Quando devo pagare i dipendenti per il tempo di viaggio?

Che cosa è il viaggio impiegato?

In generale, è necessario pagare il tempo di viaggio da parte dei dipendenti per attività legate al lavoro. Il viaggio che è incidentale ai doveri del dipendente e il tempo trascorso in viaggio (viaggio tra casa e lavoro) non è pagato. Il tempo di percorrenza può includere sia viaggi locali che viaggi di distanza.

Tempo di viaggio / tempo di commutazione

Il pendolarismo sta andando avanti e indietro per lavorare. Tutti (almeno tutti coloro che non lavorano a casa) si trasferiscono in un posto di lavoro.

Il tempo di commutazione è tempo personale, non tempo di lavoro. L'IRS non consente alle imprese di detrarre il tempo di commutazione come spese aziendali e i dipendenti non dovrebbero essere pagati per il tempo di commutazione.

Il Dipartimento del Lavoro (DOL) discute i dipendenti che guidano veicoli forniti da datori di lavoro. Il DOL ritiene che il tempo trascorso in viaggio da lavoro da parte di un dipendente in un veicolo fornito dal datore di lavoro o nelle attività svolte da un impiegato incidentale all'utilizzo del veicolo per il viaggio, non sia generalmente "ore lavorate" pertanto, non è necessario pagare.

Ecco una regola: Se autorizzi un viaggio, non importa come viaggiare il dipendente (auto, treno, autobus, ecc.), Dovresti essere pagato il tempo di viaggio.

Pagamento per i dipendenti orari

Il pagamento a dipendenti per il tempo di viaggio locale è valido solo per i dipendenti non esenti (orari), per non esentare (professionale o gestionale) dipendenti. I dipendenti esenti vengono pagati per la loro esperienza dal lavoro, non per l'ora.

Esempi di viaggio: pagati o non pagati?

• Un dipendente spinge a lavorare da casa ogni giorno. Lo chiedi di fermare il suo cammino e prendere i bagel per la riunione del personale. Questo tempo di guida non è pagato. Il tempo di passaggio al lavoro non è mai pagato tempo; il tempo di fermarsi per i bagel è "incidentale" al pendolarismo e non fa parte del lavoro del dipendente.
• Chiedi un dipendente di guidare in un negozio sul tempo di lavoro per ottenere bagel per la riunione di ufficio. Se il lavoratore effettua questo viaggio durante le normali ore di lavoro, dovrà essere pagato.
• Un LPN (infermiera professionale autorizzata) lavora per un centro di cura e viaggia tra le due posizioni di questa struttura come indicato, fornendo assistenza ai pazienti in entrambi i luoghi. Il suo tempo di percorrenza giornaliera deve essere incluso nella sua retribuzione perché non è in viaggio, ma in viaggio tra i luoghi di lavoro.

Pagare i dipendenti per il tempo trascorso in viaggio da casa

I dipendenti che viaggiano in un altro luogo per scopi commerciali sono un caso diverso. In generale, è necessario pagare i dipendenti per il tempo trascorso che è sotto il tuo controllo e il tempo che non possono spendere come vogliono. Quindi, se un dipendente viaggia da Cleveland a Pittsburgh per un seminario di due giorni in direzione della società, una parte del tempo del dipendente dovrebbe essere compensato.

Nel caso dei dipendenti salariati, il pagamento del tempo di viaggio non è un problema, perché i lavoratori dipendenti vengono pagati per il posto di lavoro, non per ore lavorate. Pagare per il tempo di viaggio aziendale può essere un problema, però, nel caso di un dipendente orario.

Pagare il tempo di viaggio per soggiorni di un giorno o di notte è complicato.

Contattare l'ufficio distrettuale più vicino del Dipartimento del Lavoro U. S. per informazioni su casi specifici di tempo di viaggio che influenzano la vostra attività. Puoi anche contattare un avvocato per l'occupazione per discutere di questi problemi.

Pagare spese di viaggio

Oltre a pagare i dipendenti per il tempo di viaggio, si dovrebbero le loro spese per il viaggio. Il Dipartimento del Lavoro non richiede il rimborso delle spese di viaggio, ma è opportuno pagare i dipendenti se si richiede loro di viaggiare. Le spese di viaggio sono deducibili al tuo business e i dipendenti possono dedurre spese di viaggio non rimborsate. Se i dipendenti mescolano business e viaggi personali, è necessario risolvere la parte che è legata all'attività commerciale e pagare solo queste spese.

Regolamento statale sul pagamento di viaggi per impiegati

Controlla con il tuo ufficio di Stato per vedere se esistono norme che potrebbero sostituire le regole federali.

Per ulteriori informazioni

Il bilancio ha alcuni suggerimenti per ridurre i costi del viaggio dei dipendenti.

SHRM (la Società per la gestione delle risorse umane) ha maggiori informazioni sul pagamento dei tempi di viaggio dei dipendenti.

Per ulteriori dettagli dell'IRS sui tempi di viaggio dei dipendenti, vedere la pubblicazione IRS 535: Business Expenses.