4 Motivi per cui i processi aziendali necessitano di un processo documentato

La maggior parte delle imprese imprenditoriali iniziano in modo organico e risolvono "come facciamo le cose qui". I proprietari ei dirigenti sono spesso troppo impegnati a documentare i loro processi a meno che l'attività sia altamente tecnica o scientifica, o se il controllo del processo non è mandato da clienti come il governo. Se sei il capo in un'impresa che va dalla ristorazione alimentare alle boutique di abbigliamento al dettaglio alla gestione del patrimonio, non sarai licenziato per non avere processi documentati.

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(Dopo tutto, tu sei il capo.) Ma ti mancherai di straordinarie opportunità.

Motivi per la creazione di processi scritti

Ci sono ragioni convincenti per cui la tua piccola impresa dovrebbe avere processi scritti, anche se sei l'unico presente:

1. Aggiunta e formazione dei dipendenti: scritto, è più facile e veloce formare i dipendenti. Se non documentate i tuoi processi, sarai resistente ad aggiungere dipendenti perché il pensiero di addestrarlo è troppo scoraggiante. Prendi il 22!
2. Possibilità di ottenere prestiti aziendali: Se hai bisogno di finanziamenti per la tua attività, una banca o un altro prestatore dovrà comprendere le tue operazioni. Fa una dichiarazione potente quando puoi mostrare un prestatore come sei organizzato e che hai davvero una maniglia sui processi.
3. Proteggere maggiori profitti: I processi di documentazione espongono difetti nel modo in cui fai le cose. Vedrai strozzature e incongruenze che non ti sei accorto di essere lì. Il movimento extra in un processo aziendale costa tempo e denaro. L'eliminazione è uguale a tempo salvato e maggiori profitti.

1. Posizione per eventuale vendita: Se vuoi vendere la tua attività un giorno, un acquirente vuole valutare in primo luogo le attività interne. Mostrando l'acquirente il tuo manuale di processo aumenta la probabilità di una vendita e il valore percepito del compratore della tua azienda. Dopo tutto, se i processi sono puliti e ben documentati, l'acquirente può più facilmente immaginare se stessa entrare e continuare quello che hai fatto. Il tempo salvato per l'acquirente è meno costato in fondo alla strada, il che significa un prezzo più elevato per te.

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Come iniziare

Allora, come si va ad avere processi in modo saldo (o non così saldamente) nella tua testa e li hai scritti? Devi definire e quindi documentare i processi. Diciamo che sei nel settore della ristorazione. Se ti rendi conto o no, hai certi processi di base che sono comuni a tutte le aziende di ristorazione. Ad esempio, ogni ristoratore deve ottenere posti di lavoro, fare eventi e seguire con i clienti in modo da ottenere più posti di lavoro. Ognuna di queste azioni è il proprio processo.

Così per il tuo business, scrivere i tuoi passi e cercare di organizzarli in ordine sequenziale (anche se ci saranno sovrapposizioni).Se il processo ha più di sette passi, cercare di consolidare diversi processi come sottoprocessi di un altro passo chiave. Altrimenti, il processo diventa troppo difficile da gestire e spiegare agli altri.

Potresti trovare un elenco di questo tipo per un fornitore e poi all'interno di ogni processo documenterai i sottoprocessi che ne fanno parte:

1. Acquisizione del lavoro: Marketing, generazione di proposte, vendite processo, contratto
2. Preparazione degli eventi: Creazione di menu, preparazione di prodotti alimentari, selezione del luogo e prep
3. Funzionamento degli eventi: Controllo giornaliero, consegna e configurazione, Monitoraggio post-evento:
4. Monitoraggio del cliente, risoluzioni interne Risorse

È molto utile utilizzare diagrammi visivi per la gestione dei processi anziché un elenco lineare, anche se non sei grande con Excel o altri programmi, una lista è migliore di niente. Scopri come fare diagrammi di flusso di processo in Excel e vedere se funziona per te. Il vantaggio di utilizzare un diagramma di flusso è che è possibile vedere facilmente gli ingressi e le uscite di ciascuna fase del processo. Un buon processo è come un buon pezzo di scrittura: ci sono transizioni tra i paragrafi. Se un passaggio di processo fa un salto ad un'azione e non è chiaro come sei arrivato, torna indietro e assicuratevi che l'input e l'output siano chiari e forti.

Se vuoi leggere il miglior libro mai scritto sul controllo dei processi, date un'occhiata a Reengineering the Corporation di Michael Hammer e James Champy.

Anche se il libro è quasi due decenni e scritto con grandi processi organizzativi, è una risorsa perfetta anche per giovani startup. Ti aiuterà a vedere i colli di bottiglia in quello che stai facendo e correggerli.