Errori comuni nel completamento del modulo W-2

L'avvertimento è forearmed. Prima di inviare i moduli W-2 ai dipendenti e inviare tali moduli all'amministrazione sociale (insieme a modulo di trasmissione W-3), esamini questi errori comuni per evitare problemi.

Inserimento di moduli W-2 in ritardo

A partire dall'anno fiscale 2016, il termine di deposito per i moduli W-2 (e 1099 moduli) è stato spostato fino al 31 gennaio. essere sottoposto all'amministrazione sociale fino al 31 gennaio 2018.

Vi sono penalità per il deposito in ritardo. Leggi ulteriori informazioni sulle nuove scadenze per i moduli W-2 e 1099.

Utilizzo della forma W-2 dell'anno scorretto

Utilizzare la forma W-2 per l'anno in cui il reddito era imponibile, non l'anno in cui stai depositando il modulo. Ad esempio, per i salari dei dipendenti nel 2015, utilizzare il modulo 2016 W-2; questo modulo sarà dato ai dipendenti e presentato all'Ente per la sicurezza sociale nel 2017.

Mancano le scadenze di archiviazione. Devi fornire i moduli W-2 ai dipendenti entro la fine di gennaio e dovresti presentare queste forme all'Amministrazione per la sicurezza sociale entro la fine di febbraio. Le scadenze cambiano ogni anno a seconda di quando la data cade sul calendario. Se la scadenza è in un fine settimana o in una vacanza, la data viene spostata al giorno lavorativo successivo. Ecco le scadenze esatte per le imposte sul reddito del 2004 per l'anno in corso.

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Non utilizzare il modulo W-2 approvato

Non è possibile scaricare il modulo W-2, copiarlo e utilizzarlo.

Il rosso su A è un inchiostro speciale. È necessario ottenere i moduli approvati, da una società di forniture per ufficio, dall'IRS o da una società di software. Leggi ulteriori informazioni su dove è possibile ottenere i moduli W-2 approvati.

Mancato arresto della ritenuta sociale

La ritenuta alla previdenza sociale deve essere interrotta al salario imponibile massimo previsto per la previdenza sociale per ogni anno.

(Questi cambiamenti massimi in molti anni per riflettere il costo della vita.) Anche se questo non è specificamente un errore W-2, è comune e vi farà riconsiderare i salari di sicurezza sociale per un dipendente. Devi quindi restituire l'eccesso al dipendente e correggere sia il W-2 che il modulo 941, il rapporto trimestrale salariato e fiscale per qualsivoglia trimestrale che rispecchia l'eccesso. Ad esempio, se il dipendente ha raggiunto il massimo per la previdenza sociale in settembre, è necessario modificare il modulo 941 per il terzo trimestre.

Invio dei moduli W-2 all'IRS

I moduli di previdenza sociale devono essere assegnati ai dipendenti entro la fine di gennaio e presentati alla Società di sicurezza sociale entro la fine di febbraio, insieme alla forma di trasmissione W-3 che accumula tutte le informazioni provenienti da tutte le W-2s.

Non riuscire ad ottenere una rinuncia all'IRS per non e-fling

I datori di lavoro che depositano 250 o più forme W-2 devono ottenere una rinuncia se non vogliono file elettronici.Per saperne di più su come ottenere una rinuncia al deposito delle forme W-2 in forma elettronica (PDF).

Rendere questi errori di forma comune nel modulo W-2

Gli errori di forma più comuni nei moduli W-2 includono:

Impossibile includere decimali e centesimi sugli importi
Non utilizzare l'inchiostro nero troppo leggero)
Rendere le voci troppo grandi o troppo piccole. L'IRS suggerisce di utilizzare 12 pt. Corriere tipo font per la stampa W-2s.
Nome di impiegato errato di formattazione. Il nome del primo impiegato e quello iniziale medio va nella prima casella, il cognome dei dipendenti passa nella seconda casella e qualsiasi suffisso (come "Jr.") va nella terza casella.

L'utilizzo del software finanziario può aiutare a evitare molti di questi errori nei moduli W-2, in particolare errori di forma e il software può avvisare quando si raggiunge l'importo salariale massimo della previdenza sociale. Controlla questo articolo sui programmi software di contabilità 2012 di Rosemary Peavler, Guida alle finanze aziendali, concentrandosi sui programmi che includono le funzioni del libro paga.

Come correggere un modulo W-2

Ogni dipendente deve fornire un modulo W-2 entro la fine di gennaio di ogni anno (per l'anno civile precedente), ma non è necessario inviare tali moduli all'Amministrazione della Previdenza Sociale (SSA) fino alla fine di febbraio. Questo ritardo consente di correggere gli errori.

Se è possibile correggere l'errore prima di archiviare con SSA, basta eseguire la correzione e inviare il modulo corretto.

Se l'errore si trova dopo che è stato inviato con la SSA, è necessario presentare un W-2 corretto insieme a un modulo di trasmissione W-3c corretto.

Per ulteriori informazioni su come apportare le correzioni a un modulo W-2, dopo averlo inviato all'amministrazione di sicurezza sociale.

Errori comuni nel completamento del modulo W-2