La Guida completa per il budgeting degli eventi

La bilancia di un budget degli eventi è una delle principali sfide che i progettisti devono affrontare e la radice della maggior parte dei problemi monetari può essere risalita alle fasi iniziali di discussione. È sempre meglio iniziare a progettare un evento intorno alla quantità di risorse finanziarie disponibili e non viceversa. Le informazioni riportate di seguito aiuteranno a stimare i costi e identificare le aree in cui è possibile tagliarle.

Outline Spese di pianificazione degli eventi

Le spese possono provenire da una vasta gamma di fonti quando si pensa a tutti i componenti coinvolti nella messa in funzione di una funzione.

Le più evidenti sono le spese per il catering e la locazione del locale, ma la lista cresce da lì. La cosa è che, affacciando anche una categoria di spese può avere un impatto disastroso la tua spesa per persona. Clicca qui per un elenco completo delle spese per evento.

Domande da chiedere ai tuoi clienti

Come pianificatore di eventi, il tuo ruolo è fornire assistenza esperta sia con la coordinazione che con la gestione finanziaria dell'evento. Tieni presente che i tuoi clienti stanno sognando di perfezione, e questo può facilmente nube il loro giudizio su ciò che è fiscalmente possibile. Il tempo per colmare il divario tra il loro budget e le aspettative è proprio fin dall'inizio. Spesso è semplice come chiedere domande giuste e redigere un budget durante la prima riunione. Clicca qui per un elenco di domande da porre.

Costruire un budget di base di base

Una volta che hai una visione dell'evento e una stima di quanti soldi dovrai lavorare, è finalmente il momento di strutturare il budget.

Un passo importante è raccontare ai tuoi clienti che i budget degli eventi sono "progetti di lavoro" che potrebbero cambiare quando vengono inseriti più dettagli. Ricorda che pochissimi clienti hanno esperienza con i costi e le commissioni associate alle fluttuazioni di presenza meglio per costruire in una zona cuscinetto del 10% per evitare che esaurisca i fondi.

Clicca qui per ulteriori suggerimenti sulla creazione di un budget di base.

Tariffe per pianificatore degli eventi

Naturalmente, è necessario includere le tasse di pianificazione nel budget e questo può essere un argomento affabile per alcuni. I pianificatori di eventi hanno diversi modi per addebitare i loro servizi, che vanno dai diritti diritti alle commissioni di percentuale. Alla fine, si tratta di trovare un mezzo su cui entrambe le parti possono essere d'accordo. Assicurati che la tua struttura tariffaria sia documentata in un contratto e includa come spesa in tutte le bozze del budget. Clicca qui per esaminare le strutture tariffarie standard per i progettisti di eventi.

Sfruttamento dei costi degli eventi

Raramente si lavora su un evento che abbia un budget illimitato. Più che probabilmente raggiungerete un punto nel processo di pianificazione in cui dovranno essere decise le spese di taglio. Questo è dove un esperto pianificatore di eventi può davvero brillare per aiutare i propri clienti.L'obiettivo è identificare quali opzioni hanno l'impressione più grande sugli ospiti. Ad esempio, dovresti spendere meno sui centerpieces per conservare il dessert gourmet? In alcuni casi, un pianificatore può passare attraverso le spese e rinegoziare o tagliare in aree dove gli ospiti non avranno mai notato. Clicca qui per sei aree da puntare per risparmiare sui costi.

Controllo delle spese audio / visive

L'illuminazione e le apparecchiature audio hanno un grande impatto sulla presentazione del tuo evento, ma tende anche ad avere un grande impatto sul bilancio.

Quando fai in considerazione altre spese di A / V come i proiettori, l'accesso a Internet ei servizi video, non ci vuole molto tempo per diventare uno dei numeri più grandi del tuo budget. Clicca qui per trovare modi per prevenire spese eccessive sulle vostre esigenze A / V.

Ricerca di opzioni di marketing a basso costo

La commercializzazione è un'altra spesa che può crescere in modo esponenziale se non si ottengono risultati immediatamente. La cattura, ovviamente, è che se non effettua un efficace mercato, non ci saranno abbastanza partecipanti per sostenere i costi dell'evento. Questo è il motivo per cui ha senso utilizzare tantissime opzioni a basso costo per diffondere la parola iniziale su un'occasione imminente. Fortunatamente l'internet ha molti percorsi che puoi considerare. Clicca qui per sei idee a basso costo.

Pianificazione di un grande matrimonio su un piccolo budget

Matrimoni sono un ottimo esempio di eventi in cui i bilanci possono essere sfidati da spese.

Dietro a ogni matrimonio è una famiglia di persone reali che hanno altri obblighi finanziari da considerare prima di spendere in modo prolungato la loro grande giornata. La maggior parte dei coordinatori di matrimonio lo capisce, ma i migliori sanno come massimizzare ogni dollaro di un budget di nozze. Anche se i pianificatori di eventi aziendali lavorano in un ambiente diverso da quelli di matrimoni, è molto da sapere su come i professionisti di matrimoni gestiscono i loro budget. Scopri questi suggerimenti per trasformare un piccolo budget in un grande matrimonio.