Richiedente Tracking System Evaluation Toolkit

Trovare il giusto sistema di monitoraggio dei candidati che soddisfa tutte le esigenze della tua organizzazione può essere un'operazione imprescindibile. Può essere una sfida anche sapere dove cominciare quando si considerano i sistemi di monitoraggio dei candidati e come confrontare ogni soluzione.

Qui troverai aree importanti da indagare, domande da porre e risposte da analizzare durante il processo di valutazione dei sistemi di monitoraggio dei candidati. Queste informazioni guidano la vostra azienda nella ricerca del sistema di monitoraggio dei candidati appropriato per soddisfare le vostre esigenze.

Identifica i responsabili del processo di tracciamento del richiedente

Una società deve organizzarsi internamente prima di avviare qualsiasi processo di valutazione dei sistemi di monitoraggio dei candidati. Quando si prepara per valutare un sistema di monitoraggio dei richiedenti, è essenziale formare una collaborazione delle parti interessate e dare a questi decisori il tempo per giungere ad una decisione informata.

Il tuo comitato di selezione dovrebbe essere pronto a valutare i punti di forza e le debolezze di ogni fornitore del sistema di monitoraggio dei richiedenti. Il comitato di selezione dovrebbe includere questi membri.

• Executive Selection: Questo è di solito un Vice Presidente Senior (VP) o Vice Presidente (VP) di Risorse Umane che possono autorizzare gli altri membri del comitato con una chiara direttiva e visione. La persona dovrebbe anche avere la capacità di spiegare la selezione del fornitore in termini di Return on Investment (ROI) alle sue controparti.
• Manager di selezione: questa persona deve avere una comprensione completa del processo di assunzione e dei punti di dolore dell'azienda per creare tattiche di ricerca e selezione appropriate.
• Membro del Comitato: Per garantire la rappresentazione della voce degli utenti e l'adozione di successo della soluzione scelta.
• Contributori del Comitato: sono membri di altri dipartimenti che forniscono ulteriori informazioni al processo di selezione del sistema di monitoraggio del richiedente. Coloro che hanno competenze finanziarie possono contribuire alla stabilità finanziaria dei venditori o confrontare il costo totale di ciascun sistema di monitoraggio dei richiedenti rispetto al budget del progetto. I contributori IT possono educare i membri del comitato sulle capacità tecniche dei sistemi di monitoraggio dei richiedenti dei fornitori e aiutare a confrontare ogni soluzione con il sistema corrente.
  I membri del Comitato dovrebbero essere persone che possono riconoscere il valore degli strumenti tecnologici, l'ottimizzazione dei processi e il servizio clienti in quanto si riferisce alla vostra visione aziendale della gestione del talento.

Documentare il processo di assegnazione corrente

Dopo aver assemblato il tuo comitato di selezione del sistema di monitoraggio del richiedente, la tua prima assegnazione è creare un documento che segua il processo della requisizione dei dipendenti, il processo di assunzione e il ruolo del gestore di assunzione , il reclutatore, e il candidato a completare un noleggio.Allora la vostra commissione dovrebbe discutere perché ogni passo sia necessario e cosa succederebbe se venisse eliminato.

Semplificare il processo di assunzione e assicurarsi che ogni passaggio sia davvero un valore aggiunto e ti aiuta a produrre qualifiche di qualità. Ciò consentirà al tuo comitato di confrontare le esigenze del processo di assunzione con le capacità di ogni sistema di monitoraggio dei richiedenti. Questa valutazione è una grande opportunità per conoscere le migliori pratiche di assunzione e per rivedere e ottimizzare il processo di assunzione corrente.

Identificazione dei requisiti per il sistema di tracciamento dei richiedenti

Ora che hai chiaramente identificato il processo di assunzione della tua azienda, il tuo comitato è pronto a identificare i requisiti aziendali per un sistema di monitoraggio dei richiedenti. Ricorda che vuoi avere una risposta chiara alle seguenti domande:

• Perché compri questo sistema di monitoraggio dei richiedenti?
• Il processo di assunzione attuale è allineato agli obiettivi aziendali?

Tenendo presente queste domande aiuterà il vostro comitato a fare un caso forte per acquistare una soluzione per il monitoraggio del richiedente. Affinché il sistema di monitoraggio del richiedente scelga di avere una forte connessione con il ROI, il tuo comitato deve creare chiare aspettative di ciò che desideri in un sistema di monitoraggio dei richiedenti.

Il tuo sistema di monitoraggio dei richiedenti dovrebbe creare un rapporto migliore tra reclutatori e manager di assunzione, semplificare il processo di creazione e approvazione delle richieste e migliorare la qualità degli assunti. Il sistema di monitoraggio del richiedente dovrebbe semplificare gli sforzi di assunzione di professionisti delle risorse umane attraverso l'automazione, creando un processo di assunzione più efficiente e conveniente. Questo è il momento ideale per affrontare le sfide comuni per la gestione delle risorse umane, come ad esempio:

• Alto volume di riprese senza un modo efficace di accettare, rivedere e gestire.
• Un alto volume di opportunità di lavoro con ingombranti comunicazioni interne.
• Incapacità di accedere rapidamente alle informazioni e di segnalare tutte le metriche di reclutamento.
• Perdere i candidati qualificati a causa di un ripiano casuale dei CV.
• Duplicazione degli sforzi di reclutamento tra varie filiali e divisioni a livello locale o all'estero.
• Eccessiva manutenzione IT e spese di supporto con tecnologia a domicilio.
• Monitoraggio inefficace dei dati di conformità EEO-OFCCP.
• Lottando per ottenere un'attenzione adeguata da parte di IT per aggiornamenti e miglioramenti tecnologici.

Inoltre, cogliete l'opportunità di considerare il valore dei miglioramenti da nuovi processi e tecnologie quali:

• evitare l'utilizzo di moduli diversi,
• migliorare la comunicazione e
• affrontare problemi globali.

Per mantenere questa maneggevolezza è necessario identificare essenziali "must haves" per eliminare i fornitori non qualificati. Ad esempio, come fattore fondamentale, il tuo comitato può decidere di considerare solo i fornitori che forniscono una soluzione basata sul Web in contrapposizione a un sistema installato, in quanto la soluzione ospitata elimina ogni peso sul tuo team IT.

Identificare i requisiti per il sistema di tracciamento dei richiedenti

Identificazione di obiettivi commerciali chiari connetterà le tue priorità alle tue esigenze.È indispensabile che il vostro comitato rimanga concentrato sui suoi requisiti iniziali di sistema. Il comitato deve evitare di essere distrutto da elementi di sistema che non siano in linea con le priorità della vostra azienda. Hai riconosciuto i principali obiettivi aziendali e i requisiti fondamentali da considerare quando definisci i propri obiettivi.

Requisiti chiave da considerare in un sistema di tracciamento dei richiedenti

• Efficienze di processo: la centralizzazione di un processo può migliorare una varietà di attività, tra cui, non limitandosi a requisiti di lavoro, monitoraggio, gestione dei programmi di referenza e trasferimento dei dipendenti.
• Consente ai candidati di applicare rapidamente e facilmente alla tua organizzazione per salario e noleggio orario senza passare attraverso più pagine di domande.
• Può facilitare il reclutamento ad alto volume, pur rimanendo economicamente conveniente.
• Una soluzione altamente configurabile e scalabile che può configurare il nostro unico processo di gestione dell'assunzione e capace di soddisfare le nostre esigenze in evoluzione, come la nostra organizzazione cresce o i nostri processi cambiano.
• Migliorate le capacità di reporting: molte organizzazioni vengono contestate con la determinazione del loro totale speso sui fornitori, il sourcing e il confronto delle metriche. La coordinazione attraverso una singola fonte consentirà una accurata raccolta centralizzata.
• Consente ai recruiters di cercare nel database tutte le informazioni e parametri specifici.
• Include un Centro di reporting che consente agli utenti di eseguire rapporti ad hoc e di salvare criteri per l'utilizzo futuro, nonché di eseguire rapporti standard del settore, incluso costo per noleggio, time to fill, efficienza di origine e altro ancora.

Costruire l'identità e la consapevolezza del brand

• Creare una connessione tra un candidato e un'esperienza di lavoro positiva creerà il riconoscimento del marchio. Un marchio forte può generare fiducia in grado di guidare il traffico dei candidati e migliorare il tuo pool di talenti.
• Le pagine web di Career Center di marca possono essere accessibili tramite il sito Web della tua azienda.
• Consente ai recruiters di inviare facilmente le informazioni sulla carriera al sito Web della società.
• Fornire capacità multilingue per il supporto globale.
• EEO / AAP conforme.
• La capacità di mantenere una misura accurata di tali informazioni sarà in accordo con le normative federali e di evitare qualsiasi azione legale contro l'organizzazione. Aiuterà anche a stabilire la qualità dei candidati.
• Capacità di catturare, monitorare e riportare i dati EEO volontari, pur restando nel rispetto delle linee guida stabilite dall'EEO / OFCCP.
• Capace di pre-screening candidati con domande di eliminazione per indicare coloro che soddisfano le qualifiche di base per la posizione.
• Comunicazioni migliorate.
• Stabilisce un ambiente che effettua informazioni efficaci, unificherà tutti gli utenti e semplifica le operazioni dell'organizzazione.
• Include un Centro di Comunicazione per facilitare la comunicazione tra reclutatori, manager di assunzione e candidati. Consente inoltre agli utenti di pianificare appuntamenti, lasciare note e interviste di colloquio, inviare messaggi di massa e rispondere automaticamente ai candidati al ricevimento del curriculum.

Assistenza clienti per il sistema di inseguimento dei richiedenti

• L'adozione completa dell'utente dipende dal livello di assistenza del cliente fornito dal venditore durante e dopo l'implementazione.
• Squadra di supporto a disponibilità, dedicata a gestire le problematiche aziendali e utenti, impiegando le migliori pratiche del settore.
• Massimo livello di supporto disponibile a titolo gratuito alla tua azienda.

Valutazione dei fornitori di sistemi di monitoraggio dei richiedenti

Si consiglia di richiedere una Richiesta di proposta (RFP) da parte dei potenziali fornitori che il tuo comitato ha deciso di prendere in considerazione. Questa è la tua occasione per ottenere chiarimenti su qualsiasi argomento per aiutare il vostro comitato a stabilire se il software di monitoraggio del richiedente può eseguire il lavoro richiesto. Il vostro comitato dovrebbe considerare i seguenti problemi importanti per elaborare una RFP efficace:

• Il sistema supporta le principali preoccupazioni della vostra commissione? Questo lega alla parte precedente del processo di valutazione; è necessario conoscere completamente il processo prima di poter determinare quali funzioni sono necessarie. Il tuo comitato non può essere distratto da soluzioni che possono offrire funzioni che non sono la vostra priorità principale. Mentre potrebbero sembrare attraenti, molte funzionalità e funzioni appariscenti non creano alcun valore per la tua organizzazione se non verranno adottate dai tuoi utenti.
• Il fornitore ha installato il sistema in un'altra organizzazione di dimensioni simili?
• Il tuo comitato dovrebbe avere accesso a riferimenti che ti permettano di comprendere temi quali la soddisfazione del cliente e il follow-up, il processo di implementazione e le tasse nascoste. Ricorda che le funzionalità non hanno valore senza l'adozione da parte dell'utente.
• Cosa comporta il processo di implementazione? Avere un tasso di adozione riuscito inizia con la corretta attuazione. Vuoi essere sicuro che il tuo fornitore scelto non lascia i tuoi utenti senza una formazione adeguata e un supporto continuo. L'implementazione dovrebbe essere centrata sul processo di reclutamento della tua organizzazione, non imparando ad adattarsi al proprio sistema.
  Non dovresti mai avere la sensazione che il tuo programma di implementazione ti lascerà perdere e non essere sicuro delle capacità del fornitore. Durante il processo di valutazione il tuo comitato dovrebbe avere l'impressione che, sulla base delle priorità del reparto e degli obiettivi aziendali, la tua implementazione creerà una solida base per una lunga collaborazione con il provider di sistemi di monitoraggio del richiedente. Ricorda che l'adozione elevata degli utenti al sistema di monitoraggio dei richiedenti genererà un ROI più elevato.

Ulteriori informazioni sulla valutazione dei fornitori di sistemi di tracciamento dei richiedenti

• Qual è la strategia di visione e crescita del fornitore? Il venditore deve dimostrare leadership e prospettiva come leader di mercato. Per presentare una soluzione completa, il venditore dovrebbe tener conto delle vostre esigenze specifiche e prepararsi per il cambiamento e la crescita in futuro.
• Determina se questa soluzione contribuisce al tuo piano aziendale? Alla fine, l'Executive di selezione avrà probabilmente bisogno di visualizzare un ROI atteso per fare un caso forte per la soluzione.
  L'Executive Selection deve cercare un risparmio su cose come la pubblicità di reclutamento, il valore del dipendente dell'uso delle aziende di ricerca e l'ottimizzazione dei processi forniti dal fornitore. L'azienda dovrebbe anche risparmiare sulla conservazione dei dipendenti e sulla qualità dei candidati. Può essere straordinario creare un documento completo di indagini che includerà tutti gli argomenti necessari per valutare un sistema di monitoraggio dei richiedenti.
• Oltre alle funzioni e alle funzioni, la tua commissione dovrebbe essere sicura di discutere la capacità del fornitore di servire come partner a lungo termine per l'organizzazione. Poiché la vostra commissione conduce il suo processo di valutazione dei fornitori, vuoi essere sicuri di considerare fattori come:
• Stabilità finanziaria: effettuare la dovuta diligenza sui bilanci di tutti i produttori potenziali in esame. Troverete questo è un argomento perfetto attraverso il quale il tuo contribuente del comitato finanziario può guidarti.
• Qualità di partner strategici: per offrire una soluzione completa alcuni fornitori collaboreranno con altre aziende di servizi per offrire ai propri clienti una suite più completa di servizi. Il vostro comitato dovrebbe essere a conoscenza di qualsiasi partenariato che sia coinvolto con i fornitori concorrenti. Le informazioni possono fornire una panoramica sull'eventuale partnership tra la vostra azienda e il fornitore.
• Capacità di reclutamento: A prescindere dalla dimensione aziendale, è necessario assicurarsi che il fornitore abbia la capacità di supportare il ciclo di vita completo del dipendente, dal tracking dei richiedenti, dall'imbarco a bordo, dalla pianificazione della successione all'inadeguatezza. Ciò impedirà alla vostra azienda di crescere fuori dalla sua soluzione, che probabilmente avrebbe causato un aggravamento, una nuova valutazione e costi costosi di implementazione.
• Sviluppo del prodotto futuro: Assicurarsi che il venditore fornisca una forte comprensione delle sfide che si trovino ad affrontare ora e in futuro. Il fornitore scelto deve essere sull'impulso delle novità tecnologiche e industriali per adattarsi alle mutevoli esigenze e garantire che le configurazioni della soluzione siano utilizzate al massimo potenziale.
• Integrazione con HRIS: sebbene si desideri che il tuo contribuente del comitato IT fornire informazioni su questo argomento, non dovrebbe influenzare il proprio comitato nell'utilizzo di un sistema di monitoraggio dei richiedenti che non servirà adeguatamente all'intero reparto. Qualsiasi fornitore che vale la pena considerare dovrebbe fornire la capacità di spostare le informazioni chiave dal suo sistema nel tuo sistema HRIS con una minima difficoltà.

Sommario della selezione dei fornitori per i sistemi di tracciamento dei richiedenti

La sequenza temporale per un processo di selezione dei venditori per un sistema di monitoraggio dei richiedenti può variare da un mese a sei o più per completare. Di seguito è riportato un calendario suggerito che consentirà al comitato di proiettare un periodo di tempo per il processo di selezione dei venditori per un sistema di monitoraggio dei richiedenti.

Si prega di notare che questo è soggetto a modifiche in base a una data di implementazione preferita.

Identificazione delle esigenze aziendali - 1-2 settimane

• Valutare obiettivamente i fornitori nei confronti delle esigenze aziendali identificate con il seguente processo:
• Timeline per la selezione del fornitore per i sistemi di monitoraggio dei candidati < Crea una lunga lista di possibili venditori - 1 settimana

Richiedi la RFP per fornire chiarimenti su qualsiasi argomento o preoccupazione - 4 settimane

1. Crea una breve lista utilizzando i criteri chiave di valutazione - 1-2 settimane
2. - 3-6 settimane
3. Dimostrare diversi sistemi - il più presto possibile
4. Presentazioni di vendita - il più presto possibile
5. Visite del sito - come necessario
6. Tenete presente che l'obiettivo principale di un sistema di monitoraggio dei richiedenti è per potenziare i tuoi utenti.I membri del comitato dovrebbero essere in grado di riconoscere e appoggiare un valore sugli strumenti tecnologici, l'ottimizzazione dei processi, la visione aziendale e il supporto del cliente per ridurre strategicamente i venditori in un breve elenco di possibilità reali.
7. È probabile che il tuo elenco corto potrebbe non avere molte differenze distintive funzionali; quindi è importante mantenere in considerazione gli elementi meno tangibili di quel venditore.

Il tuo comitato dovrebbe guardare a fonti di informazioni come il sito web del fornitore, newsgroup, portali di risorse umane e fiere. Connetti con i colleghi ad altre aziende che sono di dimensioni, esigenze e industria simili per imparare dalle loro esperienze.

La partnership con un fornitore orientato al servizio che è la soluzione più compatibile con la visione e gli obiettivi della tua organizzazione per il futuro sarà indispensabile per tutti i giocatori chiave nella valutazione, selezione e implementazione del sistema di monitoraggio dei candidati.

Ulteriori informazioni sul reclutamento e l'assunzione

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