dovrai lavorare.

Quali sono 3 elementi necessari per il tuo evento?

Dopo aver saputo di più sul budget, è giunto il momento di capire se è abbastanza grande per soddisfare le aspettative del cliente. I must-haves possono presentare un importante blocco stradale in determinate situazioni. Immagina che il tuo cliente vuole che una celebrità particolare esegua al loro evento, ma non hanno idea di quanta del costo o di quella persona è ancora disponibile. Questi sono i tipi di problemi che è necessario affrontare all'inizio e non si può sempre contare sul client per menzionarli.

Quali sono 3 cose che non vuoi al tuo evento?

Anche se molto simile alla precedente domanda, aggiungere la connotazione negativa può aggiungere una visione significativa per il pianificatore.Dite ad esempio che il cliente è fortemente contrario a servire il pollo per la cena. Una ripercussione di questo sarebbe un aumento dei costi alimentari. Senza pollo come opzione, dovrai considerare carne o pesce, entrambi tipicamente più costosi. Comprendere come un "no-no list" influenza la grande immagine è un'abilità critica nella valutazione della compatibilità con i client.

Il vecchio detto di non avere la torta e mangiarlo troppo illustra perfettamente il punto.

Queste cinque semplici domande di pianificazione degli eventi ti diranno molto sul tuo cliente prima di accettare di lavorare insieme. E anche se nuove prospettive sono essenziali per il tuo business di eventi, il tipo sbagliato del cliente consumerà tutte le risorse e ti costerà denaro nel lungo periodo.