Suggerimenti per rendere più felice la riunione aziendale

Sei il pianificatore della riunione mensile o periodica di un'azienda o di un reparto? Possono essere mortali, se non siete attenti. Conosci il trapano. Un gruppo di teste parlanti si allinea per dare alle persone informazioni aziendali.

La gente è interessata, ma le riunioni più efficaci si prestano attenzione con domande e risposte che provocano pensieri, audio-visivi e partecipazione. Questi suggerimenti ti portano al successo.

• Avviare le riunioni, le presentazioni e le sessioni di addestramento con un interruttore di ghiaccio o attività di riscaldamento. In una grande riunione o in una riunione breve, il icebreaker può essere una singola domanda che fa pensare e parlare con il prossimo. Ad esempio, fare una domanda che faccia alle persone sollevare le loro mani. La lunghezza dell'interruttore di ghiaccio dipende dalla lunghezza della riunione, quindi pianificate con saggezza.

• Diversificare i metodi di presentazione. Se ogni altoparlante parla al pubblico, in forma di lezione, anche i capi interessati presto cenno. Chiedere alle persone di parlare in piccoli gruppi.
  Utilizzare materiali audio-video quali video, diapositive e presentazioni e immagini di PowerPoint. Se stai parlando di un nuovo processo di verniciatura, mostri i tuoi dipendenti prima e dopo le parti verniciate. Passare indagini positive del cliente e schede di commento.
• Invita gli ospiti ospiti per la partecipazione del pubblico e l'eccitazione. I vostri clienti hanno molto da dire alla tua forza lavoro sulle loro esigenze e requisiti di qualità. Un'organizzazione clientela che partecipa alle associazioni senza fini di lucro e di beneficenza ospita gli oratori ospiti delle organizzazioni che ricevono le loro donazioni. Gli altoparlanti delle organizzazioni che i dipendenti sostengono finanziariamente sono dinamite.
• Incoraggiate le domande per ottenere un dialogo in corso. Chiedi alla gente di scrivere le loro domande in anticipo della riunione e durante la riunione. Permettete tempo per le domande indirizzate a ciascun oratore come si va.
  Se non si riesce a rispondere immediatamente e in modo corretto alla domanda, informi le persone che riceverai con loro quando avrete la risposta corretta. Se le domande superano il tempo, pianificare una riunione sull'argomento.

Una tattica di incontro spesso trascurata, ma cruciale, è quella di chiedere ad ogni altoparlante di

• ripetere ogni domanda di lui o lei viene chiesto. La persona che fa la domanda allora sa che l'oratore ha capito la domanda. Altre persone che partecipano alla riunione possono sentire e conoscere anche la questione, non solo supporre la questione - forse in modo errato - dalla risposta dell'altoparlante. Imposta gli obiettivi per la tua riunione periodica.
• Non è possibile presentare tutti gli aspetti dell'attività aziendale in una riunione di un'ora. Quindi, decidere le questioni importanti e tempestive e trascorrere il tempo di riunione su di essi. Prendi in considerazione anche gli interessi della maggioranza dei partecipanti. Ricorda che hai altri metodi per comunicare informazioni aziendali che includono programmi come Yammer, Google Hangouts, GoToMeeting, Skype per Business, Flowdock, e-mail e IM. La comunicazione di informazioni aziendali strategiche non deve avvenire in una riunione.
  Formulate l'agenda attentamente.
• Identificare le esigenze e gli interessi della maggioranza dei partecipanti. Inizia con la buona notizia che farà sentire i partecipanti. Modificare ogni mese l'ordine degli oratori all'ordine del giorno. Non vuoi che la gente sia annoiata dalla stessa identità. Distribuisci gli elementi necessari nell'agenda perché le persone non ottengano la fine della riunione o pensino che gli elementi finali siano meno importanti.
  Un articolo del Wall Street Journal, diversi anni fa, ha affermato che i responsabili U. risparmiano l'80% del tempo che perdono nelle riunioni se fanno due cose correttamente. Il primo era sempre di avere un ordine del giorno. Il secondo era di
• avviare in orario e terminare in tempo . Aggiungo che è necessario consentire a ciascun oratore la quantità di tempo necessaria per coprire il loro argomento. Tenerli al loro limite di tempo - bene. Organizzare l'ambiente fisico
• in modo che le persone siano attenti al contenuto della riunione. Nessuno dovrebbe sedersi dietro o al lato dei diffusori. Assicurarsi che ci siano sedili per tutti i partecipanti, e se si richiedono appunti, è anche una superficie da scrivere. Assicurarsi che le immagini siano visibili e che le persone possano sentire. Potrebbe essere necessario utilizzare un microfono. È possibile passare oggetti o campioni in tutta la stanza per la visualizzazione. Mai sottovalutare la potenza del cibo in una riunione.
• Il cibo rilassa l'atmosfera, aiuta la gente a sentirsi a proprio agio, aiuta le persone a sostenere livelli energetici positivi e costruisce la cameratismo della squadra. Assicurati di soddisfare le varie esigenze del tuo gruppo con il cibo che serve. Ad esempio, offriamo frutta e yogurt oltre alle ciambelle. Offrite cani caldi vegetariani e kosher con i franchi regolari. Che cosa hai bisogno per un incontro riuscito:

Stand o tavolo altoparlanti

• Microfono
• Agenda
• Ausili visivi
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