Creare un messaggio vocale professionale fuori ufficio

È estate! Tempo per trascorrere il tempo di qualità con la famiglia e gli amici e andare in vacanza. Ciò significa che i messaggi vocali e le e-mail devono essere modificati per riflettere lo stato fuori ufficio. È fondamentale creare un messaggio vocale professionale e una risposta automatica di posta elettronica di Out of Office per avvisare i clienti e i colleghi che stiamo prendendo una pausa dall'azienda.

Ancora più importante, è necessario fornire informazioni su come contattare qualcuno in azienda mentre lontano.

Sarebbe molto frustrante per essere spostati da un cliente e non sapere come contattarti. Non importa se la vostra posizione è in vendita, servizio o addirittura lo sviluppo del prodotto. Tutte le chiamate dei clienti sono importanti e devono essere frequentate in modo professionale.

Il contenuto dell'email che avvisa clienti e colleghi che cercano di comunicare con voi via email deve essere coerente con il contenuto del messaggio vocale che saluterà i chiamanti. Se si utilizza Outlook 2010 e sono connessi tramite un server Microsoft Exchange, fare clic sulla scheda File, quindi fare clic sull'icona Risposta automatica.

In questo modo inizierà il processo di creazione di un'email temporanea inviata a tutti coloro che hanno inviato un'email durante l'uscita dall'ufficio. La risposta automatica viene inviata perché hai abilitato questo messaggio temporaneo. Un elenco di istruzioni passo passo delle istruzioni per la creazione di questa email può essere visualizzato qui: E-mail di Out of Office per Outlook Exchange

Se non sei connesso tramite un server Microsoft Exchange, il processo è leggermente diverso perché non esiste "Risposte automatiche" sull'icona di questi tipi di account di posta elettronica. Una guida passo per passo per la creazione di questo stesso tipo di posta elettronica per gli utenti non-Exchange può essere visualizzata qui: Fuori d'ufficio per tutti gli altri

Il passo successivo è quello di creare il contenuto dell'email che verrà inviato a tutti che ti inviano messaggi di posta elettronica mentre sei fuori dall'ufficio. Questa email deve comunicare quanto tempo sarai fuori dall'ufficio, come è possibile raggiungere durante la tua assenza (se del caso) e chi in attività di contattare invece di te se non vuoi essere raggiunto durante il tuo tempo lontano dalla ufficio.

Esempio:

Ciao,

Grazie per la tua email. Attualmente sono fuori ufficio e tornerò lunedì 1 dicembre. Durante questo periodo avrò accesso limitato all'email, quindi la mia risposta potrebbe essere leggermente ritardata. Se hai bisogno di assistenza immediata, ti preghiamo di inviare una mail al mio assistente, Barbara Colson. Il suo indirizzo e-mail è bcolson @ xyz. com.

Buone vacanze!

Shahira

Microsoft offre modelli e altri esempi che possono essere trovati qui: modelli di Out of Office e esempi.Non dimenticare di disattivare questo messaggio temporaneo quando si torna all'ufficio, altrimenti chiunque ti invii una e-mail dopo che sei tornato in ufficio continuerà a ricevere lo stesso messaggio.

Ora che hai creato l'email in uscita, la creazione di un messaggio di voce simile e coerente in uscita che saluta tutti i tuoi chiamanti è semplice. Utilizza le stesse parole dell'email, riferisci a chi dovrà essere contattato in assenza e stato quando tornerai.

Per il messaggio vocale, è necessario fornire il numero di telefono della persona, anziché il loro indirizzo email.

Esempio:

Ciao,

Hai raggiunto la scrivania di Shahira Raineri. Si prega di ascoltare l'intero messaggio. Sarò fuori ufficio fino a lunedì 5 gennaio. Se hai bisogno di assistenza immediata, ti preghiamo di chiamare il mio assistente, Barb Colson. Il suo numero di telefono è 212-555-xxxx.

Non vedo l'ora di parlare con te quando ritorno. Grazie.