Quali spese d'affari sono tax-deducibili?

Ogni attività comporta spese. Gli appaltatori, i consulenti e gli autori indipendenti pagano software, computer o viaggiare fuori dalla propria tasca per rendere più facile il lavoro. Per le imprese incorporate, essere in grado di detrarre le spese ridurrà le loro tasse sulle imprese. Per i proprietari privati, la possibilità di detrarre le spese riduce sia l'imposta sul reddito regolare che l'imposta sul lavoro autonomo. La linea di fondo?

Tenere traccia di tutte le spese aziendali andrà molto a ridurre le tue passività fiscali.

Che cos'è una legittima spesa aziendale?

La definizione di base è che una spesa deve essere "ordinaria e necessaria" per il tuo commercio o professione. Questa definizione viene direttamente dal codice fiscale (codice di reddito interno, sezione 162, vedi anche la sezione Regolamenti del Tesoro 1. 162-1). "Una spesa ordinaria", dice l'IRS nella pubblicazione 535, Business Expenses "è quella che è comune e accettato nel tuo settore. Una spesa necessaria è quella utile e appropriata per il tuo commercio o per il tuo business. "

Facciamo cinque distinzioni quando si analizzano le spese. Sephiamo le spese personali dalle spese aziendali. Separiamo le spese aziendali in tre tipi generali: il costo delle vendute vendute, le spese di capitale e le spese deducibili. Alcune spese potrebbero essere solo parzialmente deducibili o non deducibili affatto. Quindi, le cinque distinzioni sono:

1. Spese personali
2. Spese commerciali
3. Costo delle merci vendute
4. Spese di capitale
5. Spese deducibili

Separare le spese personali dalle spese aziendali

Problemi si verificano quando una spesa potrebbe essere in parte personale e in parte correlata all'attività commerciale. Un esempio comune: un freelance può usare una stanza nella sua casa come un ufficio. In questa situazione, avremmo misurato il filmato quadrato dell'ufficio e dell'intera casa e scopriamo la percentuale.

Questa percentuale sarebbe poi utilizzata per misurare la quota di business delle spese condivise, come l'affitto, l'assicurazione e le utilità. La parte commerciale di queste spese diventerà parte della detrazione domiciliare, mentre il resto delle spese sarebbe di natura personale.

La regola generale: "In genere, non è possibile dedurre spese personali, vive o familiari. Tuttavia, se si dispone di una spesa per qualcosa che viene utilizzato in parte per affari e in parte per scopi personali, dividere il costo totale tra il business e È possibile dedurre la parte di business "(IRS, pubblicazione 535, Business Expenses, sezione relativa alle spese personali e commerciali).

Consiglio di contabilità: tenere traccia di tutte le tue spese. In questo modo puoi rivedere le spese e chiedere al tuo ragioniere se uno di loro potrebbe essere deducibile dalle tasse.

Costo delle merci vendute

I costi delle vendute vendute sono le spese per l'inventario e le cose relative all'inventario.I produttori, i grossisti ei dettaglianti seguono il costo dei prodotti che producono o acquistano per la rivendita.

La regola generale: "Se la tua azienda produce prodotti o li acquista per la rivendita, devi generalmente valutare l'inventario all'inizio e alla fine di ogni anno fiscale per determinare il tuo costo delle merci vendute. essere inclusi nel calcolare il costo delle merci vendute "(IRS, pubblicazione 535, Business Expenses, sezione sul costo delle merci vendute).

Per spiegazioni dettagliate,

vedi Pubblicazione 334, Guida fiscale per le piccole imprese, capitolo 6, Come illustrare il costo delle merci vendute. Vedi anche la sezione inventari della pubblicazione 538, periodi contabili e metodi. Spese di capitale

Alcune spese sono rilevate come attività e le loro spese sono state recuperate nel corso del tempo attraverso gli ammortamenti. Tali spese sono denominate attività di capitale perché i loro costi sono capitalizzati come attività dell'impresa e il costo viene detratto per un periodo di tempo attraverso gli ammortamenti. Esempi di spese di capitale comprendono computer, mobili, attrezzature e immobili.

La regola generale: "è necessario capitalizzare tre tipi di costi: costi di start-up business, attività aziendali e miglioramenti". (Pubblicazione 535).

Monitoraggio delle spese aziendali

Personalmente, utilizzo un software di contabilità completo per tenere traccia del mio reddito e delle spese. Ma poi sono ancora un ragioniere e mi sento a proprio agio usando software come Quickbooks, Sage Peachtree e Microsoft Office Accounting. Raccomando vivamente questi programmi alle piccole imprese. Utilizzando un software di contabilità completo ti aiuterà a monitorare la salute della tua azienda.

I programmi di contabilità con funzionalità complete possono richiedere un po 'di tempo per abituarsi. E 'facile ottenere frustrati con tutte le funzionalità e le utility. Così per i professionisti freelance, consiglio di utilizzare software di finanza personale. Le scelte principali sono Quicken di Microsoft Intuit o Microsoft Money. Entrambi i programmi sono molto facili da abituarsi e possono tenere traccia di tutte le vostre finanze, non solo le spese di business.

Come bonus aggiunto, i migliori programmi software fiscali consentono di importare dati da Quicken o da Money. Per rendere il processo di preparazione delle tasse più agevole possibile, suggerisco di passare un po 'di tempo assicurandoti che le tue categorie di spese siano impostate correttamente. È possibile aggiungere, eliminare e modificare le categorie in tutti i programmi di finanza e contabilità personale. Avendo categorie intuitive, facili da ricordare, sarai in grado di generare rapporti significativi. E la maggior parte dei programmi ti permetterà di collegare le categorie a determinati elementi pubblicitari nei moduli fiscali. L'impostazione di questo metodo può andare molto a ridurre la quantità di tempo che spendi per preparare le tasse.

Tutti i programmi di contabilità citati possono generare rapporti di reddito (dichiarazioni di reddito da parte dei ragionieri). Questi rapporti ti aiutano a analizzare come sta facendo il tuo business freelance, se sei redditizio e come stai spendendo i tuoi soldi. Se decidi di assumere un contabile fiscale, avrai questi rapporti per accelerare notevolmente la preparazione dei tuoi rendiconti fiscali.