Strutture per pianificare eventi aziendali

Se stai iniziando un business di pianificazione eventi per eventi sociali, eventi aziendali o una combinazione di entrambi, chiunque stia considerando la propria attività dovrebbe certamente preoccuparsi di stabilire un tasso equo per i servizi. È importante sapere come pagare per i servizi.

Purtroppo la risposta non è semplice. Molti fattori vanno a determinare il tasso di una persona, incluse le spese operative per la pianificazione degli eventi, gli stipendi ei profitti.

La realtà è che i tassi variano in base al modo in cui gestisci il tuo business, ai tipi di progetti che ti occupi e a quello che il mercato è disposto a pagare.

Dipende anche dal tuo target di mercato. Cioè, il tuo cliente o prospetto avrà in considerazione un budget target e i tuoi servizi devono essere competitivi nei parametri.

per i vostri clienti:

Tassa di progetto piatta

Percentuale di spese

Tasso orario

• Percentuale di spese più la tariffa oraria
• Tariffe commissioni
• Per le seguenti spiegazioni ed esempi, guadagnare in media 75 dollari all'ora per i tuoi servizi.
• Tasse basate su un tasso di progetto piatto

Molti clienti preferiscono sapere quanto costa un progetto, comprensivo di tutte le tasse. Come pianificatore di eventi, per offrire questo, è necessario determinare una quota fissa e determinare quali servizi saranno coperti per tale importo.

Questo mette la responsabilità di gestire direttamente un bilancio su di voi, il pianificatore, e richiede l'anticipazione di una serie di scenari in cui le circostanze possono cambiare. In questo scenario, il cliente può contrattare direttamente con il pianificatore di eventi per coordinare tutte le spese di logistica, ristorazione, alloggio, alloggio, ecc.

Le tasse piane di progetto sono tipicamente utilizzate per eventi confezionati, come quelli trovati con programmi di marketing sportivo; può essere calcolato su base per persona con molte stipulazioni e avvertenze.

Ad esempio, supponiamo di essere assunti per organizzare un tour della città storica di un giorno per 15 ospiti. Il vostro cliente desidera che tu citi una tariffa piana per il trasporto, una guida privata, il pranzo e tutte le tasse di ammissione alle sedi; tuttavia, chiede anche di fornire una ripartizione ad alto livello di ciascuna voce di spesa.

In questo scenario, devi negoziare / calcolare il costo di tutti i servizi, incluso il tuo tempo e citare un totale totale per le spese. Sarà la responsabilità / rischio dell'organizzatore di eventi per identificare i depositi richiesti, il pagamento di tutti i servizi e la responsabilità di tutti gli accordi di servizio.

Tasse basate su una percentuale di spese

In media i pianificatori di eventi più qualificati dovrebbero sentirsi a proprio agio con una carica tra il 15-20% del costo totale di un evento come parte della loro tassa.A seconda della complessità del programma e della quantità di tempo necessario per pianificare ed eseguire un evento, talvolta questo è sufficiente per coprire l'intero costo e la fonte del profitto di un pianificatore.

Ad esempio, supponiamo di essere assunti per organizzare una cena privata in un ristorante esclusivo per 40 persone con una media di 175 dollari a persona.

Pensiamo che ci vogliono un totale di 15 ore per incontrarvi con il tuo cliente, pianificare, partecipare e completare tutti i follow up di questo evento. Se carichi un tasso del 18% delle spese totali, guadagnerai solo un po 'più del tasso orario specificato di $ 75 / hour:

$ 175 x 40 persone = $ 7 000 x 18% = $ 1, 260

15 ore x $ 75 / hr = $ 1, 125

Se il cliente sta contrattando con te per tutti i servizi in modo diretto, la commissione di spesa totale del subtotale al cliente sarà complessivamente $ 8, 260.

Alcuni clienti preferiscono l'organizzatore di eventi per citare una tariffa oraria per i servizi e per stimare il numero totale di ore per la gestione e l'esecuzione di un determinato programma client. Può sembrare simile al tasso di progetto piatto, ma consente una maggiore flessibilità da parte di entrambe le parti per adeguarsi ai cambiamenti che potrebbero essere necessari lungo la strada.

Molti progettisti di eventi aziendali calcoleranno ogni ora per i servizi. Consente a un cliente di sapere quanto costa di assumere i propri servizi e di consentire a lui di calcolare un budget ragionevole. Spesso, la ragione di questo è perché il cliente vuole avere una maniglia migliore su tutte le spese impreviste.

Ricorda sempre di definire parametri accurati attorno alle aspettative in modo che entrambe le parti abbiano concordato su quali servizi saranno forniti. Come pianificatore di eventi, è necessario includere un riferimento alla fatturazione per tutte le spese ragionevoli di business che possono essere sostenute.

Alcuni pianificatori di eventi possono contrassegnare spese operative quali spedizioni, noleggio auto e altri articoli di spesa diversi fino al 15-20% mentre altri non lo fanno; se lo fai, devi divulgare tali marcature e ottenere l'accordo con il tuo cliente in anticipo.

Quando si tratta di tassi di pianificazione degli eventi orari, è anche importante determinare la frequenza di fatturazione per il tuo tempo.

Ad esempio, supponiamo che un cliente ti assumi in ottobre per organizzare un seminario di un giorno a marzo. I tuoi servizi vengono contattati per la fonte e la negoziazione per la sede, i servizi di ristorazione, l'A / V e contribuiscono alla creazione di contenuti per un numero limitato di elementi di comunicazione (ad esempio, inviti, agenda, moduli di valutazione ecc.).

Il tuo cliente ti sta assumendo anche per fornire la gestione in loco. Stai stabilendo un contratto davanti a che calcolerai per i servizi identificati in tempi diversi e invierai fatture per tutti i servizi eseguiti fino ad oggi su base settimanale, biweekly o mensile.

In base a questo accordo, voi e il vostro cliente devono elaborare una dichiarazione dettagliata di lavoro che include le responsabilità previste da entrambe le parti. Quindi, puoi valutare un budget totale di tante ore più spese ragionevoli (chiaro su ciò che questi dettagli possono includere).

Tasse basate sulla percentuale delle spese Plus Fee piatta / tasso orario

A volte viene assunto per organizzare un evento e per qualsiasi motivo il cliente preferisce un tasso basato su una percentuale di spese. Tuttavia, questo non è sufficiente per coprire il costo del tuo tempo e dei servizi totali. In queste situazioni, è ragionevole presentare le tue tasse a un costo combinato in due diverse categorie.

Ad esempio, un client ti assegna per organizzare eventi associati a una conferenza. Il tuo incarico è quello di organizzare due cene private e una gita di golf, ognuna con 50 ospiti. Il costo totale per questi eventi combinati è di circa $ 20.000, ma richiede circa 60 ore del tuo tempo e la complessità di questo progetto può giustificare un margine di profitto più elevato. Tenendo presente ciò, potresti venire alla tua tassa finale + tariffa oraria con i seguenti calcoli:

Percentuale di spese stimata:

$ 20, 000 x 18% = $ 3, 600

Stima del tasso orario: < 60 ore x $ 75 / hr = $ 4, 500

Deficit orario:
$ 900

Se si presenta un deficit, come abbiamo fatto nell'esempio precedente, si può scegliere di citare 15 ore per gestire la logistica di più venditori esterni. La tua citazione potrebbe riflettere quanto segue:
Spese complessive per eventi:

$ 23, 600 Pagamento piatto:

$ 1, 125 (in base a 15 ore a $ 75 / dovrai accertare che hai valutato le tue ore in modo appropriato (un conto per coprire le spese operative non standard come il viaggio personale). Come previsto, pochi clienti sono lieti di vedere aumenti di spese in seguito a meno che non siano forniti motivi giustificati.

Tariffe basate sulle tariffe commissioni Un altro modo per cui i programmatori di eventi possono raccogliere tariffe per i servizi è assicurando lo spazio degli eventi attraverso sedi che offrono un tasso commissionabile. Queste sono le tasse tipicamente fornite agli agenti di viaggio per la prenotazione di biglietti, camere d'albergo e altre forme di trasporto.
Ad esempio, molti alberghi possono estendere un tasso imponibile fino al 10% per le camere e altre spese. Sebbene alcuni pianificatori di eventi abbracciano tassi provvisori come fonte di reddito per se stessi, i clienti savvier possono mettere in discussione il senso di fedeltà degli eventi quando i tassi commissionabili sono coinvolti. Per questo motivo, molti pianificatori esperti limiteranno le selezioni di pianificazione che includono una tariffa provvisoria o negoziano i prezzi non commissionabili per i loro programmi e passano direttamente a quella fonte di risparmio.

Inoltre, alcuni clienti possono essere consapevoli del fatto che esistono tassi provvisori e non si aspettano che i loro consulenti esterni debbano calcolare utilizzando uno qualsiasi degli altri metodi di fatturazione identificati che abbiamo descritto e che ancora pagano una tariffa provvisoria. In generale, non è considerata una buona forma da molti pianificatori di eventi per sostanzialmente "doppiare" il loro flusso di reddito in questo modo.

Se accetti i tassi commissionati, è meglio non caricare le tue spese per i tuoi clienti utilizzando metodi di fatturazione alternativi.

Ci sono scenari quando i tassi commissionabili hanno il maggior senso, ad esempio una minoranza senza scopo di lucro o associazione che può assumere i tuoi servizi per un evento di appuntamento o riunione e la maggior parte delle tasse sono pagate direttamente dai partecipanti piuttosto che l'organizzazione .

Un altro scenario potrebbe essere se il tuo cliente sta acquistando doni da parte del cliente, e puoi anche offrire servizi di distribuzione di articoli promozionali. In tal caso, negoziate semplicemente per gli articoli promozionali e non caricati per i tuoi servizi ogni ora, a meno che il tuo cliente non sia a conoscenza di tutte le spese di fronte.