Piccola pianificazione aziendale di contingenza

Un piano di contingenza business ben pensato può significare la differenza tra la sopravvivenza e il fallimento della tua attività se il disastro colpisce. Un incendio, un'inondazione, un guasto del disco rigido o un furto di dati - uno o tutti questi potrebbero mettere la tua attività fuori dalla commissione. Prendersi il tempo di fare una certa pianificazione delle contingenze aziendali contribuirà a garantire che la tua attività sia in grado di riprendere le operazioni nel più breve tempo possibile.

Utilizza la guida seguente per creare un piano di disastro per la tua attività.

Per creare un piano di contingenza aziendale:

1) Determinare quali sono i principali rischi per la tua piccola impresa.

È il furto di dati? Allagamento? Terremoto? Dimostrando quali tipi di disastri sono più probabili vi aiuterà a concentrare il tuo piano di emergenza e non sprecare tempo e denaro per prepararsi a qualcosa che è molto improbabile. Non c'è motivo di pianificare come recuperare da un terremoto, ad esempio, se la tua attività non si trova in una zona di terremoto.

2) Preparare un piano di evacuazione.

Vai con esso con il personale e pubblica in modo accurato in tutti i locali aziendali. Come farà il personale a sapere che hanno bisogno di evacuare? Cosa devono fare quando vengono informati di un'evacuazione? Quali percorsi sono disponibili fuori dell'edificio? Dove dovrebbero incontrare persone al di fuori dell'edificio? Chi è responsabile del controllo per vedere che tutti sono in sicurezza?

3) Creare un sistema di ventilazione delle comunicazioni.

Se qualcosa accadde al tuo business, chi sarebbe responsabile di notificare ogni persona che lavora? Assicurarsi che le rubriche di telefono e di posta elettronica siano aggiornate e che le persone responsabili di contattare altri abbiano elenchi stampati, poiché tutte le tecnologie falliscono prima o dopo e di solito al momento più scomodo.

Decidere anche chi sarà responsabile per comunicare con il pubblico e come (aggiornare il sito web aziendale, inviare su social media, comunicati stampa, segni nelle finestre, annunci radio, ecc.)

4) Assicurarsi che il tuo I kit di emergenza per siti sono completi e aggiornati.

Questa lista di controllo di emergenza di emergenza per le aziende mostra esattamente quali kit di pronto soccorso per le piccole imprese devono contenere. A seconda di quali tipi di disastri possono verificarsi nella tua zona, è possibile aggiungere altri materiali. Ad esempio, un litro d'acqua per persona al giorno è una delle forniture consigliate in questo elenco di forniture di emergenza per il negozio al dettaglio.

5) Adottate ora per proteggere i tuoi dati commerciali.

I tuoi dati commerciali sono la tua risorsa più preziosa. Se fosse stato rubato o distrutto, la tua attività potrebbe essere in grado di risalire rapidamente o di riprendere o addirittura proseguire? 6 Norme sulla protezione dei dati spiegano come è possibile ottenere la tranquillità di sapere che i tuoi dati aziendali sono protetti e saranno nuovamente accessibili rapidamente.La protezione dei dati è uno dei molti vantaggi di commutare la tua attività sul cloud computing.

6) Assicurarsi che la tua azienda svolga un'adeguata assicurazione.

L'assicurazione antincendio è il tipo che sorge alla mente, ma il fuoco non è certo l'unico possibile disastro che la tua piccola impresa potrebbe sperimentare.

Oltre ad altri evidenti disastri fisici come inondazioni o danni al vento, considerare i danni che potrebbero derivare da furti, ad esempio. E poi c'è il fattore potenziale di responsabilità se la tua piccola impresa è impegnata in attività che potrebbero aprirti a cause legali.

Scegliere il tipo di assicurazione appropriato per coprire i rischi e avere una buona copertura assicurativa aggiornata porterà a lungo i modi per ottenere la tua piccola impresa in esecuzione se il disastro colpisce.

7) Decidere cosa sarebbe assolutamente indispensabile per la tua piccola impresa di riprendere a funzionare nuovamente se un disastro aziendale ti ha chiuso e adottare provvedimenti per assicurare che quegli essenziali siano disponibili in fretta.

Nel caso del nostro business primario, sviluppo IT, abbiamo fondamentalmente bisogno dei nostri dati aziendali e di un computer o due e potremmo tornare in esecuzione (vedi Backup dei dati è il miglior software di protezione e di backup).

La tua piccola impresa può avere bisogno di più persone e materiali prima di riaprire. Quali persone sono fondamentali per le tue operazioni? Avete bisogno di attrezzature particolari? Forse un accordo può essere fatto con un'altra azienda che ha l'attrezzatura necessaria. Avrebbe bisogno di alcune forniture? Scopri ora chi sarebbero i fornitori alternativi o gli spedizionieri.

8) Conosci i tuoi vicini.

L'apertura delle linee di comunicazione con i proprietari di aziende attorno a voi può davvero beneficiare della pianificazione delle contingenze aziendali. Far loro sapere cosa stai sperando di fare e vedere se puoi farli coinvolgere. Potresti essere in grado di condividere i costi di alcune spese legate alla pianificazione delle contingenze o di fare accordi per aiutare l'un l'altro in caso di disastro.

9) Controllare i programmi e le risorse locali.

La tua città o città possono avere piani di emergenza / piani di risposta alle catastrofi o fornire risorse che renderanno più facile per mettere insieme il proprio piano. Per esempio, la città di Ottawa offre informazioni sulla preparazione alle emergenze per le imprese di Ottawa sul suo sito web e offre seminari di formazione sul tema. Scopri cosa è disponibile nella tua città prima di iniziare a scrivere il proprio piano di disastro aziendale.

10) Metti tutto insieme.

Mentre lavori attraverso il tuo piano di emergenza, metti tutti i pezzi in forma di stampa. (Le copie digitali sono belle ma non molto utili se si spegne l'alimentazione e / o non è possibile utilizzare dispositivi digitali.) Un raccoglitore a tre anelli funziona bene. Includi il piano di evacuazione della tua azienda, il piano di comunicazione, le informazioni sui kit di emergenza e le polizze assicurative, le misure di protezione dei dati e gli elementi essenziali operativi, nonché i dettagli di qualsiasi accordo che hai fatto per mantenere o ripristinare e riprendere.

11) Conserva il tuo piano di contingenza aziendale pratico.

Ultimo ma non meno importante, si desidera assicurarsi di mantenere il tuo piano di disastro in un luogo facilmente accessibile e assicurarsi che chiunque abbia bisogno di sapere dove è conosci la sua posizione. Dovresti anche assegnare una persona e un secondo a prendere il piano di contingenza aziendale sulla via d'uscita se il disastro aziendale richiede di lasciare i locali.

12) Usa il tuo sito web aziendale e social media

Il tuo sito web aziendale e le piattaforme dei social media come Facebook, LinkedIn e Twitter sono modi eccellenti per comunicare con i clienti e gli associati in caso di emergenza. Non lasciate che i tuoi clienti si chiedano se siete aperti o no quando il disastro colpisce - un rapido post su Facebook può mantenerli aggiornati.

Pianificazione delle contingency business

È facile rimuovere la pianificazione delle contingenze aziendali. Ci sono sempre delle "crisi" immediate che richiedono la nostra attenzione. Ma quanto sono significativi rispetto ad un evento che blocca la tua attività per ore, giorni o settimane? Prendersi il tempo di preparare un piano di contingenza aziendale avrà un enorme guadagno se il disastro colpisce mai.