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Il mantenimento di più gruppi nella stessa pagina è uno dei più grandi problemi che i progettisti di eventi si affacciano quotidianamente. Mentre tutti coinvolti in un evento vogliono essere un successo, senza un percorso definito per le comunicazioni, ci sarà sempre la possibilità per i dettagli di cadere attraverso le crepe. La prevenzione delle anomalie può essere evitata creando un diagramma di flusso di informazioni sin dall'inizio. Seguire le linee guida riportate di seguito per mantenere tutte le parti che lavorano nella stessa direzione.
Essere il capo
La maggior parte degli eventi è uno sforzo congiunto tra diversi dipartimenti, ma alla fine del giorno, deve essere un leader per controllare l'intera produzione. Ogni persona della squadra dovrebbe concentrarsi sulla loro specialità e capire l'importanza dei loro confini. Identificatevi come pianificatore di piombo fin dall'inizio del progetto. Spiega ai tuoi collaboratori l'importanza del flusso di informazioni e illustra cosa succede quando i protocolli vengono ignorati. Poiché nessuno vuole essere responsabile della creazione di un problema, spieghi le regole per il dialogo interno il primo giorno.
Organizza comitati
L'obiettivo qui è quello di abbinare i lavoratori le cui responsabilità intendono intersecare in qualche modo. Ad esempio, il dipartimento di marketing dovrebbe essere nella stessa commissione del team audio visivo per garantire che tutte le grafiche ei loghi siano correttamente visualizzati. Creazione di squadre che necessitano naturalmente di lavorare insieme eliminerà molte delle email ridondanti che tendono a perdersi nel shuffle.
Scegliere un contatto da ogni comitato per riferire a voi con gli sviluppi recenti.
Scadenze
Le scadenze di iscrizione in avanti riducono i livelli di stress per tutti i soggetti coinvolti. Puoi rafforzare il valore delle tue scadenze creando un diagramma di flusso che illustra come funziona ogni lavoro della commissione per portare tutto insieme.
I dipendenti rispondono generalmente meglio quando sanno che un altro reparto sta aspettando la loro risposta. Condividere queste informazioni mantiene il processo trasparente e sottolinea la responsabilità senza utilizzare azioni negative.
Conserva i dirigenti informati
Uno dei più grandi errori che puoi fare è lavorare dietro le quinte finché non sei pronto a presentare idee ai tuoi leader esecutivi. Raramente, se mai, entrerai nel loro ufficio e andrai senza dover cambiare alcun aspetto del tuo evento. Salva questa frustrazione incontrando proattivamente con loro a intervalli regolari durante il processo di pianificazione. È molto più facile apportare modifiche al centro del tuo progetto, al contrario di tornare indietro alla fine.
Contattare i fornitori
Un altro errore apparentemente innocente che può verificarsi è la comunicazione secondaria con i fornitori.Succede quando un collaboratore prende l'iniziativa per contattare un venditore direttamente per condividere dettagli di pianificazione che non si è a conoscenza. Il risultato di queste conversazioni laterali può avere un grande impatto su come l'evento si riunisce. L'unico modo per impedire questo è quello di limitare il tuo fornitore a prendere ordini da altri dipendenti. Potresti pensare che in un primo momento possa sembrare duro, ma potrai dormire molto più facendo sapere che tutte le informazioni scorrono attraverso di te.
Aggiornamenti proattivi
Essere il planner principale per un evento richiede di condividere quante più informazioni ricevute. Conserva un documento di pianificazione principale che descrive i dettagli dell'evento e invia gli aggiornamenti settimanali a tutti i membri del tuo comitato. Mantenere le tue comunicazioni brevi e al punto. Volete che tutti leggano le note negli aggiornamenti di posta elettronica settimanali, ma se si passa ininterrottamente, si perderà rapidamente la loro attenzionalità.
La gestione del flusso di informazioni dei tuoi eventi richiede le stesse procedure delle comunicazioni interdipartimentali. Mantenere tutti consapevoli delle proprie responsabilità e condividere aggiornamenti importanti con tutte le parti coinvolte. La differenza critica è che tu sei l'amministratore delegato del progetto. Il tuo ruolo è quello di gestire tutti i dettagli che vengono inseriti e tradurli in una visione condivisa che soddisfa le esigenze di ogni reparto.
La fondazione per il successo è assicurarsi che tutte le informazioni scorrano nella stessa direzione.