7 Modi per aumentare la comunicazione nella tua piccola impresa

La comunicazione è la base di ogni relazione che hai nella tua vita personale; non è diverso nel business. Senza una comunicazione efficace, ci possono essere incomprensioni, problemi e conflitti tra il tuo personale, i tuoi clienti e tutti coloro che entri in contatto. La scarsa comunicazione può rendere praticamente impossibile una delegazione efficace, una maggiore produttività e un ambiente di lavoro piacevole.

I suggerimenti riportati di seguito aiuteranno a ottimizzare le tue capacità di comunicazione in modo da risparmiare tempo, ridurre lo stress e diventare più produttivi comunicando efficacemente in ogni interazione che hai nella tua piccola impresa.

1. Limitare distrazioni e ascoltare

L'ascolto è la chiave per una comunicazione efficace, ma non è sempre facile. Un modo per diventare un ascoltatore migliore è cercare di limitare le distrazioni durante le tue conversazioni che rendono difficile sentire e assorbire ciò che altri dicono. Ciò può significare chiudere il client di posta elettronica, spegnere la suoneria telefonica o chiudere la porta per il proprio ufficio. Facendo queste piccole cose, assicuratevi che la persona con cui stai parlando abbia tutta la tua attenzione.

È anche importante limitare le distrazioni interne, cioè tutto ciò che è in mente. Quando si dispone di diversi argomenti da affrontare durante una riunione o una conversazione che scorrono a loro per ottenere tutte le vostre idee fuori può essere tentato, ma questo provoca confusione e può far sentire l'altra persona come il suo input non è importante.

Rallentare e ricordare che la comunicazione è una via a due vie. Stabilire un dare-e-take che permette entrambe le parti di avere il loro dire.

2. Sia responsabile

Una delle cose peggiori che puoi fare quando si verifica un conflitto o qualcuno ha una denuncia riguardante la tua attività, i prodotti, i servizi, ecc., Lo ignora. Nella maggior parte dei casi, una sorta di risposta dovrebbe essere rilasciata immediatamente, anche se è solo una breve dichiarazione che si esaminerà la questione.

Se aspettate di avere tutte le informazioni necessarie prima di arrivare alla festa infelice, possono finire non solo infelici, ma anche ora arrabbiati. Mantenere le linee di comunicazione aperte in tutte le situazioni per essere il più rispondente possibile e assicurarsi che la gente che ti faccia sentire come la loro questione è importante per te.

3. Chiedere le domande giuste

Quindi la maggior parte della comunicazione si basa su ottenere le informazioni necessarie, e molte volte ciò significa che devi chiedere i giusti tipi di domande. Ci sono indizi su quali domande dovreste chiedere in ogni parte della conversazione che stai facendo. Devi essere in grado di ascoltare e inserire nulla su quegli indizi per capire quali domande sveleranno le informazioni necessarie.

Consideriamo il caso di un dipendente che non abbia raggiunto obiettivi e sia generalmente infelice al lavoro. Se non fai le domande giuste, potresti non arrivare mai alla radice del problema, che può essere qualsiasi cosa da questioni personali per essere sottovalutata.

4. Fai la maggior parte delle riunioni

Le riunioni sono famose per essere dei wasters di tempo se non sono ben pianificati e organizzati in modo completo. Se sei l'organizzatore, la prima cosa che dovresti fare per rispettare il tempo di tutti e rendere la tua riunione il più efficace possibile è pianificarla in anticipo.

Quindi, prendi tempo per preparare un ordine del giorno che elenca i punti di messa a fuoco e definisce una struttura per la riunione.

Ecco alcuni altri suggerimenti intelligenti per la riunione che ti aiuteranno a verificare che le riunioni siano produttive:

• Conferma i tempi di riunione nelle orari opportune da uno a due giorni prima della riunione.
• Assegna un moderatore di incontri che gestisce la riunione e assicura che i partecipanti si attengano all'agenda.
• Incoraggiare input e domande da parte di tutti nella riunione.
• Prendere appunti o assegnare qualcun altro a prendere appunti per catturare i dettagli importanti della riunione.

5. Combina i metodi di comunicazione

La comunicazione faccia a faccia o voce-a-voce è ottima per eliminare le sfide che spesso vengono fornite con l'email. Ma può anche creare ulteriori domande e confusione se tutte le parti coinvolte non sono sulla stessa pagina.

Anche se la maggior parte della comunicazione avviene tramite telefono o in eventi di rete, è possibile creare messaggi di riepilogo che descrivono ciò che è stato discusso, quali sono i passi successivi e chi è responsabile di ciò. Questo può essere un ottimo modo per combinare diversi metodi di comunicazione per una comunicazione più efficace (e meno confusa) in avanti.

6. Focus on Customer Service

Il buon servizio clienti dipende dalla comunicazione bidirezionale. Spesso quando si verificano conflitti con i clienti, la chiave per la risoluzione sta comunicando per scoprire il problema, quindi continuare a comunicare fino a individuare una soluzione.

Un modo per mantenere relazioni a lungo termine con i tuoi clienti è mantenere linee aperte di comunicazione. Ciò significa chiedere informazioni su come stanno le cose e come si sentono sui prodotti e il servizio che stai fornendo. Questo può essere realizzato alla fine di un progetto, durante le conversazioni quotidiane, con un gruppo di messa a fuoco, o attraverso indagini formali.

7. Utilizza i commenti ricevuti

Se stai già comunicando con i tuoi clienti, probabilmente riceverai regolarmente le risposte, anche se non lo solleciti con i metodi formali. Questo può essere una miniera d'oro di informazioni utili su come la tua attività, prodotti e servizi vengono percepiti da clienti e potenziali clienti. Per essere efficaci, tuttavia, è necessario utilizzare questi dati per modificare e migliorare i processi. Crea un processo per raccogliere i feedback ricevuti in un unico luogo, quindi metta da parte ogni mese o due per analizzare i dati e creare un piano per implementare e monitorare i miglioramenti.

In definitiva, una comunicazione efficace può essere una delle abilità più importanti utilizzate nel tuo business.Se le tue abilità di comunicazione possono utilizzare un certo fine-tuning, prendere tempo per analizzare come comunicare e sui risultati della tua comunicazione. Poi metti a fuoco sui modi in cui puoi migliorare nel tempo. Potresti essere sorpreso di quanto cambi le tue relazioni con il personale, i clienti ei colleghi per il meglio.