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Che cos'è un modulo W-2? La forma
W-2 è una dichiarazione che deve essere redatta dai datori di lavoro ogni anno per i dipendenti, mostrando le entrate lorde totali del dipendente, i guadagni della previdenza sociale, i guadagni Medicare e le imposte federali e statali trattenute dipendente. Lo scopo di questa forma è quello di fornire al dipendente informazioni che devono essere incluse nella sua forma di imposta sul reddito. Dà anche all'amministrazione della sicurezza sociale e alle informazioni IRS per verificare il rendimento dei redditi del dipendente.
Quando è la forma W-2 dovuta?
VARIAZIONI IMPORTANTI:
A partire dal 2016 i rapporti fiscali annuali e per tutti gli anni successivi, i moduli W-2 e W-3 devono essere presentati all'Ente di Sicurezza Sociale (SSA) entro il 31 gennaio dell'anno successivo. Pertanto, per i pagamenti fiscali del 2017, è necessario presentare il file entro il 31 gennaio 2018. La modifica è stata implementata al fine di ridurre la frode fiscale. Le scadenze annuali 2018 delle imposte sui redditi paga per i pagamenti fiscali 2017 indicano le scadenze esatte dell'anno in corso.
Sì, è necessario depositare W-2s con l'Administration of Social Security (SSA) entro la stessa scadenza per la fornitura di moduli ai dipendenti.
Parti del modulo W-2
Una forma W-2 è una forma multipla:
La copia A va all'amministrazione della sicurezza sociale. La copia A è di solito stampata su una forma rossa spacialmente scannable laser. Se si presenta una copia cartacea, è necessario utilizzare solo la carta fornita dall'SSA.
- Copia 1 è per la città, lo stato o la località
- La copia B è per il deposito con il reddito federale dei redditi
- Copia C è per i record del dipendente
- Copia 2 è un'altra copia per una città, , o località
- Copia D è per i record del datore di lavoro.
- Dove posso ottenere i moduli W-2?
Non è possibile copiare il modulo W-2 da internet. Come indicato in precedenza, la copia A del form è stampata su carta speciale. È necessario utilizzare le forme "ufficiali". È possibile ottenere le forme ufficiali di W-2 da un negozio di copie, da alcuni programmi software fiscali (cercare la versione di piccole imprese) o dal preparatore fiscale.
Quali informazioni ho bisogno per completare i moduli W-2?
Informazioni sul tuo business
Per ogni W-2, dovrai includere informazioni sulla tua attività:
Il tuo numero di lavoro
- Il tuo nome commerciale
- Il tuo indirizzo commerciale
- Stato di identificazione fiscale dello Stato (controllare con il dipartimento di reddito dello Stato)
- Informazioni sui dipendenti
Per ogni dipendente, è necessario aggiornare le informazioni personali:
Numero di previdenza sociale o altro numero di identificazione fiscale < Nome
- Indirizzo
- Informazioni sul reddito degli impiegati
- In seguito, avrai bisogno di informazioni sul salario totale e la ritenuta per ogni dipendente dello scorso anno:
Salario totale, Totale salari per la previdenza sociale (fino al massimo della previdenza sociale)
Totale salari Medicare (uguali al salario totale)
- Suggerimenti sulla sicurezza sociale e suggerimenti assegnati
- Informazioni sui piani di pensionamento
- dovrai indicare, per ogni W-2, se ogni dipendente partecipa a un piano di pensionamento o un piano non qualificato wi la tua azienda, se questo dipendente è un dipendente statutario, o se la persona ha ricevuto la pena di malattia di terzi.
Informazioni sulle prestazioni speciali La casella 13 del W-2 richiede informazioni sulle deduzioni per i piani per i dipendenti e altre detrazioni che devono essere riportate sul rendimento del reddito del reddito. Le istruzioni per il modulo W-2 contengono una guida di riferimento per i codici Box 13.
Numero di controllo (opzionale)
È possibile aggiungere un numero di controllo interno su ogni modulo W-2 se si paga molti dipendenti. È possibile generare il numero da soli, oppure il tuo software di preparazione paghe può generare questo numero.
Dove posso trovare le informazioni per il W-2?
Le informazioni fornite in questo modulo provengono dal tuo registro paghe, che mostra i totali annuali per ogni dipendente per retribuzioni e trattenute, nonché detrazioni per piani medici, conti di risparmio sanitario e altri elementi. Avrai anche bisogno di una forma corrente W-4 per ogni dipendente. Il modulo W-4 viene utilizzato dal dipendente per darvi il proprio indirizzo,
Come completare il modulo W-2?
Questo articolo su come completare il modulo W-2 ti consente di passare attraverso il processo passo dopo passo.
Come inviare il modulo W-2? Posso inviare questi moduli in linea?
Invio della forma W-2 all'Amministrazione per la sicurezza sociale (SSA), entro la fine di febbraio. Sì, puoi inviare questi moduli online all'SSA, utilizzando il loro servizio Business Online. Se si dispone di 250 o più moduli W-2, è necessario inviarli al SSA online.
Che cosa succede se faccio un errore su un modulo W-2?
Prima di inviare tali moduli ai dipendenti, controllare questi errori comuni. Se si commette un errore, è possibile correggere facilmente il form e dare la forma corretta al dipendente. Se l'errore viene scoperto dopo aver inviato le maschere all'amministrazione sociale, ecco il processo per correggere il modulo. È inoltre necessario inviare nuovamente il modulo di trasmissione W-3.